关于高职学校档案管理的创新与实践

孙国荣

（柳州铁道职业技术学院，广西 柳州 545616）

近年来，我国职业教育获得显著发展，并在院校数量以及规模上教育获得长足的发展，其无论是在院校数量还是规模上都获得了一定的突破。在这样的背景之下，为了进一步促进职业技术学院档案管理作业效率提升，需要有关单位在管理工作中合理运用新型的管理理念以及方法，强化档案管理工作创新，带动各项工作效益的取得。

一、高职院校档案案管理中存在的问题

为满足我国社会进步发展的需要，教育机构人员强化了教育改革工作的推进，而在这样的状况下教育结构出现了一定程度的变革。在这样的大背景之下，高职院校数量较多，而招生规模日渐扩大。目前，各高职院校在推进档案管理作业中存在较大的问题，阻碍管理效率的提升。关于高职院校档案管理中存在的问题，笔者总结如下。

（一）档案管理人员素质普遍偏低

我国的高职院校档案管理人员在管理工作中普遍存在素质较低的状况，缺乏专业性的档案管理人才。不仅如此，部分高职院校的档案管理人员在从业前缺乏必要的培训工作，故而专业技能水平较低，且知识储备不足，难以适应高职院校档案事业的发展。

（二）档案意识不强

一般而言，职业院校的档案管理工作效率以及质量往往会对学校教学管理、教学质量都产生较大的影响。为此，档案管理人员在管理操作过程中需要具备较强的责任心以及创新意识。进而促进该项工作的有效开展。

但相关的调查研究可知：我国职业院校的档案管理工作人员存在档案管理工作重视程度低的专门，进而导致实际的管理工作出现了重经营、轻档案局面，最终导致档案信息资源开发效率较低，无法促进职业院校的高效发展。

（三）档案管理信息化水平较低

随着时代的发展以及社会的进步，我国的信息技术获得了长足的发展，并逐渐与社会生产、生活相融合，但职业院校在推进档案管理工作中出现了落后状况，无法依据时代发展趋势的需要，合理运用信息技术，最终降低了档案管理工作的质量。

一般而言，导致档案管理信息化水平较低的原因主要有两个方面：一方面是职业院校因为发展需要缺乏对于档案管理工作的必要资金投入，无法实现基础设施建设的稳步开展；另一方面，学生档案管理从学生入学开始就进行，部分档案仍旧为纸质版，无法促进信息化作业的开展。

二、职业院校档案管理信息化创新路径

为了进一步带动职业院校档案管理工作以及水平的提升，各院校积极带动技档案信息化管理作业的开展。关于职业院校档案管理信息化的创新路径，笔者进行了相关总结，具体内容如下。

（一）健全档案管理信息化标准

为了保障职业技术院校档案管理工作朝着信息化的方向发展，工作人员在实际操作过程中加强了对于档案管理信息化标准的制定，从而以此为基础实现信息化建设工作的稳步落实。在具体的操作过程中，职业院校需要带动档案管理制度的进一步构建以及完善，并构建网络信息安全规章制度，确保作业人员在实际的操作过程中能够有章可循，规避了各类问题的出现，促进管理效率以及质量的提升。

（二）加强相关的软硬件建设

为了进一步促进职业院校档案信息化体系建设，校区需要依据时代的发展特色开展必要的资金投入，促进相关软硬件设施的建设。

在具体的资金投入过程中，学校需要积极引进各类信息设备，诸如计算机、通讯、网络设备等，进而促进了档案的数字化、规范化以及智能化的管理。不仅如此，技术人员还需要加强对于各类数据库、光盘检索系统的构建以及完善。

此外，为了促进信息化管理作业的有序开展，还需要有关部门加强对于各类档案管理软件的更新以及引进，并在此基础之上促进信息采集、管理以及服务自动化系统的构建，实现对于师生的工作学习、生活交流等档案信息的记录，促进档案容量以及直观性的提升。

（三）打造高素质的档案管理队伍

为保障职业院校档案管理信息化效率提升，职业院校还需要强化院高素质档案管理队伍的建设。在这一过程中，职业院校需要招募高信息技能的管理人才，并对在职档案管理人员进行定期的培训，确保其在档案管理工作中灵活运用计算机技术，继而以此为基础推动档案管理人员整体素质以及技能的提升，并最终带动相关管理工作的有序进行。

（四）构建档案信息的资源体系

最后，职业院校的工作在管理操作中还需要积极带动学校档案信息资源体系的构建，进而实现各类档案信息资源的利用。在体系的构建过程中，工作人员还需要进一步带动现代化信息技术运用，并以此为基础促进档案数据库的建立，最终实现档案管理的智能化、科学化、合理化的发展。

结束语：

为带动我国职业院校档案管理作业效率的提升，管理人员在具体操作过程中需要强化信息化创新工作的推行。基于此，本文着重分析了档案管理工作存在的问题，并就职业院校档案管理工作的创新途径进行了分析。笔者认为，随着相关措施的落实到位以及理念的转变，我国的管理信息化的创新路径进行了分析。笔者认为，随着相关措施的落实到位，我国职业院校的档案管理工作必将获得显著发展，并由此促进各项效益的取得。