人事档案在医院人力资源管理中的重要性

卢福梅

（东莞市东坑医院，广东 东莞 523451）

一、人事档案在医院人力资源管理中的重要性

（一）制定长远培训计划

医院每年定期开展各类培训与讲座，以此提高员工的专业水平与综合素质，帮助员工规划职业生涯规划，进而提高医院的整体实力。但因医院员工的学历、综合素质、专业水平存在差异性，在开展培训工作之前，应对员工的知识接受能力与培训需求进行全面了解，否则培训质量难以提高，甚至出现培训资源浪费等情况。借助人事档案，还能够提高培训工作的针对性，人力资源管理部门在开展培训工作之前，对人事档案进行查询，针对员工的学历水平、职业规划、实际需求等信息，开展相关培训业务，进而提高员工综合素质，为医院的长远发展以及员工的自身规划奠定基础。

（二）激发员工工作热情

随着我国医疗机构员工薪资分配制度不断改革，医院应根据自身实际运营情况，并结合国家所出台的相关规定，对员工薪资结构进行调。在当前的薪资制度当中，员工收入评定的主要影响因素包含职称、学历、年龄等，借助人事档案，将这些信息的真实性充分反映出来，医院领导应对相关材料与信息进行审核与评定，保证每位员工薪资的合理性。另外，在实际的工作过程中，还应根据员工的专业能力、贡献程度等信息的薪资分配结构进行改革，以此提高员工工作的积极性，满足医院长远发展的需求。

（三）提供人力资源依据

随着我国医院数量的不断增加和医疗结构规模的不断扩大，医院的重点关注对象就是医疗技术人才，医院应全面精准了解每位员工的真实情况以及业务能力，对员工的人事档案记性审查，使医院人力资源管理部门能够全面详细的了解到员工的工作经验以及业务水平，但凡岗位出现空缺，人力资源管理部门根据不同岗位的需求，为医院选出最合适的员工，充分挖掘每位员工的潜在能力，将员工的价值与优势发挥出来。近些年来，医院对医疗技术骨干给予高度重视和培训，与其他选拔方式相比较，人事档案所反映出的信息更具有真实可靠性。

二、医院人事档案管理中存在的问题

（一）管理方式相对落后

随着信息技术的飞速发展，管理方式更加多元化，传统的医院人事档案管理方式，难以满足现代化管理的需求。第一，因信息化程度较低，尽管在医院的人事档案管理过程中，计算机得到广泛使用，但因缺乏专门的档案管理软件，只能够储存与检索一些较为简单的目录，信息储存量较少，难以对复杂的档案进行管理。第二，管理方式较为单一，部分医院习惯性延续传统的档案管理方式，使得档案资料更新速度较慢，甚至出现档案资料不完整等情况。

（二）信息的利用率较低

部分医院在开展人事档案管理这项工作时，习惯性延续传统的管理方式，依靠人工记录与整理档案，导致更新速度较慢，甚至出现档案遗失等情况。另外，因缺乏完善的医院人事档案管理电子系统，部分档案管理人员并没有熟练掌握现代技术，直接影响医院人事档案管理工作效率。另外，医院人事档案管理工作具有较强的政治性与专业性，更是考察内部员工依据，假如人事档案所提供的信息缺乏真实性，那么这项工作就失去了存在的意义。

（三）人员业务水平不高

医疗是医院最重要的工作任务，但是受传统工作观念的影响，工作人员将自身工作的重点放在提高医疗水平、对于医疗水平的投入，医院文化的建设与人事档案管理却因此被忽略，导致档案管理人员失去工作热情，态度相对较为敷衍，甚至出现员工档案丢失或者档案内容不完善的情况，直接影响到医院的人力资源配置。另外，因档案管理工作具有较强的专业性，为工作人员提出了更高的要求，无法迅速掌握各项新技术，为提高医院档案管理水平带来一定难度。

三、提高医院人事档案管理水平的建议

（一）建立档案管理制度

在医院的各项管理工作当中，人事档案能够为相关工作的开展提供科学准确的数据信息，最大限度挖掘医院的人力资源，将医院人员的真实水平充分发挥出来。为做好医院的人事档案工作，不仅要考虑医院的实际情况，还应与相关法律法规相互结合，保证人事档案管理制度的规范化与标准化，将传统的人事档案管理思路进行改变，档案资料收集途径向外进行拓展，扩大人事档案的信息规模。与此同时，医院在开展人事档案管理工作时，还需应用先进的电子技术，为医院的人力资源管理提供最佳服务。

（二）采取动态管理方式

受传统管理工作理念的影响，在实际的过程中，人事档案的动态规律被忽略，员工的真实状况难以全面精确的反应出来，因此，应在医院内容建立动态化的管理制度，对传统人事档案管理中的弊端进行弥补。档案管理人员在平日的工作过程中，应用积极主动的态度收集与整理资料，将每位员工不同阶段的真实面貌反应出来，其中还应将个人的特色展现出来，例如，学术成果、技术掌握情况、医德医风、手术成功率等。在医院选拔人才、考核培训的过程中，提供真实可靠的用人依据，营造公平公正的工作环境，提高医院内部的凝聚力。

（三）提高人员工作能力

人事档案管理这项工作相对复杂且细致，为档案管理人员的专业能力提出了更高的要求。在平日的档案管理工作当中，管理人员在工作的过程中应投入更多耐心与细心，将档案管理工作中的每一个环节落实到实处。在搜集与更新档案的过程中，管理人员应做到不遗漏与不出错，对其及时进行更新与整合，对各项资料事无巨细的进行整合与归档，其中应包含学习成绩、职称评定情况、政治思想表现等。面对繁琐复杂的材料，管理部门应提高自身责任意识，对自身工作投入更多热情，在整理档案的过程中还应考虑员工的切实利益。另外，医院还应加强对人事档案管理人员的培训力度，不仅要提高员工的计算机使用水平，也要具备过硬的档案管理技术。最后，加强员工的职业道德素养与法制意识，管理人员提高自身全方位能力，保证医院人力资源管理工作的顺利开展。

（四）采取信息化的模式

在当前的大环境下，信息技术得到飞速发展，医院人事档案管理工作应紧跟时代发展的步伐做到与时俱进，实现档案管理的信息化。第一，医院应完善硬件与软件设备，为信息化管理工作的开展奠定基础，不仅要添置打印机、复印机、计算机等设备，还应增加一些报警器、消防设备、除湿器等，更新与升级档案管理系统。第二，将完善档案管理系统作为前提基础，对人事档案数据库进行全方面更新。第三，医院还应借助无线网络，实现人事档案向着信息化方向发展，针对不同部门的使用权限，提高人事档案的搜索、查阅、评价等功能，全体员工应给予档案高度重视，同时提高人力资源管理的公平性与透明度。

结语

总而言之，为实现医院的正常运转，人力资源的合理管理时首要条件，人事档案管理在医院人力资源管理中的重要性由此得到凸显，既能够提高医院综合水平，还能够保证医院的核心竞争力。因此，医院应给予人事档案管理高度重视，合理运用现代信息技术对其进行科学管理，提高管理人员的专业化水平，在医院人力资源管理中，将人事档案的意义充分发挥出来，进一步提高人事档案在人力资源管理中的重要价值。