大数据时代档案的价值及其开发利用

黄秀丽

摘 要： 随着大数据时代的来临，如何实现对海量数据资源的开发和利用，成为了各行业亟需解决的问题。对档案管理而言，大数据给档案信息化发展带来了新的契机，所以只有充分认识到大数据时代档案的价值及其开发利用，才能有效提高档案管理工作水平。

关键词： 大数据时代;档案管理;价值;开发利用

1 大数据时代档案的价值

大数据（big data）即海量的、高增长率的和多样化的数据集合，所以对这些数据的获取、存储、管理和分析远远超出了传统数据库软件的能力，因此大数据也体现出了低价值密度的特征，只有试图从海量数据中发现并提炼出有价值的数据信息，才能更好解决生活和生产中的难题。从档案管理角度来看，档案的信息化发展在提高工作质量和工作效率的同时，逐渐将各类档案信息集成到一个系统里，随着档案信息的日益庞大，如何实现对这些信息的存储和管理，成为了首先需要解决的问题。其次，受到传统手工档案管理的影响，诸多原始档案资料已经无法满足工作人员和用户的实际需求，在将其转化为电子档案的过程中，如果不能提前设置好标签信息，则容易给后续的检索和利用带来困难，这也体现出大数据时代对档案管理的新要求。然后，通过信息手段将檔案信息转化为电子档案后，工作人员和用户无需亲自到档案室进行查阅，而是通过互联网就可以检索到相关的信息，这样既节省了用户查阅环节的时间和成本，又大大提高了档案的利用效率。最后，档案电子文档的存储载体非常多，比如硬盘、软盘、光盘、U盘等，这种存储方式相较于传统的纸质文档而言，具有容量大、体积小、存储和使用灵活的特点，比如要想拷贝相应的档案资料，只需要简单的复制、粘贴即可，或者在进行内容删减修改时，档案系统也可以自动调整对应的目录、页码、内容，大大提高了档案管理的工作效率。

2 大数据时代档案价值的开发利用

2.1 转变传统的服务观念

要想适应大数据时代的发展要求，就需要在档案价值的开发利用环节，树立好新的服务观念，以强调对档案数据和信息的获取、分析和挖掘，并通过各种挖掘工具的使用，使档案数据更加真实、全面和客观。因此，档案工作人员要以用户的实际需求为导向，以提供多样化的，

档案数据信息服务产品，从而为用户提供档案数据信息服务。

2.2 建立档案管理团队

无论是传统的纸质档案管理还是档案信息化管理，各项工作都离不开人的参与，因此建立一支高素质的档案管理团队，成为了其中的关键。特别是在大数据时代背景下，为更好实现对数据的获取、存储、管理和分析，各类数据库软件、档案信息管理软件层出不穷，并且对档案管理工作人员的专业能力提出了更高的要求。为此，要想进一步开发档案信息的价值，就需要强化档案管理团队建设，比如引进高素质的档案管理专业人才，通过内部培训不断提高档案管理工作人员的专业能力等，这样才能为后续的档案价值的开发利用打好基础。

2.3 完善档案管理制度

在档案信息较少时，档案管理人员依靠自觉性就可能做好工作，而在大数据时代，档案信息往往会成倍增加，要想做好对海量信息的管理，就需要通过档案管理制度来约束和规范档案管理人员的行为，以更好体现档案信息的价值。所谓“没有规矩不成方圆”，完善的档案管理制度需要全方位覆盖档案的收集、整理和管理环节，以有效提高档案信息的利用率。比如，要明确档案信息的归档范围、归档时间和归档要求，并指定专人、专柜对档案信息进行管理，当存在档案的调进、移出等变化时要做好登记，确保档案信息的完整性和准确性。而在档案的查阅、借阅和复印环节，要明确当事人的权限，对于超限的行为，需经主管领导签字批准，然后明确借阅档案的归还时间，未经批准，严禁私自抄录、拍照、复印。

2.4 打造档案信息平台

打造档案信息平台不仅是提高档案信息利用率的前提，而且体现了加强档案资源建设，强化档案馆公共服务功能的要求。针对档案信息数据分散，不同数据库间信息不能共享的问题，就需要致力于档案信息化建设，打造了一套集档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合管理平台。该平台主要是实现对档案及档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可最大程度挖掘档案资源的价值，从而促进档案服务水平的不断提高。为体现档案管理面向用户的要求，所打造的档案信息平台还应该与其他产业形成通力合作，一方面可认真听取用户的意见和建议，强化档案管理和用户之间的直接联系，另一方面要强调档案信息服务的质量，以更好满足各行业的发展需求。

2.5 加强信息安全管理

将所有档案信息至于网络中，这在极大程度提高管理效率的同时，也容易带来一系列的安全问题，比如档案信息遭到破坏、更改或泄露等，进而造成无法挽回的损失。因此，所构建的内部网络和档案信息数据库需求加强信息安全管理，以杀毒软件、防火墙等措施来避免遭到侵害。另外，要及时安装补丁，杀毒软件大多具有漏洞扫描的功能，当检测到软件或系统的补丁后，要及时下载补丁，以降低计算机遭受网络攻击的风险。而在对外进行档案数据传递时，还需要注重对信息的加密，防止网络传输的信息被窃听，更好保护档案信息及用户的个人信息。

3 结束语

大数据时代的来临，既是科技发展的必然阶段，又体现了信息技术与各行业间更加紧密的结合，以有效改善人们的生活和工作方式。所以，在档案信息化发展的初级阶段，只有充分认识到大数据时代带来的机遇和挑战，才能确保档案管理事业获得更好的发展。

参考文献

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