新形势下高职院校档案利用工作的提升与拓展探讨

张秀慧

摘 要：档案管理和利用工作是高职院校各项工作中的重点内容，档案利用对于高职院校的发展具有重要的影响。因此，本文通过对新形势下高职院校档案利用工作的提升与拓展进行分析，提出合理的建议，希望对高职院校档案利用工作有所帮助。

关键词：新形势；高职院校；档案利用

档案利用工作的效果体现着一个学校的工作能力，是促进高职院校教育质量提高和构建先进校园文化的前提条件。因此，高职院校应结合档案利用现状，对档案利用方法进行创新和完善，以此来提升档案利用效率，强化档案利用效果，满足高职院校发展的需要。因此，对新形势下高职院校档案利用工作的提升与拓展进行探讨，其意义十分重大。

一、完善档案基础业务，丰富档案信息内容

首先，高职院校需要对档案基础业务进行完善，这是提高档案利用工作质量的前提条件，只有完善好档案基础业务，丰富档案信息内容，才能为档案利用工作的开展奠定基础。高职院校档案信息必须具备价值，档案利用工作需要对有价值的档案进行利用，档案的价值越高，档案利用工作的效果就越好，反之则相反。因此，高职院校档案工作人员应加强档案信息收集工作，确保档案信息具有以下三方面的特点：一是系统性；二是综合性；三是真实性。并在此基础上，按照档案的不同种类，对档案进行归类。其次，对于收集到的档案信息，工作人员需要按照内容将其进行整理，并编辑成册，以此来丰富档案信息内容，从而为高职院校档案信息资源数据库的建立提供帮助，避免资源缺失问题的出现。此外，工作人员还应对现有档案进行定期鉴定，看其内容是否符合学校目前发展需要，如果发现内容和价值较低且不符合学校要求的档案，应及时对其进行修改，避免资源闲置浪费问题的发生。最后，高职院校应依托于校园网络，构建电子档案系统，并对系统的功能进行补充和完善，以此来提升档案利用工作的质量。例如：工作人员可以在电子档案系统中添加目录检索功能，并制作有效的检索软件，在提高工作效率的同时，为学生和教师提供更好的服务，促使档案的价值得以充分的发挥。

二、制定规范的档案管理制度

在新形势背景下，高职院校应重视档案利用工作的作用，将其提升至全新的高度，加强对档案利用工作的改革，提高档案利用工作的质量。高职院校对档案利用工作的改革应体现在以下几方面：第一方面，高职院校需要将档案利用工作制度化和规范化，通过规范工作制度的建立，对档案利用工作进行统一管理，约束档案利用行为，提升档案利用的有效性。同时，高职院校其他部门应全力配合档案利用工作的开展，共同制定规范化和标准化的档案工作制度文件，在制度文件中应体现档案收集、档案编辑、档案价值评价、档案分类、档案录入等工作内容。从而确保档案工作人员和学校其他人员可以按照标准对档案进行整理和利用。其次，档案部门还要在内部落实工作责任制度，并档案利用工作的效果作为绩效考核的重要指标，使工作人员的工作积极性得到提升，推动档案利用工作的制度化和规范化发展。第二方面，积极改变传统落后的档案利用方式，在信息化时代背景下，传统落后的档案利用方式，已经不符合高职院校改革发展的需要。档案利用工作必须与时俱进，紧随时代发展的潮流，将信息技术作为基础，构建全新的电子档案系统，通过电子档案室的构建，学生和教师等校内人员可以利用校园网随时查找档案资料，大大提升了档案利用的效率，同时，对于档案利用工作效果的强化，也起到了关键性的作用。第三方面，基于电子档案系统的建立，工作人员需要对电子档案进行加工，提高档案信息的质量，增加档案信息的价值。满足全校师生发展的需要是档案利用工作的主要目标，档案部门应结合师生的实际需要，开发档案信息资源，開拓档案利用工作渠道，提高档案利用工作的效果。

三、创新档案开发利用形式

高职院校传统的档案开发利用形式主要有以下几种：一是档案查阅；二是档案外借；三是档案展览；四是档案咨询等。但是这些档案利用形式，存在着诸如查询速度慢、利用效果差、档案受损严重等问题，并且无法适用于电子档案系统。因此，档案部门需要充分发挥信息化技术的优势，创新档案开发利用的形式。例如：档案部门首先可以在电子档案系统内部构建专题数据库，根据档案类型的不同，对其进行分类。其次，利用扫描的方式将学校现有纸质档案转化为电子档案资源。再次，档案部门需要对转化完成的档案资源进行处理，对其数据格式进行统一。最后将已经整理好的档案资源在电子档案系统中进行资源共享，充分发挥档案资源的价值。

四、结论

综上所述，档案工作是高职院校改革和发展的重要环节，档案工作的效果和质量，对高职院校教育教学质量的提升具有重要的影响。因此，高职院校应充分把握信息技术发展的机遇，依托信息化技术构建电子档案信息系统，并创新档案利用形式，以此来提升档案利用工作的质量，推动学校的发展。

参考文献

[1]曾娟.新形势下探究如何做好高职院校档案管理工作[J].科技风，2017（13）：35.

[2]张晓兰.新形势下高职院校档案工作服务职能提升策略研究[J].长江丛刊，2016（30）：235.