关于档案信息化建设与档案管理的探索

摘 要：新时期下，随着我国信息技术的蓬勃发展，其已经在诸多领域和行业实现了深入应用，并且改变了人们的工作、学习以及生活习惯。在档案管理中引入信息化技术，可以提升管理水平和管理效率，对实现行业发展具有积极意义。本文主要针对档案信息化建设与档案管理进行分析和探索，希望给予我国相关领域以参考和借鉴。

关键词：档案信息化建设；档案管理；探索

档案是重要的信息资源，其具有较强的参考和借鉴价值，可以为使用者提供具体而直观的资料信息，档案管理对我国社会发展和经济建设具有积极作用。但是当前，传统的档案管理模式已经难以满足时代的需求，加强档案信息化建设成为了行业需要研究的关键课题。

1 档案信息化建设

档案信息化建设以信息技术作为支撑，在档案收集、归档、保存以及使用等环节利用网络技术和信息技术，为使用者提供调阅便利。信息化建设是对传统管理手段和模式的更新，但是其操作基础依然以实体档案为依据，信息化管理则集中体现在档案管理信息化、共享化、网络化以及数字化等方面。

2 档案信息化建设的相关策略分析

2.1 提升信息化意识

加强档案信息化建设，需要相关机构和人员具备较强的信息化意识，给予其工作以高度重视。首先，领导干部需要加强自身的信息化意识，将信息化建设纳入到日常工作中，给予其以资金、人力以及物力方面的支持；其次，要定期组织工作人员加强信息化建设的宣传和学习，促使其树立正确的管理意识和信息化意识，认识到信息化建设对推动档案管理的积极意义；其次，要积极组建信息化建设小组，配备相关方面的人才，建立管理网络和信息化平台，保证信息化建设的各项工作有序开展。

2.2 制定相关管理制度

制定以及完善管理制度，是保证信息化建设顺利进行的前提和基础，同时也是实现档案规范化管理的重要保障，因此，相关机构需要做到权责明晰，对档案信息加强规范化管理。首先，要针对档案保密、节约、立卷以及归档等工作制定完善的管理制度，并且将制度落实到具体环节中，保证各项工作有据可依；其次，针对工作人员行为要制定相应的制度，保证所有人员在制度的约束下规范操作，促使管理行为合理化以及规范化；最后，要制定科学的奖惩制度，调动相关人员的工作热情和积极性，并且对积极的态度对待档案管理工作。

2.3 加大基础设施投入

为了推动信息化建设进程的快速推进，促使档案管理趋于合理化、科学化以及信息化方向发展，需要持续加大基础设施投入，为信息化建设提供物质保障。首先，要加强信息化设施建设，购置数码相机、专业扫描仪、计算机等技术设备，为了切实提升档案管理的数字化水平，还要购置具有较强数据处理能力和储存能力的管理设备；其次，要完善以及优化档案管理信息系统，將子系统与总系统充分结合，进而满足档案处理、借阅、以及收集等相关工作的需求。

2.4 加强人才队伍建设

档案信息化建设需要以人才作为支撑，因此，相关机构需要对现有管理人员开展系统性的培训和教育，提升其服务意识、档案意识和信息化意识，并且积极从社会中吸纳具有较强专业能力和综合素质的专业人才，不断扩充管理队伍。首先，要定期组织所有人员开展档案法律、管理知识以及信息技术操作等相关方面的培训，在工作中做到按照规章办事，实现管理流程法制化、制度化；其次，要对管理人员开展思想道德教育，提升其责任心、职业道德，规范其工作态度，进而满足信息化和现代档案管理的需求；最后，要加强服务意识教育，帮助管理人员树立正确的服务理念，在日常管理和生活中不断提升自我。

2.5 注重档案安全管理

在推进档案信息化建设进程中，基于信息技术的开放性、交互性以及共享性特点，其也存在一定的安全隐患，因此，安全管理需要引起足够的重视，通过各种有效途径和举措，注重档案资源安全管理。首先，要对档案资源的原始内容进行有效保护，严格按照规定的要求，不得随意篡改内容，确保档案内容的完整性、安全性以及可靠性；其次，要对信息安全加强建设，利用防火墙技术拦截黑客和病毒的入侵，同时，管理人员还要升级杀毒软件，定期对信息系统进行查毒杀毒，防止病毒木马对档案信息带来破坏；最后，管理人员还要通过设置访问权限和密码等方式，提升档案资源的安全性和保密性，并且积极引入指纹认别和人脸识别等全面的密保技术。

3 优化档案管理质量的相关思路

3.1 管理服务化

当前，我国社会对档案的需求量不断增加，要求档案管理要转变以往以保管为核心的管理模式，突出档案管理的服务职能。首先，档案人员需要做到举止文明、待人亲和，为使用者提供优质的档案服务，发挥档案的社会职能和使用价值；其次，要通过信息化平台为使用者查阅档案提供便捷，开设网络服务项目，促使使用者可以跨越空间和时间的限制，完成异地档案查阅和调取。

3.2 管理规范化

在我国经济发展新环境下，档案管理手段、管理理念以及管理模式均出现了较大的变化，信息技术的引入也为档案管理增添了活力，在此背景下，相关机构需要加强管理规范化建设，保证各项工作的有序以及顺利的开展。首先，要制定档案管理标准，促使工作人员在统一的标准下进行档案管理；其次，构建合理的归档和收集体系，根据归属权将档案分为个人档案和公务档案，根据时间将档案分为现代档案和历史档案，针对各种类型的档案要制定相应的监管制度；最后，建设以及完善检索体系，以使用者的需求为切入点，通过信息技术完善检索服务，促使更多的使用者认识到档案资源的重要性，并且掌握档案检索和运用的方法。

3.3 管理人性化

随着时代的发展，我国政府提倡人本理念，其也在各个领域中不断得到应用和推广，其作为一种现代的管理方式和管理观念，可以充分调动工作人员的热情和积极性，在档案管理中引入人本理念，可以实现管理的人性化发展。首先，要注重管理人员的工作感受，加强对其技能培训和职业教育，将管理目标和个人价值充分结合，提供给管理人员晋升的空间和机会；其次，要将刚性管理和柔性管理充分结合，从法律层面和制度层面对人员行为进行约束，并且结合管理人员的需求和个性，关注其工作体验、生活困难和学习需求；最后，要引入岗位竞争机制，激发管理人员的忧患意识和竞争意识，在组织内部形成良性竞争的氛围。

4 结语

总而言之，档案管理实现信息化建设属于一个复杂的系统工程，需要相关机构给予高度的重视，并且从多种途径提升档案管理的现代化以及信息化水平，通过信息化平台切实提升档案管理的效率和质量，为使用者提供更加优质的档案服务，为我国社会发展和经济建设贡献力量。

参考文献

[1]张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考[J].人力资源管理，2018（03）：443-444.

[2]穆凌峰.关于档案信息化建设与档案管理的相关思考[J].中国高新区，2017（15）：210.

[3]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017（08）：143.

[4]张鹤.档案信息化建设在医院档案管理中的实践探索[J].办公室业务，2017（01）：24-25.

[5]李璐.关于档案管理信息化建设的思考与探索[J].黑龙江科技信息，2016（36）：277.

[6]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）：58.

作者简介

牛永爱（1972-），女，汉，山东省青岛人，本科，档案馆员，研究方向：档案专业。