浅谈专门档案分类整理归档现状分析及建议

郭俊琴

摘 要：自从法律上有关档案分类整理的法规出台以后，例如《归档文件整理规则》的发行与实行，各单位在文档分类整理都出现了不同程度的实行状况，甚至是说，有的地方十分的不尽如人意，但是专门的档案所记载的都是十分重要的信息，我们必须分析当下专门档案分类整理归档的现状，找出其中的问题，例如，前瞻性不足、档案不够简约明了，整体大局不够完善等问题，提出可以使这些问题得到改善的建议与方法。

关键词：专门档案；分类整理；归档管理；分析及建议

专门档案有多重要，是我们众所周知的。即使我们颁布了相关的整理法规，可是还是会出现各种各样的问题，国家档案局发布的《归档文件整理规则》在2015年10月25日颁布的，与之前的规则相比，我们的专门档案除了可以写在纸上，也可以在互联网上进行记录，大部分单位都会有两份专门档案，我们要力求简化，将整理的步骤尽力减到最少并且还能够使整理后的档案，依然是清晰的，要尽量落实相关法规的政策，争取做到最好，但是我们往往想的很好，可是在实际操作中还是会出现困难、问题等。本文要分析专门档案分类整理归档的现状，然后通过这些现象，完善我们的做法，提出相关建议。

1 专门档案的分类整理和归档现状

1.1 单位设施不完善

1）单位没有档案管理系统。单位没有专门的档案管理系统，是软件设施的缺失，有许多单位的做法都很单一，而且不尽相同，都是专门的档案由专门的部门管理，大多是业务管理部门，这个部门负责整理和管理好这些专门档案，而且许多专门档案都沒有进入到单位综合的档案室管理，这些都使专门档案十分难管理，没有系统的整理就很难查阅到专门档案，大部分基层单位由于资金紧缺没有档案管理系统，需要移送到有系统的档案馆保管，在移送过程中对留存价值不高和不符合要求的卷宗不接收，造成二次返工。

2）单位没有消磁柜。单位没有消磁柜，工作中的录音录像光盘直接装订到卷宗里时间长了容易消磁，这就是硬件方面的缺失了。我们专门的档案如果能很好的分类并且进行整理的话，这对于一些重要的信息资源是十分有利的，如果我们需要紧急调动信息资源时，只要像在图书馆一样，输入关键字，或者是时间地点和人物等重要的信息，就可以立马查到这一份档案在什么地方，并找出来进行使用，我们也许可以做到这一点，一层一层进行深入的研究、思考，我想这一问题就可以迎刃而解。但现在又出现了新的问题，有的单位对于专业档案的存放设施不完善，现在的档案除了纸质版，更多使用的是互联网，有一些资料就会刻成光盘，但是在实际工作中有一些录音录像的光盘会和档案订在一起，这样长时间下去，光盘就很容易消磁，因为没有专业的消磁柜，如果是我们隔一段时间就进行一次光盘的换盘行动，会消耗很多成本，还容易把信息弄乱，甚至是弄丢，这都是十分麻烦的，而且还会造成很多的塑料垃圾，可以说会付出较大的代价。

1.2 档案分类的不平衡

从专门档案现在分类的状况来看，每一种专门档案的分类与管理，都是由上级通过文件的形式来进行分类整理，可是上级的指令一般都会很简单，只是给出下级简单的范围和整理所需要注意的事情，所以下级干部为了避免出错的风险，大多数都以年份对文件进行整理和分类，把一整个年份的文件都分到一起，这样就会使一些同类别的文件被分开，也就是说，如果按年份分类的话，就把业务工作的系统连续性打破了，这样给以后查找和再分类档案带来了很多问题，不同类型的档案可以分类目，如果按照年份来的话，会把两种不同的类目分在一起，这是很麻烦的。

2 对专门档案进行分类管理归档提出的建议

2.1 造成问题的根源

造成问题的根源我觉得有两个，第一个，我觉得是单位各科室在发布了一些文件后，没有及时的与档案室的人联系，所以档案室的人并不了解实际情况，就会出现一些环节的丢失，导致档案不能够得到完善的整理与分类；当然，除了这个原因以外，还有另一个原因，就是我们在分门别类时没有关注到我们到底应该按照什么来分类，是按照年份来设置，还是性质来分类，这些没有考虑到，这样就会使一些重要的档案“无家可归”，重要的文件该归档的地方，却没有地方可以去，然后相关的科室就会相互推卸责任，导致档案的分类很困难；最后还有一个原因就是设施不完善，相关部门不愿意把一部分资金投入到消磁柜这一设施当中，即使投入了也是很小的一部分资金，不能够满足大量的专门档案。

2.2 建议增加相应的类目，各部门进行充分沟通

出现什么样的问题就要想办法去解决这个问题，各科室之间要做好良好的沟通，当一份有关专门档案的规则颁布以后，要及时向其他业务室的工作人员进行汇报，让他们在最快的时间知道最新的信息，如果他们没有及时汇报，责任便是他们的，如果及时汇报了却没有得到回应，那么就是另一级的责任。一定要增加相应档案如何分类的类目，这样才有利于专门档案更好的分类，专门档案的数量有很多，我们可以试着把档案按照属性分为一级类目、二级类目、三级类目，以此类推，不同的级别，放置不同的档案，在级别下，我们还可以按照年份及方面进行再分类，这样的档案十分整齐，还容易找到，方便后期的查找。最后，我认为相关读者可以在整理档案的设施上面进行关注，对一些设施进行资金的投入，买进消磁柜可以有利于档案的长时间存放，还能节约不小的成本，减少资源的浪费，一些档案中有录音录像的光盘，也可以进行很好的分类了，不用再为消磁而担心了。

3 结束语

为了能够实现专门档案的分类整理归档能够有效进行，我们分析了它的现状，并通过现状产生的问题，进行了深入的讨论，然后得出了一些建议。专门档案是很重要的东西，我们不能让它毁在了整理这一方面，我们一定要按照整理的规则，严格的对专门档案进行整理，实事求是，成功解决这一问题。

参考文献

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[3]林苏.档案管理存在问题与解决对策[J]经济，2018（07）：27.