新形势下如何做好企业档案管理工作

李霞

摘 要：档案工作是集知识性、真实性、咨询性、服务性为一体的综合性工作，是企事业单位乃至社会发展要素中的重要组成部分。伴随新时代我国经济、政治、文化的发展进程，档案管理的科技含量不断增加。档案管理工作必须紧跟时代步伐，与时俱进的提高档案管理工作的规范化、制度化、科学化，达到更好的服务目的。因此，提升企业档案管理工作水平迫在眉睫。该文围绕“对新形势下企业档案管理工作的几点思考”话题，就目前企业档案管理工作存在的主要问题、问题产生的原因及解决问题的建议这三个层面予以浅述。

关键词：新形势；企业；档案管理；措施

在当今这个飞速发展的时代，企业之间的市场竞争将逐步增大。企业在面对日趋复杂的市场时，需要充分挖掘档案中蕴含的产品信息及市场信息，这样才能获取更为精准的营销数据，进而制定更具备竞争力的营销方案。本文将介绍一些有关档案管理方面的内容，适当分析当今时代在档案管理逐渐转变中产生的问题，并发现新的方法与途径，通过对企业档案的完善，达到促进企业发展的目的。

1 企业档案管理流程

1.1 资料整理收集

随着时代的进步，档案管理也由传统管理转变为数字化管理的模式，因此企业通过存放实体档案和建立电子档案两种方式管理，这样能够防止破坏甚至丢失重要资料。数字化与传统化管理企业档案的方法不同，现代企业的档案管理，要求管理人员掌握先进技术，跟上发展的脚步，在这样的前提下适当调整，防止出现重要资料受损问题，避免给企业造成重大的经济损失。归档后的所有文件都要严格的按照档案管理制度进行建档和存放，这样才能便于后期的查阅，档案管理人员的责任心直接关系到档案管理的质量。认真完成档案分类工作，不但可以保障检索工作的正确，还可以减少漏检的问题。

1.2 档案保护与统计

由于传统档案都是实体纸质品，在进行存放前要按照国家标准对档案进行检查、清洁，防止档案发霉受损。对于现代信息化的网络档案存储，也要做好相关的信息维护，避免通过网络造成档案资料的泄露。对于档案的统计工作也要按照《企业档案管理规定》中相关要求严格履行。有价值的相关档案也应该做好档案登记，以此来维护企业以及国家的相关权益。[1]

1.3 处理无价值的档案

档案保管到期后，要完全按照相关规定对没有价值的档案进行销毁，并做好销毁记录，要认真负责地开展销毁工作，避免出现错误，造成严重损失。

2 企业中档案管理的问题

2.1 档案管理制度不健全

档案管理制度不健全，科学性和规范化管理有差距。诸多企业经验说明，较为完善的档案管理制度可使企业档案管理工作有章可循、保质运行。目前，一些企业虽已初步形成了有关档案管理工作的制度或规定，但大多企业并没有形成系统的档案管理工作制度，甚至是已有的一些制度的科学性、规范化及可操作性不强，系统性和连续性方面有差距。[2]

2.2 管理方法相对老化，日常管理手段弱化

档案的科学管理、安全保存是档案管理工作的主要职责。但在信息化、网络化快速发展的今天，绝大多数企业的档案管理工作还是靠柜子、凭册子、翻本子、做登记、阅文档；档案的收集、整理、编目手段，卷宗的除尘、去污、消毒等管理方法老化；电子媒介（如音像、PPT、视频等）档案存储的新管理手段和措施还没有合理运用。档案安全保存，科学管理的机制与新形势的要求存在一定距离。

2.3 专岗人员相对不足，队伍整体素质有短板

据有关资料记载，大多企业从事档案管理工作人员多为兼职，特别是一定数量的企业没有把档案岗位人员的选配、培养重视起来，计算机、网络管理、档案工作软件运行等专业人员少之又少。新形势下的企业档案内容较前丰富了、资料载体形态拓展了，但现岗的档案管理工作人员思想观念、知识结构、多媒体技术掌握、日常管理办法、业务工作能力等元素都按与时俱进的要求有短板。

3 新时期企业中档案管理的问题解决措施

3.1 建立健全档案管理工作制度

建立健全档案管理工作制度，是提升企业档案管理工作水平的约束基础。企业要及时查找档案管理工作中的问题与漏洞，建立健全档案管理工作制度和规定，用规章制度来约束承担此项工作人員行为，使档案管理工作有章可循，保证档案信息的妥善管理与正确使用。建立健全档案管理制度应包括：规范档案管理流程，提高管理环节的完成质量；形成相应的安全措施，保证电子档案的完整与安全；制定科学有效的、较为完善的量化考核标准与制度，加强对这个岗位人员的考评与监督，加大这项工作队伍建设的力度。

3.2 完善信息技术，提高硬件设施

处于信息化时代中，计算机已经离不开我们的生活，它也为企业管理工作带来巨大的影响。企业对于档案管理工作进入信息化时代要作出相应的转变和完善。提高设施，完善科学技术，能够更好地提升档案的价值，使其对企业产生更加有利的作用，促进企业经济发展。[3]

3.3 加强档案工作培训，全员增强档案意识

不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度文件，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。

4 新时代创新型档案管理

在管理档案的过程中，了解熟知档案管理方法是最基本的要求。在档案从传统逐步发展过渡到信息化的阶段，管理员要不断提高自己的知识，加强自己的管理技术，不断从外界吸取先进的知识和技能，对各种各样的档案进行科学有效的管理。档案的存在可以见证一个企业的进步，对于企业有重要的意义。每个企业所有的员工信息、申请过的专利，还有许多科学技术都通过档案来体现，因此精炼、简化档案管理体系更加有利于众多档案的管理，逐渐创新管理方法，扩大档案工作范围，深化其工作的意义。信息化的档案管理机制使档案通过网络得到合并、整理，在这样的档案发展模式下，档案管理会变得更加灵活高效。[4]

5 结语

总之，新形势下，档案管理工作必须紧跟时代步伐，形成先进的管理理念，制定科学的管理措施，建立合理的管理制度，解决工作中存在的突出问题，提高档案规范化管理水平和管好、用活档案的服务能力，推动企业伴随国家实现中国梦、两个一百年奋斗目标的战略部署不断发展。

参考文献

[1]李然.新形势下企业档案管理工作的创新发展思路[J].黑龙江档案，2018（01）：105.

[2]王芳.浅谈新形势下如何加强企业档案管理工作的心得[J].科技信息，2011（34）：474.

[3]于海涛.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].中国市场，2018（07）：130+133.

[4]林晓娟.新形势下加强企业档案管理工作的路径探讨[J].黑龙江档案，2017（01）：79.