浅析信息时代下档案管理工作的创新（2）

张弦 朱晓楠

摘 要：在当前的经济与科技形势下，信息化技术得到了迅速地发展，为档案管理的信息化发展提供了技术支撑。档案信息工作中的信息化技术应用提高了管理工作的工作效率，同时也有利于档案的查找与检阅工作。目前，我国的档案信息化管理技术不断发展，但是仍然存在着一些问题，本篇文章就针对这些问题开展了探讨，力求提出相关策略，推进档案信息化管理的进步与发展。

关键词：档案管理；信息时代；创新

众所周知，档案工作是一个企事业单位生存发展的基本工作，可以维护职工的相关权益，推动经济发展与精神文明建设。一个企业只有安排好档案管理工作，才能更好地对信息资源进行利用。档案工作的顺利开展一方面可以为外部的相关合作提供坚实的基础，另一方面可以为管理工作提供服务，使管理人员可以准确及时地获取单位的整体信息。

1 档案管理在信息时代的发展现状

1.1 创新为档案管理事业提供动力

信息化技术的不断发展，使得档案的信息化管理进入了各行各业之中。提高了档案管理工作的效率，同时这一技术的引用促进了企业的管理人员与档案管理工作人员观念的革新。要想更好的完成档案管理工作就必须积极学习信息化的相关技术与知识，提升自身的综合素质。另外，企业要想革新档案管理技术，就要在引进新技术的同时更换硬件设备。如果企业在这一变化中一直依赖传统的工作方式，将阻碍企业的进一步发展。

1.2 创新使档案管理工作更加规范、安全

档案管理工作的信息化发展可以提升其安全性与规范性。安全化的档案管理可以帮助档案更加长久的保存下去，档案管理的信息化使其摆脱了传统纸质化档案资料的弊端，不会再因为环境的影响而缩短其寿命。另一方面档案的信息化管理对权限的要求更为严格，无关人员无法轻易的查阅档案的具体内容，提高了档案资料的保密性。

档案的规范性进一步的提高了管理工作的效率與质量，工作人员可将案卷进行集中管理并分类登记，这些准备工作为后面的日常工作提供了保障。信息化管理的环境下，工作人员可以运用信息化软件对档案信息进行记录，形成电子版档案与纸质版档案共存的管理模式。

1.3 创新促进档案管理行业进步

在当前的社会环境下，传统的档案管理方法的弊病逐渐显露出来。传统的档案管理方式效率低，且档案资料的寿命较短。更新后的档案管理方式不仅方便快捷，并且安全性高、保密性好。这一改革不仅提高了各个企事业单位的档案资料管理水平，并且也推动了整个档案管理行业的技术进步，提高了管理技术水平，有利于行业的稳步发展。

2 信息时代档案管理存在的问题

2.1 档案信息化管理意识薄弱，观念落后

档案管理这一工作不单单局限于政府部门，一些企事业单位也存在着单独的档案管理部门。范围极为广泛，从政府内部延伸到外部，从政府部门延伸到各个基层单位，档案管理工作部门数不胜数。但是，有些管理部门的思想过于滞后，能力相对不足，且服务意识较差，不注意档案资料的保密工作，供人随意查阅的现象有很多，非常不利于档案的信息化建设。

2.2 档案信息化管理设计滞后

档案的管理工作流程十分繁琐，记录在册的每一个工程项目的每一环节都有相应的查阅权限。因此，对于管理部门来说，对信息化技术的应用十分迫切。但是由于一些单位对档案管理的工作不甚了解，因此出现了不合理的规划设计，再加上资金、制度、权限等方面的限制，使得信息化管理更加艰难。严重影响了档案管理工作的有序进行。

2.3 档案共享受阻

在传统的档案管理过程中虽然工作效率较低，但是在档案信息的共享方面十分便捷，在信息查阅上也十分人性化。但是在信息化的发展过程中，信息的共享变得有些困难，虽然档案的信息化管理以互联网媒体为载体，但是如果信息平台上没有共享的功能，那么这一环节就会受到阻碍，不利于信息的共享工作。

2.4 档案信息化管理缺乏法律保障

虽然目前的档案管理信息化工作正在逐步开阵，但是值得注意的是，这一新兴的信息管理模式还没有一个统一的规范与标准，也没有得到法律的保障与认可，法律界限比较模糊。在这种情况下，很容易出现意外问题，从而影响档案工作信息化建设的进一步发展。

3 信息时代档案管理的创新策略

3.1 提高档案管理人员的综合素质

在档案工作的管理工程中，最为基础的便是档案管理工作人员，他们工作水平的高低直接影响着档案管理工作的水平。因此，提升档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的坚实基础。这其中综合素质包括工作人员的业务能力、政治素养、科学素质以及经济素质等等。在工作人员入职时要针对性地开展培训学习工作，选择业务能力强、综合素质高的员工进入档案管理工作岗位，并对其进行计算机技术的相关培训，培养良好的复合型人才，从而带动档案管理工作的进步与发展。

3.2 创新档案管理模式

在当今的社会环境下，经济发展飞速，科学技术也得到了迅猛发展，网络技术进一步侵占了人们的日常生活，因此，企业在业务发展的过程中应当妥善保管好相关的资料文件。目前情况下，企业的档案管理水平高低会直接影响企业的发展水平。在这种背景下，企业应切实创新档案的管理储存模式。一方面企档案管理人员应当树立全新的管理方法，深入挖掘档案信息资料的使用价值，为企业的发展做出贡献。另一方面要保证档案管理的规范与科学，结合企业的发展状况，为公司提供一套完整的档案管理服务，在建设信息化管理模式的同时与其他管理系统实现无缝对接，保证一个完整的信息链条。

3.3 提高企业档案服务意识

档案管理工作一个企业信息资源的基础管理工作，同时也是一个企业日常工作经营过程中形成的思想、精神、理念的集合体。如果要想提高一个企业的档案管理水平，就要从根本上提高其档案服务意识。首先，企业应当加大对档案管理工作的宣传工作，使员工明确这一工作的重要性，提高档案管理工作的服务意识。只有这样才能充分体现出档案管理信息化的战略优势，让使用者明显感受到与传统档案管理工作的不同之处。其次，档案管理的工作人员应切实提高自己的职业道德修养，慎重对待企业的相关资料，明确自身的保密职责。在信息化不断发展的今天，我们要在享受起快捷性的同时认识到信息化发展的弊端，尽量避免信息泄露的情况出现。最后，企业也应建立相应的档案服务系统，提高使用者的使用体验，针对不同的用户进行相关的推送。同时在企业内部也应当利用好资料的价值，不要记录在册之后就将其放到一边，要充分利用信息中的资料数据，提高档案的使用效率，同时提升档案信息化管理系统的服务水平。

4 结语

综上所述，档案管理工作应当抓住信息化技术发展的时机，不断提升自身发展的水平。本文阐述了信息化时代下的档案管理现状与弊端，并提出了相关的创新策略。在信息化管理的过程中档案管理人员一定要解放思想、更新观念，要敢于创新，强化档案信息管理的地位，最终实现档案信息的高效利用。

参考文献

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