建筑企业构建财务共享服务中心的策略探讨

2019-02-01 05:27:30 财会学习2019年1期

韩喜娥

摘要:财务共享服务中心是一种会计和报告业务的管理方法,近年来已经出现并变得流行。它是将不同国家和地区的实体会计业务转移到共享服务中心进行核算和报告。财务共享建设是企业提高工作效率,节约自身经营成本,改善财务管理的有效措施。本文主要以建筑企业为例,探讨财务共享模式在企业管理中的作用和财务共享模型的构建,并提出了建设企业财务共享服务中心的一系列思路。

关键词:建筑企业;财务共享建设;财务共享模式;财务共享服务中心

世界经济飞速发展的今天,一种新型的财务管理形式涌现了出来。上世纪八十年代,世界上首个共享服务中心由福特创立。上世纪末,首个亚洲金融共享结算中心在天津创立。本世纪初,中国首个建立财务共享服务中心的企业中兴通信建立。随着“共享”的概念,许多大型企业正开始极力推广财务共享服务中心。本文结合企业建设问题,集中探讨了财务共享中心的建立在企业建设中的作用,以及应如何构建适合企业发展的财务共享系统。

一、简述财务共享服务中心

(一)财务共享服务中心概念

针对大量重复性计算,有利于企业会计进行规范、精简的业务核算的模式便是财务共享服务的本质性模式。财务共享服务是一种旨在提高员工业务处理效率、降低企业运营成本、加强企业内部管理并通过加强财务管理的模式提高企业价值的运营管理模式。其运营模式便是集中收集管理部门资料进行流程化运行和管理的过程。

(二)建筑企业财务管理特点

大型建筑企业的建设项目往往由于其行业特性分布于全国各地。其中项目规模不论大小都将拥有专业的会计人员进行相应的财务核算工作,考虑到某些因素,其财务工作需要设有不相容职位,因此,每個项目常常要配有两到三个甚至更多的会计人员才能满足此项要求。以上现象最终会产生企业财务人员过多、业务单元数目过大、项目之间业务量不同、项目分工不均衡等诸多问题。而如何解决以上问题,只雇佣少数财务人员就能处理建筑企业复杂的财务问题一直是建筑企业苦苦追寻的难题。如今,财务共享服务的出现有期望能将解决此项难题成为可能。

二、财务共享中心在建筑企业中的构建优势

(一)有利于降低成本

建立财务共享服务中心有利于集中管理诸多项目中的会计工作,统一工作流程,减少重复性工作,将工作流程标准化的会计人员纳入财务共享服务中心。构建资源高度集中、工作流程规模化的财务运营模式,可以有效解决工作效率低下和项目之间财务人员工作分配不均衡的现象,同时还可以降低企业的财务人员需求量,减少企业运营成本。

(二)有利于完善建筑企业内部制度

在同等的资源模式下进行财务共享服务,有效减少了偏向性因素和分支带来的财务风险和审计风险,纠正了系统实施不统一和人员素质不高造成的偏差,使共享服务的出现进一步提升了财务工作质量。

(三)提高了资金管理水平

通过财务共享中心,在有条件的情况下,总部可以拥有所有银行账户的控制权,即使是业主方设有三方监管的资金账户,也可以通过总账平台实现资金实时监控,总部可以通过设置专职工作岗位,使资金能够实现统一的管理、运营以及调度,可以有效解决之前分散模式中项目资金不集中的问题,集中管理之后就可以实现项目资金统一支付,确保了资金支出的合理性,真正做到“无合同不结算,无结算不付款”的资金管控状态,杜绝超付多付现象发生。

(四)提升公司的财务管控能力

财务共享平台实现了数据分析和财务处理的有机结合,有效提升了企业对于资金财产的有效监控和数据采集能力,对于所采集数据的分析和应用功能也是人工处理难以企及的,所以,鉴于财务信息共享平台的优秀效用,实现信息化建设方面的跨越性发展必将成为财务信息共享服务投入使用的必要性结果。与此同时,针对于各类建筑企业而言,会计等一般职能的取消可以大大提高标准程序化的工作处理速度,财务人员可以将精力更多地转投于筹划税收、作出决策、金融投资、风险控制等财务管理工作之中。再者,依靠资金共享平台,可以使财务人员获得在线授权的批准权,批准方法从传统的“面对面”更改为“背对背”。可以有财务信息共享平台随机确定审核人员,在提高了财务人员的工作效率的同时还减少了审核中的不公平性,降低了由人为因素造成的不公平结果,保持了审核结果的公平公正性。

三、建筑企业构建财务共享中心的必备条件

(一)建立财务共享服务中心须获得管理层支持

建设财务共享服务中心需立足于财务机构、财务人员、财务处理流程,财务系统和财务信息系统的五个基本支持条件。这是一个系统工程,将对企业的资金管理模式造成重大改变,其变革过程中必将面对诸多阻碍以及困难,企业管理人员在此时首先应该消除自身传统观念,消除理解障碍。从各个层面大力支持财务共享中心的建立和成熟,该中心的建设不是一个部门所能完成的任务,需要全集团范围内每个单位或部门理解以及支持才能完成。

(二)组建专业的项目团队

合格的财务共享团队需要具备丰富的工作经验、优秀的业务能力、灵活的思维能力和强大的内部沟通能力的专业性财务人员,同时也需要沟通外界的中介咨询机构以及经验丰富的软件技术人员。在财务共享服务中心的建设过程中,团队组建工作是极为重要的一环,团队水平的好坏可以在一定程度上影响财务共享服务平台的建设质量,并决定了其成败。

(三)由项目团队对企业进行现状和需求分析

若要使项目团队设计出全面系统的设计方案,需要在设计过程中注意以下几种问题:联系实际工作,与行业标准形成对比;结合现有的财务信息,从其中获得需要的相关数据,减少工作量的同时可以提高工作效率;注意新建立的财务共享平台与现有财务平台间的必然联系。通过分析,结合建筑施工企业实际,制订出一整套切实可行的方案,避免总部财务共享中心与项目之间更多重复工作的出现。

四、财务共享中心在应用过程中面临的风险

(一)远程服务沟通不便

由于企业内部各项目位于不同地域,远程的财务信息传输可能会使财务信息在发送过程中,由于IT系统的不稳定或是黑客攻击等原因造成财务数据流失、数据传输延时、数据遭到篡改等结果。此外,由于共享服务中心人员不能与各项目财务人员当面交谈,也可能会导致信息沟通错误,降低了人工业务的处理效率。

(二)需建立有效的考核机制

由于財务共享服务中心内部含有大量的工作人员,所以需要建立一个定期的业务考核机制,以确保工作人员的业务能力以及工作质量。但是由于财务共享中心的工作人员业务内容具有较大差距,所以考核机制的建立也包含了一定的分化性和复杂性。如果评估的工作仅基于件数,则可能适用于资金结算单位,但可能不适用于诸如费用单位和税务单位的服务处理子单元。如果遇到某些特殊服务,或附件繁琐,员工处理文件将花费大量的时间,这些对他们的月度表现将产生重大影响,因此建立有效的考核机制也是财务共享平台建立的基础和关键。

(三)财务共享模式对财务人员未来的职业发展造成的影响

财务共享服务中心的运营模式在一定程度上切断了财务人员与企业业务之间的联系,使得财务人员只能机械性地处理复杂而又重复的财务工作,这种情况会使财务人员的工作模式局限化,极有可能会影响其未来发展,出现更多两极分化的财务人员,要么顶层财务精英不可或缺,一旦离职,对集团造成的影响很大,要么底层员工根本没有系统性财务观念,疲于应付大量重复的工作难以上进。

五、建筑企业应对风险的相关措施

(一)加强IT系统的稳定性

时刻对原有数据进行备份,确保数据的安全性,加强各方面的系统防护措施,设立紧急情况处理方案。

(二)建立完善的培训机制,提高财务人员专业水平

建立完善的培训机制,加强财务人员对自身工作的了解程度,提高其专业技能,建立其完善的知识体系,使财务人员可以更好地完成自身工作,服务于企业发展。针对员工不同的专业能力为其规划出最贴合自身的发展道路,设立轮岗制度,为员工提供合理的工作时间以及休假制度,增强员工对企业的满意度和归属感,避免员工无聊情绪造成的工作惰性。

六、结语

综上所述,财务共享服务中心是企业建设中的一项新兴管理技术,由于发展时间较短,其应用过程中还存在着一定的缺陷,但是不可否认的是,财务共享服务中心的设立在很大程度上可以解放人力操作,完成企业资产最大化。目前,国内已有许多家企业拥有了财务共享服务中心,比较成熟的有中交第二工程局集团有限公司。还有一部分企业正在抓紧建设自己的财务共享服务中心,并在建设过程中不断吸取前人的经验。也有部分企业在不断进行学习调研,为之后的建设工作打下良好基础。目前,应如何更好地深化财务共享服务中心的建设改革,完善其运营模式,已经成了当今建筑企业需要着重考虑的问题。

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