档案数字化之后查档新方法

马庆华

随着数字化时代的大发展，档案事业也迎来了档案数字化的破冰之旅，档案数字化掀起了档案事业的大革命，同时也彻底打破了传统的档案查阅利用程序和思路，考验着每一位站在查档一线的工作者们。如何了解并快速掌握档案数字化之后的查档工作现状，开创查档工作新方法成了摆在我们每一位查档工作者眼前的头等大事，如何将这大事解决好，就是解决好了档案事业为国家各项事业发展、为人民群众提供优质服务的问题，真正让档案发光发热，起到保好驾护好航的作用。

一、明确档案数字化工作与档案利用工作的关系

档案数字化工作与档案利用工作不是两个单独的个体工作，而是不可分开的，密切衔接的，数字化是为了更好地利用，利用是数字化的最终体现和证明 ，数字化也是对实体档案的最大保护，两者相辅相成，相互促进。

二、开拓新时代档案查阅利用新方法

档案数字化新时代的来临，使档案工作也迈向了新征程，展现了新气象，如此就给我们每一位档案查阅工作者提出了新要求，如何做到传统与简化，传统与创新相结合，需要我们不断适应、不断开拓档案工作新方法。就青龙满族自治县国家档案馆来说，数字化工作自2008年开展以来至今已整整进行了10年，作为一名档案工作者，我也在查档利用的岗位上陪伴了10年，亲历了档案工作10年来的大变迁，同时也在工作中探索出了一些新方法。

（一）精确查找法

这是所有查档工作最简单的方法。说白了就是服务对象知道文号、年度或者文件名称中任何一个都可以快速检索到，一分钟之内就搞定，无论按照哪个条件检索，都会达到“直通车”的效果。例如：服务对象需要查阅婚姻登记档案，直接用姓名搜索就可以了。

（二）模糊查档法

模糊查档法是查档过程中最难的查档方法。例如，查档对象不知道时间，不知道文件名称，不知道文号，甚至不知道哪个部门下发的。说实话，真的很难接手，这是一项“大工程”，我们起了个名字叫“大活”。每当接到这样的“大活”，我们都会采取这种模糊查档，通过整体分析，推断这是哪个年代，是哪个部门的职能，在系统上不输入任何全宗号，不输入档案的形成和归档时间，不输入责任者，连文件题名都是简单到一个字或者一个词进行大搜索，然后辨别相似度，再进行第二轮、第三轮筛查。虽然这是一项如大海捞针一样的搜索，但还是很有效的。例如：2015年一位检察院的同志来查档案，就是这样，什么都不清楚，只知道文件里的一句话。说实话，会不会懵掉，我也想懵，但是懵也解决不了问题啊，最后用了3天时间，终于查到了。这种查档方法虽然繁冗，但却是针对这种情况的唯一有效方法。通过这样查档，还给我们带来了很多启发，在查档过程中稍加留意就会了解和熟悉更多馆藏信息，同时也增强了我们工作者的决心和勇气，再难咬的骨头，我们也一样可以；最觉得骄傲的就是来自服务对象的感谢与表扬，作为默默无闻的我们，没有比一句来自群众的谢意更珍贵的东西了。

（三）防错查找法

这种方法是最不容易发现的，只能在工作中留意，用巧妙的方法曲线查找。虽然档案数字化给档案工作发生了巨变，但档案数字化时出错是难免的，这就需要我们查档工作者及时发现并更正。

例如：婚姻登记档案在馆藏档案之中位置明显重要，与百姓生活息息相关，利用率排在全馆各项档案利用的首位。青龙馆藏婚姻登记档案主要分为三个明显阶段。一是1986年之前的婚姻登记档案，这时的婚姻登记工作属于各乡镇，形成的档案也由乡镇负责管理，并由各乡镇负责移交入馆，保管于各乡镇全宗之中，缺失较为严重。二是1986年到2005年的婚姻登记档案。经民政部门统一接收之后，再进行的移交入馆，尤其1990年之后，婚姻登记工作已经相对规范，档案也相对完整。除个别特殊情况没有存档之外，且全是手工填写，名字与身份证上的信息不一致现象占比例较大。三是2005年之后，青龙县的婚姻登记工作实施全省联网，身份证、户口本、结婚证三证一致，查档实现了直通车。

针对婚姻档案中前两个阶段出现的问题，即用现在的身份证信息查阅时，出现搜索不到的现象，就要考虑是否改过名字，是否是姓名打（写）错。如果改过姓名通过询问按以前的查找，例如“金小丽”，当时写的金晓丽（金晓力、金晓利等等）；如果是数字化过程中出现错误（唐 **打成康**等等），那就需要我们换个方式搜索。例如：金**和李**婚姻登记档案，可以单独搜索一个人的姓名，如果不出现，就搜索另一个人的，如果两个都不出现，可以用“金+空格”+“李+空格”+婚姻为题名，然后把责任者（乡镇）方法搜索，这样全乡镇这两个姓结婚的档案都会出现，再逐个甄别。为防止把姓打错还可以直接搜索名来查找。如果还没有就是以案卷形式查找，对这个年度这个乡镇所有婚姻登记情况进行查找。

（四）记忆还原查找法

提这样的方法，我是不是来搞笑的？当然不是，查档案真的需要这样子的方法，特别是针对一些年龄大的，已经记不清自己何时参加工作，何时调动工作，何时转的临时工，何时转的合同制，有没有参加改制，有没有领过失业保险等等。我们需要像一个老中医一样，详细询问，对症下药。例如：在接续工龄档案查找过程中，1986年之前，基本上所有的国有、集体企业人员都分为固定工、计划内（外）临时工、副业工、亦工亦农等几种身份。1986年之后开始转为农民合同制，或者招收城镇合同制。国企改革之前，所有的地方都有很多厂矿企业，一个企业就有工人几百人，他们情况各异。有的干了几年，有的干了十几年，有的参加了改制，有的没有，有的即使参加了改制，人事档案依旧没有着落。如今他們都已经到了退休的年龄，有的被调动过，有的想接工龄，有的年龄错误，各种问题在人事档案里没有体现，需要仔细询问，耐心查找，结合当时的时代背景从多个单位去翻阅。例如：一九八几年从外地调过来，哪个月不清楚，因为当时厂矿企业太多，干部职工调动每年都有几百甚至上千人，加之2004年之前档案为案卷形式整理，一卷涉及调动的人员档案都在100-300页之间，每页都查看压力太大，而时间久远当事人早已记不清何时来青龙。调动工作对于每个人来讲都是人生中的大事，即使现在记不清，但有些当事人还是印象深刻的，那我们就把记忆还原吧。我就是问是冬天还是夏天，当事人说我穿着棉衣来的。这样，我就从11月以后开始查看，很快就会有结果。再比如，我问你为啥要来青龙，他说，因为我媳妇要生孩子了。于是，我再通过询问孩子年龄，推断出当事人是哪年调动的就轻松了许多。来一个查工龄的，我需要问的问题很多，哪年参加工作，在哪个单位上班，归哪个局管（经委或者商业），当时的身份是什么，哪年转的合同制，参加过改制与否，领过失业保险与否，在哪个车间，从事什么行业（井下为特殊工种），通过询问再进一步查找。即使问了一大堆问题，查找起来还是有一定难度的，有时接待一个人就需要一天甚至几天时间。这也深刻暴露了传统档案以案卷管理的弊端，以案卷形式管理的档案虽然在归档时简化了，但利用起来却很繁琐，几百页的档案装订在一起不利于档案的保管，厚密度的装订对纸质档案本身也造成了一定伤害，文件归档的最终目的是更好的利用，所以档案的一切工作都要以方便快捷利用为最终落脚点。

（五）综合分析法

这个方法需要工作人员熟悉掌握现存的和已经机构改革不存在的所有单位的工作职能的转变，管辖权限的更迭，是对一名查档工作者综合素质的考量。有很多查档者，不是带着任务来，而是带着问题来，需要我们答疑解惑，需要我们来理清他们的目的。例如：原来不论关于招工等人事工作，还是关于房子等建筑物的基建审批都是由计划局（发改委的前身）下达的 。后人事问题由人力资源部门负责，涉及土地的由国土部门负责。这就需要我们去综合分析，不是精确到哪年哪月，但至少了解大概年限。比如：哪个企业是集体，哪个企业是国企，哪个企业归哪个局管，建国以来，有几次机构改革，机构改革的大概时间，哪一年“四固定”，哪一年签定第一轮土地承包，哪一个荒山承包，哪年林权登记，哪一年人口普查等等。例如：服务对象来时就说要查自己家的土地和山，我就要问是荒山还是林权，还是自留山，当时分山的时候公证过吗？土地是1982年时候分的还是要查1997的？如果是荒山自留山就要查公证处的全宗，如果是林权要查林业局的全宗，如果是1982年分地的要从各乡镇档案中查阅，如果是1997年就要从民生档案中查阅。针对不同情况开展不同的分析，从不同全宗中进行查找，才能做到有的放矢，事半功倍。

三、在实践中探索，不断创造档案事业闪光点

面对快速发展的党的各项事业，档案工作一定不要墨守陈规，快速跟上大时代的步伐，一路小跑做好后勤保障工作，在实践中努力探索，创造更多的闪光点，在打好自身基石的基础上，遇到新问题的时候，用新思路去考虑，从新角度去看待，用新方法去解决。

档案作为一种过去式的存在，永远在路上。档案事业的工作者们也一定会砥砺前行，守一片净土，撑一方属于档案人自己的晴空。

（作者单位：青龙满族自治县国家档案馆）