移动应用设备在档案工作中的应用

王燕凤 马宁

传统互联网时代，人们网上获取信息主要围绕web浏览器展开，收藏夹或书签栏里的书签就是一个个服务入口，利用者通过电脑终端获取档案信息资源和相关服务。如今，移动互联网时代，移动通信、无线网络等移动网络技术迅速发展，手机、平板电脑等移动终端设备快速普及，正改变着人们获取信息和服务的方式。2012年上半年，网民的增长速度延续了自2011年以来放缓的趋势，但手机网民数量大幅上升，达到3.88亿，手机首次超越台式电脑成为第一大上网终端。易观智库发布的《中国移动互联网用户行为统计报告》显示，截至2014年6月，我国移动互联网网民数达6.86亿，这些数据充分表明，移动终端已成为人们获取信息和服务的重要媒介。对档案工作而言，在移动网络技术环境下开展移动服务是顺应潮流的有益探索。

一、国内研究现状

（一）档案工作移动服务技术研究

上海大学的肖春红发文介绍3G技术的概念、与1G、2G相比3G的特点和优势，创造性提出了"手机档案工作"的概念，指出手机档案工作不是字面上理解的在手机上构建数字档案工作，而是通过“改变信息转播和利用的方式”“拓宽与用户的信息交流渠道”的一种档案馆手机服务系统，从档案资源建设、服务方式构建、技术条件保障三个方面分析了基于3G技术的手机档案馆构建策略，并展望了手机档案馆这一概念的未来发展。海峰在分析手机档案工作建设实践和3G技术应用趋势的前提下，在“手机档案工作”概念基础上首次提出“移动档案工作”概念，并提议将云计算技术运用到移动档案工作建设。将云计算技术引进移动档案工作建设，也就一定程度上保障了数字档案资源存储和利用的安全。张学辉和裴友泉提出了对基于WAP的“手机档案服务”构想，深入浅出地介绍了WAP技术，阐明了在档案服务中WAP技术比网格技术发展更快，并从网站的实际构建、WAP网站界面设计等方面论证了如何更好地运用WAP网站方式查询档案。

（二）基于短信的档案工作移动服务研究

最早将短信服务引入档案工作信息服务中的是北京市环境卫生设计科学研究所的陈洁，她认为应该要将手机短信实践于档案工作信息服务，创造性提出了把“固定式服务”转变成“移动式服务”，文章初步分析了手机短信在档案工作实现的方法，及手机短信在档案领域可实现的功能。陈勇指出了手机短信在档案工作中包括信息交流、档案查询、档案咨询等在内的七个应用领域，从方便获取所需的档案信息、促进档案工作与利用者互动交流等方面阐述了手机短信在档案工作服务中的作用。宁现伟认为，档案馆可利用手机短信这个信息平台，为档案用户提供实时的信息服务，从实时性、简易性、自主性、经济性和可存储性五个角度分析了档案工作手机短信服务的优点，从手机移动通信技术、用户、档案工作自身的网络服务系统三个方面对手机短信服务的可行性进行了分析，并基于省级档案信息网站的调研，对手机短信服务进行了实证分析，在文章的最后也说明了短信服务平台存在的不足。该文将提供短信服务的档案工作直接称之为“手机档案工作”。

（三）基于微信的档案工作移动服务技术

王潇、黄新荣发文指出，微信公众平台可使档案机构向档案用户推送档案信息和服务动态，从而能够实现与档案用户的互动交流，并提出档案馆要重视利用微信公众平台，着重对微信公众平台进行规范化的管理，要突出档案的特色，将档案的优势与微信公众平台的优势都发挥出来，相得益彰，以此提高档案工作的信息服务能力。刘福利通过"档案工作"和"档案"这两个关键词，对国内档案工作微信公众平台的开展情况进行了初步的统计，基于美国传播学家拉斯韦尔大众传播的“5W”模式，分析了档案工作利用微信公众平台开展服务的可行化从发布档案信息，实现档案咨询等四个方面进用了档案工作微信公众平台的功能分析，从档案工作要跳出微博思维设计微信特色活动等角度对微信公众平台的具体开展提出有益的思考。

（四）档案工作微博服务研究

张垒首先概述了微博的概念和特点，以新浪微博上用"档案工作"为关键词检索到的12家开通了新浪微博服务档案工作为调查样本，从影响力和服务内容两个角度进行了调查，指出了档案工作开通微博的意识淡薄等三点不足，并提出了包括强化行业微博政策引导在内的四种解决对策。松姗通过采用实证分析，对新浪微博上综合档案馆政务微博两年不同的数据进行了跟踪对比分析，比较的项目包括活跃度、影响力、命名、形象标识、服务内容等调查数据为基础，指出目前政务微博的若干问题，从转变思想、规范经营、整合资源、加强内容建设角度提出了合理化的建议。逢通和肖文从高校档案信息服务的角度，分析了移动通信平台在高校档案信息服的重要性，文章认为微博、微信等移动通信终端，为高校的档案信息服务工作提供了借鉴，预测了移动通信平台在高校档案服务中的三个应用方向，提出了运用高校档案信息移动通信平台的四点策略保障。文章中没有对微信和微博加以区分，比较笼统的将二者视为高校档案工作可以利用的移动通信平台。

二、国外研究现状

20世纪90年代初Web技术发明和移动通信技术的发展，国外档案工作服务开始尝试与移动技术结合，开展档案工作移动服务有关的理论与实践研究。数字化项目的推进、政府资金投入的加大及Web2.0技术的推广，传统意义上的档案工作定义也发生了转变，数字档案资源的开发与整合工作不再是由档案机构独自支撑。在档案资源整合方面，图书馆、档案工作、博物馆等公共文化机构加强馆间合作，利用移动传播媒介使数字档案资源实现“移动服务”。

Rovatti-Leonard，Angela针对公共文化机构如何提高社会教育服务功能时，提出构建一个“Mobile LAM”即移动的图书馆、档案工作、博物馆合体机构。她介绍了移动LAM的概念、应用的技术及成功的案例模式，并重点突出以用户为中心的移动服务是图书馆、档案工作和博物馆合作的工作核心。在实践方面，2009年由美国的史密森尼学会倡导的图书馆、档案工作、博物馆合作的SPS（Smithsonian Photographic Services）史密森尼摄影服务项目，就是利用Flickr（网络相簿）创建一个论坛共享各机构拥有的摄影作品，实现了数字信息资源的跨时空整合与利用。美国国家档案工作创造性地开发了一款手机应用软件“历史上的今天”（Todays Document），在网页上提供APP下载链接，以文字、图片、音频等形式定时发布历史上当天的重要事件的介绍信息，充分发挥了档案馆的文化教育功能。另外，国外一些数据库生产商（OCLC World Cat、EBSCO Host Mobile等）也开展数字信息查询服务。以OCLC的World Cat Mobile項目为例，用户通过在移动终端输入其网页地址可登陆平台获取所需数字信息资源。

从已有的有关档案馆移动服务的研究成果来看，目前研究主题较为分散，没有明确提出档案馆移动服务这一概念，也没有系统地提出档案移动服务的功能和特点，没有宏观地把握档案工作移动服务的方式途径，对移动服务的构成要素及模式缺乏研究。在对实践的调研中，主要是针对档案工作开通微博的现状进行调研，对于微信公众平台的现状调研则没有较多涉及。国外的研究成果中则更多地表现为对网络社交媒体应用于档案信息传播领域的探讨，以及开展移动服务APP的介绍，没有从理论上构建档案馆移动服务的体系和模式。

三、研究的主要内容

数字档案的来源有两类：传统档案经过扫描，缩微等方法数字化形成数字档案；直接由电脑及数字设备形成的电子文档、表格、图形图像、音视频等。

（一）、数字档案的建立方面

1.背景

数字档案的建立和使用，才刚刚起步；这两类活动都有大量的工作要做。手机作为移动数字设备，已经非常普及。在建立两类档案的过程中，手机都能够发挥出较大的作用。

2.手机可能的用途

传统档案数字化：扫描、拍照之后，需要与目录数据库对接，期间需要大量的输入、校对工作，单靠档案管理人员难以完成。通过手机客户端，授权相关档案的利益相关者录入、校对相关内容，不但提高档案维护人员的工作效率，也使数据更加准确。

数字档案的建立：类似于传统档案数字化，将电子文档与目录数据库对接时，大量的校对工作可以由手机端的相关人员进行。附带地，只要做好权限控制，手机也可以辅助采集图像视频音频数据。

3.与电脑相比

手机的此项应用无法由PC机代替，手机可以相当可靠而便捷地实现身份认证，而PC机的身份认证相当困难。

（二）数字档案的使用方面

1.权限控制

非公开的档案，需要权限控制。非涉密档案的权限控制，只需通过手机使用短期有效的密码就可以控制。此外，手机应用还有更多权限控制方法可供选择。所以，在适当设计使用流程之后，这类档案完全可能由手机端远程使用，极大降低档案查阅的成本。

2.手机计算能力方面的限制

由于手机属于移动设备，计算能力、存储能力相对于PC机来说要差很多，对于使用档案有很大的限制。比如较大的表格在手机上很难阅读，较高清晰度的照片在手机上看不出效果等。

在手机已经获得档案使用权限后，手机端可以向由当前手机端所使用的电脑授权的方式，将手机会话扩展到电脑上，利用电脑的计算、存储、显示、打印功能使用档案。（是否允许打印尚待论证）

（三）档案服务方面

1.深入调研了国内省级档案工作利用微信公众平台开展移动服务的现状，借此了解国内档案工作移动服务开展的情况和水平，针对调研中发现的几大问题，有针对性地提出了解决的对策，为档案工作开通移动公众平台提供经验和指导。

2.论证了档案工作开展移动服务的可行性和必要性，构建了档案工作移动服务的系统，逐一分析了该系统内的几大要素及相互间的关系。

3.在梳理档案工作开展移动服务模式的基本方式的基础上，创造性地提出了档案工作移动服务模式。

四、研究的主要方法

（一）文献研究法

通过选取检索词，在中国知网的“中国期刊全文数据库”“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国博士学位论文全文数据库”中检索国内有关档案工作移动服务的研究成果，对检索结果进行整理和分类，分主题进行文献综述，从而准确地掌握当前国内外档案工作开展移动信息服务的理论研究情况和实践进展状况，指出目前研究的不足与空白，尚存在可继续深入硏究的部分，为本研究的可行性进行论证。

（二）对比研究法

通过与国内外图书馆建立移动档案馆开展档案服务、国外档案工作在移动服务上的成功实践案例与国内档案工作移动服务现状的对比，找到国内档案馆与前二者之间的差距，更好地吸收借鉴已有的成果和经验，少走弯路，并结合工作实际探索移动设备在档案管理工作中的应用。

五、研究所用的技术路线

基于移动互联网和移动设备，建立移动档案服务实验平台，尝试开发移动档案服务系统。

（一）服务信息提供方

1.选取部分公开档案和部分非公开档案，建立对外服务数据接口，与档案目录数据库和档案内容数据库建立安全接口；

2.针对所选的数据，开发权限控制及验证系统；

3.开发数据查询及生成接口：按照接收到的服务请求，查询得到服务数据，并按照客户设备的类型和呈现能力进行格式加工。

（二）手机客户端

1.开发权限申请与安全子系统，向服务信息提供方请求特定档案内容的使用权限。并负责在服务终止之后清除相关数据，确保服务数据的安全性。

2.档案数据使用子系统

与服务方协商，针对特定的客户设备呈现能力和档案数据格式，接收由服务方进行格式加工之后的格式化数据，以约定方式，在数据有效期内，提交给客户使用。

技术难点：

1.信息服务系统与档案数据库之间接口的安全性，通过恰当的权限分配、权限管理、使用监测、数据审计等技术保证；

2.用户身份验证

在各类应用系统中，用户身份验证是最困难的。但对于档案系统和手机客户端配合使用，有特殊的优势：就是档案内容。档案系统事先拥有客户的各类信息，这些信息以选择题、问答题的方式，配合预留的手机号码，能够很方便地验证用户身份，而且不会泄漏用户数据。

得到验证的身份的有效期，按照数据的安全要求和通信路径的不安全程度综合确定，并在数据请求与使用的全过程中进行必要的控制。

（三）数据销毁

服务端的数据，在使用完毕后由安全接口负责销毁；客户端的数据无法保证可能销毁，因而在客户端的需要保证安全的数据，任何情况下均不进行明文传输与保存。需要研究一种加密算法，使除最终呈现给客户的数据之外，其它传输和暂存的数据全部采用与用户身份和有效期相关的密钥进行加密。一但用戶身份失效，或者数据超出有效期，暂存的数据将再也无法还原。

（作者单位：西北民族大学 ）