加快档案数字化，方便快捷服务群众

摘 要：伴随互联网的兴起，人们也更是迎来了信息化时代，紧随信息化覆盖面积增大的脚步，人们生活的方方面面也同样也受到了信息化的影响。而档案管理工作作为服务大众化的窗口，更需要在信息化模式的影响下实施改变，使得服务群众的方面能够更加广阔，更使得档案能够发挥它的历史作用，以史鉴今，提供基础部分的知识板块，使得人们在此基础上更加发挥创新的力量，进一步达到促进各行业积极化向前发展的目的。

关键词：档案数字化;方便快捷;服务群众

传统的模式下，档案的利用率低下的现状是众所周知的方面，档案被人们锁进相应的档案室后，则认为已经达到了管理的目的，产生此种错误认知的背后，则是对于档案管理没有清晰化的认知，更加不懂得档案管理产生的影响意义。当建立了数字化的档案管理模式后，则使得不同类别、不同形式的档案都能够得以细分，更加能够适应每个人的需求，使得档案中的潜在价值转化为现实的生产力，为促进科研及带动经济发展方面发挥积极的效用。

1 以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理，更加实现方便快捷服务群众的目的

档案数字化的模式下，使得传统的依靠纸张、录像带为载体的方式转化为硬件存储的方式。此种模式下，文档信息更加能够依靠一体化的管理方式，再次实现分模块细化管理的模式，且展示的方式更加多样化，即有图片的形式，又有视频、声音的形式。使得人们对于自身所需的知识点方面，能够更加便利化与细致化去做相应的了解工作。且查核的过程中，通过关键字、词的检索，则可以得到自己所需的知识点，避免了传统的纸质档案需要花费大量时间去找寻的不足之处。

档案数字化管理的目的，在于发挥档案的可利用功能，只有功能方面更加全面化，达到大部分人的供需，且能够使得大众通过简单的检索，实现对于资源的再次或多次利用的目的，则能够极大地调动起大众的兴趣度。且通过数字化的模式，进一步减少资料混放及资料出错的几率，管理效率方面更是人力的数倍，管理的范围则更加能够达到广泛化的目的。

2 实现文档一体化管理的重要意义

1）提高档案信息的利用效率。数字化的模式下，对于档案进行的管理，则使得档案能够依靠网络、信息化的力量，传输面积更为广阔化，将更加能够达到快捷化服务群众的目的，使得文档信息的利用率方面得到极大的提升。

2）保护历史档案。历史档案，对于人们了解特殊年代与时代下的人物、经济、文化等方面的信息点，产生的影响意义方面重大。历史档案，由于存放年代久远的原因，纸质方面必然变得比较脆弱化，如管理方法不当或环境管控不恰当，则极容易引起档案遭受破坏的问题点产生，待引入了数字化的模式后，通过将档案储存于存储载体的方式，则进一步有效地避免了历史档案遭受破坏的风险。

3）规避安全风险。通过对于档案资料进行数字化的管理模式，避免了因自然或人为原因导致的资料损坏与丢失的问题点，档案资料的安全工作可以极大化得到保障。且针对某些档案的管理，实施相应的加密工作，则可以最大化规避档案的使用安全风险。

4）缓解库房空间的紧张。伴随文档资料的增多，一味地实施纸件化的管理，则需要占用大量的空间，且使得档案管理的库房空间处于紧张化的状态，待引入数字化的管理模式后，依靠存储硬件的力量，即可以便利化地实现对于档案资料进行存储的工作，库房存储空间不足的问题点也可以相应得到解决。

5）便于档案移交工作。数字化档案管理的模式，更加有利于档案移交工作的进行，通过对于各管理模块的了解，再针对各模块下的各文档实施梳理，即可以实现一目了然地对于档案进行管理与移交的工作。而传统化的模式下，面对繁杂化的档案库，移交的过程中，档案缺失或移交不清的状况更是时有发生，给予档案的管理工作造成困难，且新的档案管理者更需要经过一段时间的磨合，才能够理清各文件之间的联系及不同之处。

6）在数字环境下，文档实现一体化管理。在数字化的环境下，电子文件更是处于形式多样化及数量繁多的境况下。为此，档案工作者，针对电子文件的管理方面，需从文件的输入段开始，就做提前性的介入工作，在充分性了解文件的基础上，做好入口与滞后的控制及归档管理的工作，才更加能够使得文档资料处于有序化，一体化的管控下。

3 加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化

信息化的时代，利用数字化的技术，加快与完善数字化档案建设工作的开展，不光是当下，更是未来一段时间内，档案建设工作所要面临的重任。发挥数字化平台的作用，使得档案的存储管理、查询、信息发布等工作，更加实现一体化的管理模式。一体化的模式下，档案在查阅的频次，方便服务群众的方面，才能够实现更加快捷化，更加便利化的目的。

1）档案管理自动化。针对档案的管理方面，只有建立在自动化的模式下，才能够达到节约管理人力、物力方面的支出，提升管理效率的目的。且自动化的模式下，出错的几率则可以大幅度减少。从档案的管理与方便大众查阅两方面进行考量，都是非常有利化的方面，从档案管理工作的长期性方面考量，更是推动档案管理工作再次向前开拓的基础。且当其中的某一部分，在自动化的模式下取得了一定的成果，则可以利用此部分的成果及经验，向其他方面进行开拓，以使得各方面能够发展的更加完善化[1]。

2）档案信息管理规范化、标准化。针对档案的信息管理方面，更加需要規范化、标准化，只有实现规范化、标准化的基础上，大众在查阅的过程中，才可以实现便利化检索的目的，检索的效率方面也能够实现提高的目的，检索的效率提升了，大众使用的兴趣、使用的频次方面才能够提升，则将会开创良性循环的档案利用模式[2]。

3）档案信息存储海量化。档案信息数字化的管理工作中，则更加需要海量的存储系统及存储技术做支持，只有此两部分都切实性发挥各自功效，且能够相互配合，共同作用的前提下，档案信息存储海量化的目标才可以实现。通过海量存储工作的实施，将有力地促进档案存储工作进一步的完善化[3]。

4）档案信息社会化。传统模式下的档案管理，只能实现一对一式的查阅，其他人员如想查阅，必须排队等待。当对于档案实施信息化的管理后，相应的查阅者即可实现随时查阅的功能，档案则可以实现真正意义上的共享，以达到实现档案信息服务社会化的功能，且引入了信息化的管理模式后，档案则可以实现永久性保存，避免了纸质档案保管的过程中，所占空间大及搬运困难，且查阅难的弊端，切实化实现便捷化服务群众的作用[4]。

4 结束语

档案数字化管理的模式，是一项长期性的工作，从目前的结果来看，也取得了一部分的成绩，但成绩的背后，我们更应该深入化地看到其中的不足之处，坚持依靠创新的力量，使得管理模式方面更加能够向世界先进管理模式的方面看齐。坚持以孜孜不倦、追求卓越的心态，使得档案管理工作能够向更加广泛化方向发展，时刻以全新的面貌，达到更全、更细化服务群众的目的，为打造良好的群众服务窗口而共同努力。

参考文献

[1]眉山市档案局.加快档案数字化，方便快捷服务群众[J].四川档案，2018（5）.

[2]沈田晔，孙沿.浅谈如何提高档案数字化的质量和安全保密控制[J].卷宗，2017（4）.

[3]王阅.以满足人民群众需求为导向做好馆藏档案数字化工作[J].黑龙江档案，2014（4）.

[4]于瑛甫.加强馆藏档案数字化建设的方针、方法与原则[J].西安档案，2004（2）：26-27.

作者简介

李国华（1983-），男，河南省鹤壁市浚县，档案学硕士研究生，档案馆员。