人事档案管理制度的改革与创新

王洪利

摘 要：人事档案作为人们信息的储存媒介，是人员工作变动的必要信息材料，其发展对人力资源的结构变化也有着重要作用。然而在实际生活中，大部分人对人事档案了解都较为片面，也都不够重视，加之我国在人事档案方面的综合发展不够成熟，导致人事档案在发展中存在一些明显的不足。本文以人事档案的管理制度作为分析对象，简要概述了人事档案制度存在的不足，研究分析了其改革和创新的策略，以提升人事档案管理制度的综合发展，推进人事管理结构的完善。

关键词：人事档案;管理制度;改革;创新

由于人们在人事档案管理上的意识薄弱，导致传统人事档案管理制度在一定程度上存在不完善、不精准的现象，加之人们工作稳定性差，人员流动性大，致使传统的人事档案管理制度无法适应人员变动带来的弃档、扣档等问题，从而直接影响了人事档案管理的综合发展和可信度，降低了人们对其的信任，影响了人力资源结构的优化，这就使得人们不得不考虑人事档案管理制度的改革和创新。

1 当下人事档案管理制度存在的不足

1.1 重视程度不够

在人事档案管理工作中，人事档案管理制度的建立是保障人们信息安全的一个基础。人事档案作为人们从学习到工作等各方面的信息容器，直接体现着一个人在不断的成长中所获得的相关成就及经验。在大多数的人事档案中，档案多以文字、表格等形式的资料存在或者储存在单位、学校或者是生源地教育局，当人们考取相关事业单位或者工作调整时，人事档案便会随之调整到相应的地方，也会随之进行一定的添加，它是依照相关规定和规则进行收集、管理的。在当下社会中，由于行业选择的多样性，人们对于自身档案重视程度明显不够，在人事档案管理制度建立或者完善上也缺乏明显的意识，在认知上存在一定的误差，从而导致了擅自建档等不良问题的出现。加之我国人口不断增加，社会发展给人才发展和人才选择提供了更多的渠道，导致人事档案管理工作开展越加困难，人事档案管理制度的改革和创新越加紧迫[1]。

1.2 “弃档”现象频繁、资料完善更新困难

人事档案制度的不规范导致“弃档”现象成了档案管理中较为普遍存在的问题，这一问题的出现直接影响了人事档案工作发展的前进性。据调查，除了在外务工的学生这一青提，在全国大约有六十五万人的人事档案都有着共同的问题——弃档。从实质去剖析这一问题的关键，便是由于传统的人事档案制度管理与当下市场发展不匹配造成的：在传统的档案管理制度中，档案具有极强的流动性，其与人员的流动有着极大的一致性，在这一特性中，由于档案管理制度的缺陷，極易导致档案在流动途中丢失的现象，从而成为了“弃档”“失档”，这在一定程度上局限了人们工作的发展，对其前景发展也有着一定的不良影响。另外，人事档案的信息更新完善也是一个问题。一是档案流动影响，人员经历与档案信息有着明显的一致性，因此，档案流转期间，人员档案信息修改和更新存在明显不足，这直接影响人事档案的完整性、系统性。二是传统档案发展对内容的影响。传统人事档案内容中，学历、政审方面的内容较多，但是和工作有关的比较少，这就出现了明显的重学历、轻工作经历的现象。然而，由于社会市场发展的需求，人们工作经验重要性越加明显，而传统的档案管理制度已经直接影响了人们的综合价值体现，影响其综合发展和前景，所以，想要改变这一现状，就需要与时俱进，尝试着对人事档案管理制度进行改革和创新[2]。

1.3 信息化水平低

在当下信息化技术发展迅速的社会环境下，信息技术被人们广泛应用到不同的领域，尽管如此，其对于人事档案管理也没有明显的推进作用。在部分地区，人事档案信息化的发展毫不明显，其发展速度较慢，还存在普遍的纸质档案记录、保存的形式，没有完全实施信息化的人事档案管理，未构建起适应社会信息化的人事档案管理信息资源系统，自然而然在信息化档案管理制度上也没有系统、完善的建设。这一问题的出现极不利于人们对档案进行查阅、调看和完善，直接降低了人们对人事档案信息的利用，没有充分体现出人事档案管理该起到的作用。

2 人事档案管理制度进行改革和创新的对策

2.1 加大人事档案管理制度宣传，强化重视程度

在人事档案管理制度的建设中，我们要立足人事档案存在的问题和制度上的不足两个方面，结合人事档案相关法律法规知识，当下市场人员需求类型等，从当下人事档案管理的真实情况出发，充分开展好“线上+线下”活动，利用传统的报纸、电视与微博、微信等新媒体媒介对其人事档案知识进行科普，大力宣传人事制度对于人才资源开发的促进作用，人事档案管理对于人力资源开发的重要性。通过营造良好的人事档案管理与管理制度氛围，来强化人们对自身人事档案的了解和重视，让人们充分立足当下社会经济现状，看清社会市场竞争，认识到市场竞争即为人才竞争，而人才竞争则是通过人事档案来进行对比的。对人事档案缺乏重视的人员和部门，在人力资源开发上不可能一帆风顺，也不可能在激烈的市场竞争中长存，所以要加大对人事档案管理制度的宣传教育，让职工和档案管理人员自觉形成档案维护意识，真正抓实人事档案管理工作的推进，真正从制度上来规范，以制度管档。

2.2 创新认识档案管理制度，构建“统一”“分离”双向协调的管理系统

在人事档案管理中，我们要实现与市场同步化，就要不断创新人事档案管理制度，实现档案制度与管理统一化。一般而言，“统一”是指人事档案有关单位和机构人员进行有效的配合，两者密切关联起来，这样，不仅利于档案管理制度的探索更新，更利于人们人事调动中档案的流动管理。而“分离”则是体现的差别性，这一概念中，旨在将在岗工作人员的人事档案与未在岗人员人事档案进行分开管理，对于在岗工作人员的档案，由其所在岗位部门或者单位进行管理，非在职人员档案，则规整到一个部门进行集中管理。这一方法不仅有效降低了档案管理混杂的风险，也降低了档案“弃档”现象的发生率，使档案管理思路更加清晰明了，也利于档案管理价值的保留。我们在人事档案管理中，只有有效将“统一”“分离”进行融合，创新出双向互通的档案管理制度，才能更加规范档案的管理，才能更好的指导档案工作的开展，更好的保存人事档案独有的“个人”价值性，提升其材料信息作用，助推人才资源开发前进。

2.3 强化人事档案信息化制度建设

信息技术发展给人们生活带来巨大变化，把这一技术运用到人事档案管理中有利于管理制度的探索和创新。首先，我们要准备好档案管理信息化的硬件设施设备，确保人事档案数字化、信息化畅通无阻，然后，坚持问题导向，根据数字化途中存在的不足，建立机制制度，来对人事档案管理进行规范，包括人事档案信息化的设施设备采购制度，整理制度、以及最后的管理制度，形成全面完善的制度，在借鉴先进典型的人事档案信息化管理制度进行完善，补充，建立一套科学性强，规范性强和行之有效的人事档案信息化管理制度，提高人事档案的信息化整理和管理。

3 结语

总之，完善的人事档案管理制度是认识档案管理工作开展的基础，也是人事档案管理工作有效推进的“指挥棒”，我们只有充分探析其在实际工作中存在的不足，总结经验，进行反思，立足社会市场经济现状，才能推进人事档案管理制度的完善和创新，才能使得人事档案管理工作更好地适应社会主义市场经济发展需求，推进人事档案管理发展和建设。

参考文献

[1]赵汝周，赵志英.论档案服务创新的主要方式[J].成都行政学院学报（哲学社会科学），2005，（03）.

[2]张涛，徐雅芳.人事档案管理的新成果[J].兰台世界，2003，（08）.