浅析建立完善的医学类科技查新档案管理机制的意义

摘 要：医学科技查新档案作为医学科技查新工作的重要产物，记载着医学科研活动的信息资源，良好的医学科技查新档案的管理工作是医学类科技查新工作中一个不可缺少的组成部分。本文就查新档案管理的重要性和如何建立完善的档案管理机制进行了初步的探讨，并提出了建设性的意见。

关键词：医学类科技查新;档案;管理机制

科技查新，简称查新，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》操作，经过文献检索与对比分析，并作出结论， 形成查新报告。而医学科技查新档案作为医学科技查新工作的重要产物，反映着医学科研事业发展的历史痕迹，记载着医学科研活动的信息资源，所以良好的医学科技查新档案的管理工作是医学类科技查新工作中一个不可缺少的组成部分。只有建立了完善的查新档案管理机制，才能充分的利用科技查新档案的上述特性，推动医学医疗科研水平的创新和发展。

1 建立完善的医学类科技查新档案管理机制的意义

我国的医学类科技查新工作起源于上个世纪80年代，随着医学科研活动的日益频繁，医学类科技查新工作也取得了较大的发展，为了规范科技查新工作，我国科学技术部于2000年颁布了《科技查新规范》，《规范》明确：“查新机构应做好查新档案的管理工作”并对档案管理工作的开展提出了详细的指导意见。建立完善的医学类科技查新档案管理机制的意义如下：

1.1 记录医学科研活动的历史进程

医学科技查新档案是医学科研活动的真实记载，长时间如实的记录了医学查新机构在查新工作中的痕迹，历年来查新委托人提交的查新项目均能真实的反映医学科研活动的发展历程，对后续的科研活动的开展有着重要的借鉴意义。

1.2 有助于避免课题和资源的重复浪费

查新机构经常会遇见不同委托人提起课题相同或者相近的查新委托，如果建立有规范的查新档案系统，查新机构则可以利用过往的档案进行查重工作，减少科研课题的重复立项和研究，杜绝给社会资源带来的浪费，节省大量的人力、物力、财力。

1.3 对查新机构规范查新工作有着积极的作用

医学科技查新档案是整个科技查新工作过程中第一手、最原始的资料，查新机构通过对查新档案定期的检阅、组织工作人员参照档案进行交流沟通，可以加强对科技查新工作质量的监督，找到存在的问题，进而根据实际情况制定切实有效的改进方法，推动医学类科技查新工作更进一步的发展。

1.4 有利于医学科研现状的分析和科研方向的创新

医学科研人员通过科技查新对其研究课题的重复性、前沿性进行检索和审核，所以医学类科技查新档案最能真实有效的反映每一个学科科研领域的研究方向，前沿的科学技术。只有建立了完整的医学科技查新档案，才能对医学科学研究的方向加以分析，并且有助于查新机构和科研人员建立长期稳定的合作关系进而开展一系列个性化的科研服务，为医学科研的发展和创新起到积极的促进作用。同时，科研决策和管理机构也可以利用查新档案为医学科研明确新的发展方向。

1.5 有利于保证科技查新工作思路的一致性

医学类科技查新档案是众多查新人员工作经验、思路和技术的累积，我们可以把查新档案理解成一个查新知识信息的仓库，在查新过程中会因为查新工作人员技术水平的参差不齐导致检索策略的不同，进而检出的文献差异较大，所以往往一份合格的查新报告，都需要经过反复推敲，多次检索测试才能得到。这种资料及时归档后，将来再遇到类似的课题，查新人员可以从档案中找到参考和借鉴，这样可以确保查新工作开展的连贯性和一致性。

1.6 有助于避免查新机构和委托用户的各种纠纷，维护双方的合法权益

医学科技查新档案是查新工作最真实原始的资料，当查新机构和委托用户发生纠纷时，查新档案凭借其原始的记录性和法律意义上的证据作用，可以迅速化解矛盾，维护双方的合法权益。

2 如何建立完善的医学科技查新档案管理机制

2.1 专人负责医学科技查新档案的管理

由于医学类科技查新档案管理工作的特殊性和保密性，查新机构应明确专职的档案保管人员，并且定期开展职业培训，确保档案保管人员熟悉档案管理工作的具体规定、档案管理的相关法律法规。并严格要求档案保管人员认真履职，严格遵守《档案法》和《保密法》的相关规定，对提出了保密要求的科技查新档案，应严格防止泄密，维护科技查新工作的严肃性。

2.2 规范档案移交的工作流程

查新员应负责收集整理自己负责的查新项目的相关资料，待查新工作完成后，应及时将项目相关的材料移交档案管理人员，档案管理人员在收到材料后，对材料的完整性和真实性进行认真梳理检查，并经查新员和档案管理员共同签字后登记造册存档。这种专人负责，查新员协助的档案移交流程使整个档案管理体系权责清晰。

2.3 医学类科技查新档案的日常整理

对于移交后的科技查新档案，我们应该实行一个课题一份档案归于一个档案盒内的原则，切忌檔案混淆存放，在档案盒侧面应标注科研项目编号，要做好档案标引，标引应该注明：“档案号、项目名称、委托人、委托人电话、委托人单位、查新员、审核员、完成日期”等信息以方便快速的查询和统计。

2.4 应定期开展查新档案的鉴定、检查、筛选工作

为了提高查新档案库的库藏质量，保证科技查新档案的高标准高质量，对于已归档保存的科技查新档案，应该定期开展科技查新档案的鉴定、检查、筛选工作，对于部分已失去保存价值并且超过保管期限的项目档案，应报请主管领导审批进行销毁，并对销毁的档案登记造册。

2.5 查新档案的纸质和电子化管理

按照《科技查新规范》的工作要求：“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。”在完成上述工作的同时，为确保科技查新档案保管的可靠性和容错性，对每一个查新项目相关资料应该进行纸质和电子化两种方式的存档。对电子化的档案，应做好数据的备份工作。

另外，应加大科技查新工作的网络平台的开发工作，档案管理人员应及时将查新项目的信息资料录入到网络平台中，以便对科技查新档案的查找和管理。

3 结语

医学类科技查新档案管理工作是整个科技查新工作中最重要的组成部分，建立和完善相关的管理机制是一个长期的过程，需要各查新机构和查新工作人员充分引起重视，认真摸索工作方法，加强交流工作经验，不断提出创新的工作机制，长此以往医学类科技查新档案管理工作才能迈上一个新的台阶。

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作者简介

汪莉莉（1983-），女，汉，贵州省遵义市人，馆员，本科，研究方向：图书馆信息服务与咨询及查新档案。