浅谈信息时代下档案管理工作的创新

李宏

摘 要：创新是促进社会各项事业发展的重要力量，也是信息时代下做好档案管理工作的根本。目前，随着信息化时代的发展，以往的档案管理方法和模式已经过时。所以，应该对档案管理工作进行改进、优化，充分运用信息技术，使得档案管理工作能够快速发展，信息技术的应用将给档案管理工作带来非常大的便利，比如，减少档案管理工作人员的工作流程、节约工作时间等各个方面，由此可见，信息化档案管理工作的建设对信息时代档案管理工作创新有重要意义。

关键词：信息时代;档案管理;创新

机关事业单位工作的正常运行主要环节在于档案管理工作，随着信息化网络逐步覆盖到社会各个方面，所以，信息技术应用到档案管理工作也非常重要，档案管理信息化通过计算机的电子形式对档案内容进行保存、登记等，减少了纸质档案存在的许多繁琐的环节，提高档案管理的工作质量和效率，为各个机关单位的发展有着积极的促进作用。

1 档案管理的基本内容

档案管理的工作内容是对档案资料、内容的收集和保存，在国家档案事业中，档案管理工作是不可替代的，其具有与服务和政治相关的管理工作性质。所以，档案管理工作不产生财富效益，而且档案的管理是针对各个部门的历史文件形成的。

2 信息化对档案管理工作的影响

1）提升档案储存量。档案管理信息化可以收集更多档案信息，增加档案内存储备。传统档案材料往往是由声像、文字资料等构成，在整理上花费时间长，保存上又非常麻烦占用空间，存储的档案还存在丢失、遗漏的想象，但是档案管理通过运用信息技术可以通过一张优盘或者光盘进行记录档案的内容。

2）科学合理的整理与分类档案。采用先进数字化技术对档案进行编码，不仅能够保持原来纸质文档的顺序，还能够对电子档案进行整理与分类。信息化档案管理减少了传统档案管理中一些繁琐的环节，节省管理人员的工作时间和精力，提高了档案利用率。

3）便于查询档案资料。通过信息化管理，将关键词或者关键字输入到计算机管理系统中，使用人员即可在短时间内查询到需要的档案信息，节省大量的人员精力和时间，并且可以在任何时间、地点对档案信息内容进行查找，非常方便、快捷。

3 信息时代下档案管理创新的路径

1）部分纸质档案的舍弃。由于纸质档案存在一些安全问题，会出现被水淹、被火烧的可能，导致档案的丢失，另外，纸质档案的保存占用空间、需要大量的纸张、浪费时间和人员精力，不便于保存和环保，所以要采用保险的方式对档案进行保存。在信息时代的发展背景下，档案的管理可以运用信息化技术，通过电子形式将档案保存，这样不仅保证信息的内容完整性，而且不占用空间，节省时间，查找答案的途径也便的快捷、简单、方便。由此可见，电子形式的信息化档单管理促进档案管理工作的顺利进行和不断发展。

2）引入配置高的计算机。档案管理部门需要引进高配置的计算机，开发新档案管理软件，保证硬件与软件的相匹配的更新频率一致。另外，由于软件的功能比较复杂多样，人类往往利用计算机对档案信息的进行搜索和检查的时候，经常会出现电脑卡顿、屏幕变黑、系统的硬件出现各种故障等现象，而引进高配置的计算机可以避免这些想象的发生，保障档案信息的检查、搜索的真确度和完整度，和提高信息的质量。

3）开发档案管理软件。档案管理工作人员要针对实际的工作需求，选择合适、合理的计算机软件，并且，在工作过程中，对软件的各项功能要全方面、系统的了解，同时，根据工作的性质进行开发与工作相匹配的档案管理软件，档案管理工作人员要与各个软件企业紧密联系。档案管理的软件开发过程中，为使软件达到最优质的效果，避免出现功能类似的设置，对于用不到的功能进行删除。在软件的功能合并、重置的过程，档案管理人员要与软件的开发人员及时沟通，将对软件的功能需求、操作方法明确表达出来，这样才能做出以人为准的优质软件，更好的为管理人员的管理工作做好服务和基础[1]。

4）大数据技术的引入。现阶段的档案管理软件中存在诸多问题，比如，对于繁琐、杂乱的信息没有办法得到完善的处理和解决，所以，要进行大数据技术的引入，发现和研究大数据技术对信息档案的深远意义，才能提高档案信息的利用率。同时，大数据技术也要引入档案管理的检查、搜索系统中，使档案管理的检查、搜索的效率提高。

5）提升管理人员的信息素养。在信息时代的背景下，信息的交换方式也在不断的更新和发展，与之前的交换方式相比，更加具有先进性。那么，档案信息化也需要不断的改进和创新，需要档案信息管理人员要具备较强的信息素养和信息互联网意识，才能满足时代的发展需求。因为，如果档案管理人员素质低下，即使引用高配置的计算机、开发新的档案管理软件也不能发挥到信息化管理的作用。所以，档案管理人员信息素养的提高，具备使用各个信息化软件、硬件较强的能力是非常重要的因素，对软件的运行、维护成本，工作时间的节省也有非常重要的意义[2]。

6）创新服务机制的。合理化、科学化的管理模式是档案管理工作关键，创建与自身发展条件相符的服务机制。目前的事业单位档案管理领域的现实状况不是很理想，一些单位的管理机制比较死板，不利于档案管理工作顺利进行，各个事业机关单位在档案管理工作中，缺乏创新精神，对于改进档案管理工作的机制不重视，不能正确认识到管理工作的服务价值，導致和其他部门脱轨。由此可见，必须要对档案管理工作进行改进和更新，通过不同的渠道制定合理、有效的档案管理机制，为更好的服务于社会，为各个事业单位的档案管理工作提供便利、实用的条件，促进其快速发展，有着重要作用[3]。

4 信息化时代档案管理的发展方向

随着社会的进步，信息化的方式不断更新、发展，人类需要处理的信息也随之增加，在这样的背景下，档案管理人员的工作变得复杂，增加了档案管理工作的内容。所以，应该运用信息技术的档案管理工作才能有效的完成工作，保证工作的顺利开展和质量，但是，档案管理的信息化有利也有弊，其利在于信息存储量增加，答案内容查找方便，其弊在于存在网络安全问题，网络的安全影响档案的质量。对此，档案的管理信息化不但减少了档案管理工作人员的工作流程，还对档案的安全性的系统有所保障。

档案是各个单位开展工作的重要依据，是促进各个单位发展的关键因素，由此可见。档案管理工作需要极其重视，改变档案管理的方式，将以往的档案管理模式将渐渐被摒弃，要对档案管理工作的管理方法和管理制度进行改进和优化，制定合理的管理制度，促进管理人员顺利开展档案管理工作，将信息技术运用档案管理工作中，实现档案管理工作的简单、方便的工作条件，为各个事业机关单位的档案管理工作减少许多不必要的环节，促进企业的发展有非常积极的作用[4]。

5 总结

信息时代下信息技术对档案管理工作有着非常重要的意义，所以，档案管理工作的创新、改进是关键，对档案管理工作创新需要增加运用电子形式保存档案信息、摒弃死板的服务机制、开发新的档案管理软件、提高管理人员的信息素养、引入大数据技术等全方面进行改善，保证档案信息内容的完整性与准确性，为查找、检索档案内容提供方便和快捷，节约时间、节省空间，才能让档案管理工作在信息时代下实现质的飞跃。为促进社会发展、国家发展起到积极的作用[5]。

参考文献

[1]张慧林.信息时代档案管理工作的创新研究[J].才智，2019（21）：212.

[2]徐雯.浅析信息时代下档案管理工作的创新措施[J].江西电力，2019，43（05）：43-44.

[3]韩知霖.信息时代下档案管理工作的创新措施分析[J].计算机产品与流通，2019（06）：108.

[4]谭明.试论信息时代档案管理工作的创新策略[J].才智，2019（15）：214+216.