事业单位文书档案管理优化途径分析

2019-02-18 06:28张红霞
卷宗 2019年34期
关键词:文书档案管理优化途径事业单位

张红霞

摘 要:在事业单位文书档案管理期间,主要是对包含的业务和员工信息进行全面的记录,以此为事业单位相关工作的实施提供有利的信息帮助,并且此项工作也决定了决策工作的正常开展。文书档案管理作为事业单位管理中的重点内容,本身在国家档案管理体系建设方面起着非常高的效果,能够确保国家档案信息资源的完善性。基于此,事业单位务必加大对文书档案管理的重视力度,有效的创新各种创新方式,加快改革进程。在本篇文章中,重点探究了事业单位文书档案管理优化的基本途径。

关键词:事业单位;文书档案管理;存在的问题;优化途径

事业单位中的文书档案明确记录了单位中的具体发展情况,其属于事业单位运行期间的一项主要依据,从实质上来看,该项工作具备一定的服务性质,并且在我国事业单位快速发展的背景下,相关体系得到了一定的改进,这就要求加大对文书档案管理工作的重视力度,为文书档案的应用提供良好的服务,以此推动事业单位稳定运行。

1 事业单位加强文书档案管理力度的必然性

1.1 可以为人们提供优质的服务

事业单位实质上是为人民提供优质的服务,其在社会运行中起着不可替代的作用。文书档案负责将事业单位中的工作情况清楚的记录下来,其中涉及到了多个方面,分别是资金流动、银行账户管理和下属单位成果等诸多事宜,这些事情在后期工作中会被经常查阅,能够为社会经济活动的开展提供重要的信息,便于更好的查询,以此提升事业单位的工作水平。

1.2 可以为我国事务管理提供帮助

对于事业单位来讲,在开展活动的时候均会采取文字的方式将其记录下来,而且单位内部出现的人员流动现象也是文书档案中的重要组成成分,文书档案有利于為后期工作提供帮助,或者是为上级监督部门检查提供良好的依据。从事业单位文书档案管理情况来看,是采取统一管理的方式分区储存的,工作人员应当每隔一段时间整理一次档案,以免档案损坏,从根本上保证档案的完善性,确保后期查找的时候不会发生纰漏。我国社会经济的运行和完善的事业单位体系是分不开的,其有着重要的意义。

2 对于事业单位文书档案管理期间相关问题的分析

2.1 文书档案管理体系不完善,采取的文书档案管理模式较为滞后

1)当前阶段,事业单位文书档案管理体系还不具备健全性,这是因为该项工作包含的内容非常多,复杂性高,相关人员对其的关注度较低,因此在档案管理制度健全上显得特别懈怠,并且档案没有得到全面的整合,导致诸多资料利用不到位。此种问题严重影响了事业单位档案管理工作效率的提升,根本不利于该项工作得到进一步开展和实施。2)在社会经济不断发展的背景下,信息化水平得到了一定的提升,计算机技术有所改进和优化,其被广泛应用到了各个行业内。可是从事业单位档案管理情况来看,还在使用以往单一的管理方式,甚至是人工录入方式,根本没有依靠新型的技术和设备开展档案储存以及整合工作,致使管理效率较低,工作压力增加,约束了事业单位的良好运行。

2.2 管理意识较弱

在事业单位文书档案管理期间,立卷归档是重要的一个环节,不过在具体工作期间,有关人员的立卷归档意识较低,积极性不高,工作处于被动状态,当收集文书档案资料的时候,只有在档案人员不断催促的情况下才会移交资料,没有做到主动上交相关的资料,使得归档不到位现象普遍存在。另外,在归档过程中,材料胡乱堆放或者是不完整情况也经常出现,这些问题直接影响到了文书档案管理工作的质量提高。

2.3 文书档案管理人员能力有待提升

因为事业单位没有加大文书档案管理工作的重视程度,因此增加了人员的流动性,当选取人员的时候,一般会以薪资较低的临时工为主,可是此种类型的人员缺乏职业责任意识和专业性,再加上没有对其进行相关的培训,因此使得管理人员知识掌握不全面,素质低下,经验不丰富,工作期间经常发生档案信息丢失现象。此外,事业单位尚没有制定完善的激励体系,缺乏工作的参与性,所以档案管理工作一直以来都比较滞后,运行缓慢。

3 事业单位文书档案管理优化策略的制定

3.1 制定健全的档案管理体系

健全的档案管理体系在有利于推动事业单位良好运行,并且还可以为档案管理工作的开展提供良好的依据,因此有必要加强事业单位档案管理制度建设力度。其一,对文书档案工作体系进行完善;在建设工作体系的过程中,需要从事业单位实际运行现状入手,了解到文书档案管理期间包含了各项要求,将工作体系的优势体现出来,为员工提供良好的查询服务,以此提升档案信息的效率。其二,落实文书档案管理监督体系;从监督制度上来看,需要从全方面角度监督档案信息各个环节,强化事前、事中和事后监督的整合力度,增强档案管理人员的保密意识,促使工作稳定开展。其三,构建和档案人员工作相联系的绩效考核体系,明确人员的具体职责,以此确保文书档案管理工作得到高效率的实施。

3.2 优化和创新档案管理理念

文书档案管理在事业单位运行期间占据着重要的位置,要想促使事业单位文书档案管理工作规范性实施,就需要摒弃以往单一的思想理念,引进新型思想,通过转变理念的方式达到事业单位稳定运行的目标。

1)加深领导人员对于文书档案管理工作的重视程度,并且将其和事业单位相关管理体系融合到一起,全面落实各项对策。增强领导的重视力度是实施文书档案管理工作的关键,因此必须有效的转变和优化领导理念。2)全体员工也必须优化理念,从根本上了解到文书档案管理工作产生的作用,凸显出自身在档案管理中的职责,全体员工相互合作完成文书档案管理工作。3)做好文书档案管理方面的宣传工作,相关人员树立正确的工作态度,采取开展会议的方式开展文书资料收集工作,每一个部门可以指派专业性人员收集和整理文书档案资料,以此提升文书档案的完善性,把整合的资料反馈给档案管理机构,帮助档案人员更好的开展文书档案资料收集归档工作。4)严格审核资料,依照档案的具体内容和价值进行储存管理,以此为文书档案管理工作的开展提供良好的帮助。

3.3 创新档案管理模式,提升文书档案的信息化水平

在新形势发展的背景下,事业单位文化档案管理工作也要紧跟时代潮流进行创新,转变以往滞后的档案管理模式,从根本上顺应和满足新形势的发展要求。

1)创新和改进管理模式,事业单位务必强化对计算机信息技术的应用,将相关的信息化技术和信息设备引进到文书档案管理方面,创建专业性的文书档案信息化管理平台,确保档案信息储存和管理等工作均可以有效开展,从而为档案管理效率的提升提供良好的依据,对于信息化管理期间包含的软件和硬件,也需要定期维护和改善,防止出现档案信息泄露问题,从而为事业单位后期发展埋下隐患。2)加大新文书档案的开发力度;对于事业单位档案管理人员来讲,不可以一昧的停留在被动接受文书档案信息的阶段中,必须增强主动意识,延伸和拓展文书档案的收集途径,以此更好地更新信息,提升档案的全面性。3)网络化的来临为文书档案提供了新的管理方式,把文书档案的名称日期等全部输到电脑内,只需要输入关键词便可以找寻想要的信息,或者是采取网络链接阅读资料上的内容,通过对文书档案进行电子化管理的方式来共享文档资料。

3.4 提升管理人员的工作能力

管理人员素质高低决定了文書档案管理工作的质量,两者之间有着密切的联系性。当前阶段,要想推动事业单位改革工作的稳定实施,提升文书档案管理工作的合理性,就需要加大对工作人员技能和素质提升的力度,使其应用专业性的素质技能规范性的开展档案管理的各个化解。

1)定期对文书档案管理人员进行培训,让每个员工均积极地参与进去,明确从培训工作中掌握各项关键点,完善培训制度,提升文书档案管理人员的工作能力和知识点的了解,将培训中学习的各项技术灵活应用到档案管理中,从而满足事业单位的运行要求。2)事业单位除了需要大力提升文书档案管理人员的技能之外,还需要培养专业素养,落实责任意识,增强人员爱岗敬业的精神,同时也将文书档案管理的作用更好的体现出来。

4 结语

从以上论述来看,在事业单位运行期间做好档案管理工作有着重要的作用,要想加快事业单位的运行进程,强化档案管理力度是很有必要的,可是从当前情况来看,我国事业单位尚没有加大对档案管理工作的重视程度,相关人员没有正确了解到该项工作产生的作用,受此种现象的影响,使得事业单位难以稳定运行。基于此,就需要制定完善的管理体系,引进各种新型的管理方式,在提升事业单位文书档案管理效率的基础上促使其稳定运行。

参考文献

[1]赵朝春.事业单位文书档案管理优化途径探讨[J].办公室业务,2019(16):107.

[2]张佩佩.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].才智,2018(27):205.

[3]刘承.对事业单位文书档案管理问题及优化途径的几点思考[J].办公室业务,2018(07):87.

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