中职学校档案管理在大数据背景下的创新探讨

摘 要：随着信息技术的发展，大数据被广泛应用于各类行业，并逐渐成为一种常态。特别是中职学校档案管理工作，充分地发挥信息技术的优势功能，利用大数据的优势进行档案管理的创新，才能为档案管理提供全新的出路，所以，中职学校要积极地利用大数据的背景形势，改革传统的档案管理模式，更新档案管理理念，采用全新的技术，真正实现大数据支持下的档案创新管理，使得中职学校的档案资源得到充分、合理地利用，发挥其信息资源价值。

关键词：中职学校;档案管理;大数据技术;创新模式

新时期是信息技术迅猛发展的时期，在这种形势下，大数据技术得到了发展与应用，特别是中职学校档案管理工作，面对冗余、繁琐的海量信息，在这种形势下，通过引进和利用大数据技术，充分地发挥信息技术的优势功能，才能为档案管理提供全新的出路，然而，中职学校应该如何科学地利用大數据技术，实现档案管理的优化与创新，是一个值得深入思考的问题，需要中职学校强化对大数据技术的认识，积极创新管理模式，这样才能妥善发挥大数据在档案管理方面的优势功能。

1 大数据的内涵与特征

大数据是现代信息科技、数字技术发展的产物，一般指的是大规模的数据，而且已经被深入、全面地应用于各个行业、各个领域发挥着数据支持作用，实现了各个行业的数据化运营、信息化管理。大数据应用过程中体现出以下优势：高度的真实性、客观性，大数据主要是对数据信息的集成，通常来说，数据采集有着更高的质量，同时更加客观、真实，而且通常是大规模采集，其数据类型也丰富多样、种类复杂，具体的数据形态涵盖：文本、图片、视频、音频等，其中个性化数据占据最大的成分和比例。基于大数据这样的特征，将其应用于数据管理工作中则独具优势。

大数据为中职学校档案管理带来了机遇，也使得中职学校面临挑战，大数据的应用提高了档案管理效率，控制了档案管理成本，同时，也发挥了档案的资源性功能，提升了其利用率，然而，大数据也向档案管理提出了全新的要求和挑战，它要求中职学校必须突破传统的档案管理理念，创新以往的档案管理流程，需要档案管理人员具备全新的技能素质与业务水平，而且要不断地吸收和引进先进的新技术，以此适应档案管理。

2 大数据背景下的中职学校档案管理创新对策

1）创建档案大数据平台。大数据背景下通过创建档案信息平台是实现档案管理创新的基础环节。由于中职学校办学历史延长、规模持续扩大，其档案数据信息也与日俱增，对此中职学校要一改传统管理模式，创建档案信息数据平台，或者搭建电子档案管理信息系统等，此信息系统大概涵盖三个层次：平台层、功能层、服务层，其中平台层又大致包括：存储平台、计算平台、多数据中心调度引擎。依托于此信息平台来传达数据、信息，而且进行资源的共享与交流，这样不仅能确保工作效率，也能提高自动化水平。此档案数据平台和信息系统不仅可以对档案信息进行分类，而且能够动态查询文件与档案信息，而且中职学校可以对档案文件定期归档，这样就确保了档案信息的丰富性、充实性与时效性。

2）创新理念，树立资源化理念。大数据时代，档案作为一种信息资源、数据资源也被列入了数据资源库，既然是资源就要发挥其资源性的功能和价值，其服务对象和目标不仅要面向学校，还要面向个人、团体以及整个社会，这样才能体现出大数据时代中职学校档案信息化创新管理的价值和意义。因此，中职学校必须更新档案管理理念，树立资源化、服务化理念，在确保隐私安全、知识产权的基础上将档案作为一种资源、一种信息服务于各类群体，充分地利用档案数据平台系统来定期储备资源，根据师生的需求和意愿来提供数据资源，供应合理的服务，将档案信息数据库作为一个面向不同类型群体的服务资源中心，并借助数据库信息技术来丰富服务项目，拓宽服务渠道，提供全程式的服务，尽可能地发挥其数据资源的服务功效，这样才能真正体现档案的资源性价值。

3）深入新型信息技术的应用。大数据背景下，档案资源主要依托于信息技术、数据技术等来得以应用和发展，然而，无论是信息技术还是数据技术都不是一成不变的，处于不断地变化、发展与更新中，而且不断升级、发展的数据信息技术经过大量的实证研究已经被应用于各行各业，不仅提高了工作效率，而且创造了较大的经济利益。对此，中职学校档案管理工作也要积极地创新信息技术，创新档案管理的技术手段，要时刻关注客观信息科技的发展形势，紧跟时代的步伐。现阶段，大数据时代已经走向“全数据”模式，而且其中的云计算技术也正在深入发展，所有这些创新、发展的现代信息科技都为档案管理创造了有利条件。

4）深入挖掘档案内在价值。大数据技术最明显的优势体现在其能发挥数据挖掘与集成等功能，这就为数据资源的开发、利用等创造了巨大价值，对此需要不断地挖掘档案资源的内在价值才具有实际意义。对此应做好档案数据信息的搜集、整理、归纳、归档、分析等，最终形成一个档案集成数据库系统，从而为提供优质服务打好基础。中职学校要积极地发展升级档案管理流程，适度地引进学校档案信息云服务技术，从而深入地分析、预测、收集与整理档案信息资源，这样才能为全体师生、社会等创造可利用条件、提供全面、到位的服务，这样才能最大程度地开发出档案信息中的价值。

5）制定档案数据工作的科学标准。大数据时代，中职学校档案管理工作稍显复杂、多变，而且信息量浩瀚无穷、信息资源无比丰富，其中覆盖了学生的学籍信息、学校各项活动和教学研究工作信息、学校人事档案等，在这种形势下，有必要制定档案数据管理标准，积极地引进和利用先进的数据信息设备，充分地利用相关软件，制定档案数据工作的相关标准，这其中不仅包括档案数据软件相关管理标准的制定，也涵盖档案库房、不同技术用房温度与湿度等标准的制定。例如：按照科学的规定，档案库房的温度一般应处于14-24度范围内，夏季则要控制在24度以下，合理的湿度范围则应在45%-60%RH。

6）强化档案数据安全性管理。一般来说，大数据支持下的档案管理更加客观、高效，然而，其缺陷在于安全性受到威胁，特别是一些电脑病毒、黑客以及其他网络隐患等的威胁与干扰都可能导致传输至数据系统的档案数据的泄露。为了加快档案数据化管理，发挥数据管理的优势，必须强化档案数据的安全性管理，不仅需要政府出台档案安全管理的标准与规范，也要重点强化对硬盘设备的安全管理，增强档案管理的安全意识，以防外界病毒的入侵。

总之，大数据技术是一把双刃剑，它为档案管理带来了全新的机遇和挑战，面临着大数据这一技术背景，最关键的是要做好档案管理工作，中职学校要积极地利用大数据的背景形势，改革传统的档案管理模式，更新档案管理理念，采用全新的技术，这样才能真正实现大数据支持下的档案创新管理，才能带来预期的经济效益，也才能充分地发挥大数据的技术优势，才能使得中职学校的档案资源得到充分、合理地利用，发挥其信息资源价值。

参考文献

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作者简介

董华（1968-），女，汉族，大学本科，山东青岛人，就职于山东省青岛第三十中学（青岛烹饪职业学校），现任学校档案馆员并负责学籍管理，潜心于怎样才能做好学校档案工作的研究。