数字化技术在房地产档案管理中的运用研究

聂志群

楚雄市住房和城乡建设局 云南 楚雄 675000

新时期，为了提升房地产档案的管理能力，工作人员应该结合数字化档案管理技术，采用合理的档案管理方法，充分发挥档案管理的价值。

一、房地产档案数字化管理的原则

（一）安全性

在房地产档案管理中，为了提升档案管理的效率和实效性，我国开始采用数字化档案管理的方式。如今我国互联网技术发展迅速，房地产档案在管理中可以充分结合互联网。数字化管理技术应用中，应该结合相关的规章制度，从而提升房地产档案管理的安全性，有效地降低各类安全隐患的产生，防止信息泄露或者遗失。房地产档案管理人员应该结合数字化管理技术，定期的学习相关技术，提升房地产档案管理的安全性，只有掌握科学的管理方法才能确保房地产档案在数字化管理中的安全性提升。

（二）便捷性

在房地产档案管理中，结合数字化管理技术，可以有效地取代传统人工管理的方式，提升了管理效率，并且节省了大量的人力资源。在档案查询环节中，可以结合数字化档案查询的方式，打破了时间和地点的局限性，使得档案资料的查询非常方便。

（三）真实性

在房地产档案管理中要提升档案信息的真实性，才能实现档案管理的价值，因此档案管理过程中，结合数字化管理技术，可以实现对档案信息数据的定期分析和审查，当发现信息存在虚假问题，可以第一时间核对，提升了档案信息的真实性，才能确保档案管理发挥最大的价值。

（四）可读性

如今房地产档案都电子档案的形式保存，因此在数字化管理应用中，档案的可读性得到提升。在档案管理数字化管理中，可以对各种文件形式进行转换和压缩，及时的储存下来，有效地防止档案丢失。

二、数字化技术在房地产档案管理中的应用

（一）完善档案的检索和查询功能

在房地产档案管理环节中采用数字化管理技术，可以确保房地产档案管理良好的发展。由于数字化管理技术结合了自动化的检索和查询功能，提升了房地产档案管理的效果，其服务能力也得到很大的提升。在传统的档案管理方式中都是采用手动检索和查询的方式，需要大量的人力，并且浪费很多时间。在数字化管理模式下，只需要输入档案号就可以直接查询档案。档案的检索和查询可以在任何时间和空间进行，提升了档案查询和检索的便利性，档案的利用效果更佳。档案管理人员输入检索的信息，从而对相关的档案进行检索，确定好检索路径，用户可以直接输入当然好，直接查找自己所需要的档案内容，准确的定位提升了档案检索的效果。近年来房地产行业发展非常快，很多房地产企业规模很大，如果还是采用传统的检索方式，那么档案信息的检索效率会非常低，不能满足客户对档案的使用需求，在数字化管理技术应用中直接对各类档案进行编号，将档案信息储存到计算机系统中，再检索起来就非常方便。

（二）提升档案资料的安全性

房地产档案与其他的档案相比具有特殊性，并且房地产档案中的信息具有专业性，因此在档案管理中应该采用专业的管理方法。由于房地产建设的项目非常多，因此在房地产档案管理中会将档案分成非常多个类别，档案资料建立中应该结合不同的项目，在管理中也要对项目进行划分。房地产档案管理中，由于项目比较分散，因此在档案管理上也呈现出分散性特征。各个项目的施工流程不同，因此工作内容存在很大差异。房地产档案管理环节中，各类项目资料非常分散，因此在管理中应该结合数字化管理技术，从而对各个项目的信息进行整合，采用集中化管理的方式才能将所有的档案信息收集起来，有效地防止信息遗漏数字化管理技术的采用结合系统权限功能的设置，可以提升数据信息的完整性，防止信息造假。在工程的各个环节开展中，对权限进行设计，档案的管理可以有条不紊的进行，在一定程度上提升了档案的安全性。

（三）统计分析信息资料的速度和质量

如今房地产行业高速发展，产生非常多的信息，因此在房地产档案管理中应该采用数字化管理技术，才能满足档案管理的需求。数字化管理技术的应用，可以将档案分门别类对档案进行合理的编制，提升档案管理的效率。数字化管理技术摒弃了传统人工管理的弊端，人工档案管理采用纸质档案，很容易损坏和遗失，这给档案资料管理工作带来消极影响。咱采用数字化管理技术，档案信息的安全性可以得到保证。将大量的信息资料进行整合，存储在计算机中压缩的空间，使档案管理工作发挥更大的价值。

三、房地产档案管理中数字化管理技术应用的注意事项

数字化技术应用在房地产档案管理中，采用摄影技术和扫描技术将纸质的信息转化成电子信息，并且保存在计算机中。因此在大管理工作中要形成规范的标准，提升档案管理的安全性。数字化管理技术在带给人们便捷的同时也会产生安全隐患，因为网络环境非常复杂，如果不能有效地管理网络环境，会导致档案资料丢失，给房地产行业带来不良的影响。因此在数字化技术应用在房地产档案管理中，企业内的计算机应该安装各类病毒软件，从而解决档案管理中的安全问题。

结语：

在房地产档案管理中，结合数字化管理技术，可以促进房地产行业的发展。数字化管理技术的优势不言而喻，但是在数字化管理技术应用中，房地产行业也面临一定的挑战。因此，在房地产方案管理环节，企业应该提升数字化管理技术的安全性，不断的总结经验，强化风险管理能力。