信息化背景下的事业单位机关档案管理分析

白图雅 兴安盟科右中旗好腰苏木镇人民政府

一、信息化背景下事业单位机关档案管理的问题

（一）事业单位对于信息化的认识不足

在当前的信息化时代背景下，大部分事业单位在进行档案管理工作过程中，并没有认识到信息技术的重要性，这就使得相关的档案管理工作人员自身缺乏相应的信息化意识，以至于其自身的机关档案管理能力以及管理水平还比较低，其自身在开展机关档案管理工作时，难以满足当下社会时代的发展需求，而且大多数档案管理人员自身还不具备相应的信息技术知识理论与技能，这就使得事业单位在将信息技术应用于机关档案管理工作之中时，由于管理人员自身能力不足导致信息技术难以在机关档案管理工作中发挥出其应有的作用，进而降低了档案管理的工作效率。除此之外，部分事业单位的相关领导对于信息化技术缺乏足够的认识与了解，只是将信息化的机关档案管理工作，简单的理解成利用计算机对机关档案进行管理，而这也只是发挥了信息技术在档案管理工作中发挥的一小部分作用，并没有将信息化的全部作用发挥出来[1]。另外，部分事业单位为档案管理工作配备的信息化设备较为陈旧，对于一些管理软件的选择也不够科学合理，使得事业单位的机关档案管理工作只是流于形式。

（二）事业单位机关档案管理人员缺乏专业性

对于事业单位机关档案管理工作人员来说，其自身所具备的专业知识与技能则有助于档案管理工作的发展，同时也使得应用于档案管理工作中的信息技术能够充分发挥作用，使得事业单位机关档案管理工作能够顺利开展。但是就当前事业单位内部管理人员的实际情况来看，多数管理人员自身的专业素质并不高，其中有些档案管理人员的年龄较大，本身的学历也不高，在利用信息化工具对机关档案进行管理时，也只能使用较为初级的工具或者方法，却无法发挥出信息化真正的作用。

虽然信息化的科学技术已经发展了较长时间，并且跨越了多个阶段，但是相关管理人员自身传统的思维方式以及档案管理方式并没有因此受到转变，对于信息技术也没有较高的重视，只是把信息技术当做机关档案管理的辅助工具，并没有真正的将信息技术融入档案管理的工作。还有一些刚进入事业单位的年轻工作人员，虽然自身具备较高的档案管理专业知识以及基础技能，但其自身是比较缺乏相关的信息化知识的，有些档案管理人员可能具备一些信息化知识，却没有接受比较系统的信息化知识的学习，以至于其自身的档案管理知识以及能力，还不足以适应信息化的档案管理方式，也使得事业单位信息化的档案管理工作难以有效开展[2]。

二、信息化背景下事业单位机关档案管理问题的解决对策

（一）提高事业单位信息化档案管理的意识

事业单位若想使得自身的档案管理工作能够顺利开展，首先就要转变事业单位内部工作人员的传统观念，使得相关的档案管理人员能够认识到信息化技术对档案管理工作的重要性，提高自身信息化档案管理的工作意识，同时对传统的档案管理工作方式进行改进与创新，并融入相应的信息化技术，使得事业单位机关档案管理的工作效率能够有所提高，也使得事业单位机关的档案管理工作，能够适应当前信息化时代的发展趋势。事业单位还要向所有的工作人员普及相关的信息化知识内容，以此加深事业单位档案管理人员对信息化知识的学习，使得他们能够形成信息化的思维，从而进行事业单位机关档案的管理工作。另外，事业单位相关人员在进行档案管理工作的过程中，需要做到统筹兼顾，尤其是在为档案管理工作选择相应的信息化软件以及设备时，一定要考虑到档案管理工作的未来发展趋势，不能使得信息化的档案管理工作流于表面形式，将相关信息化软件以及设备在档案管理工作中的作用发挥到最大，比如利用计算机信息技术为整个事业单位的档案信息建立一个数据库，并分门别类整理好，以此提高电子档案信息管理的工作效率。

（二）提高事业单位机关档案管理人员的业务能力

相关的管理人员对于事业单位机关档案管理工作产生直接的影响，尤其是自身的专业档案管理知识与技能，关系到事业单位机关档案管理的工作效率，因此事业单位要重视相关管理人员自身专业知识技能的提高。若想使得事业单位档案管理人员自身的管理能力及水平有所提高，可以分为两方面进行：首先，事业单位可以通过人才引进的方式招收专业能力较高的人才，以此提高事业单位机关档案管理的水平；其次，事业单位可以通过组织定期的专业教育培训，丰富单位内部管理人员的知识储备，同时事业单位也可以将最新的档案管理知识以及方法加入培训内容之中，以此提高相关工作人员自身的管理水平，进而促进事业单位机关档案管理工作效率的提高[3]。

三、总结

通过上述分析，信息化时代的到来，使得各个行业生产效率有所提高，同时也对各行各业的发展带来极大的推动作用，对于事业单位来说，其自身的机关档案管理工作也需要应用信息技术，以此适应当前社会时代发展的潮流，同时也要对档案管理工作方式进行改进与创新，以此推动档案管理工作的发展。