完善社保档案管理工作的有效措施

张斌

社保体系建设是构建社会主义和谐社会的一项重要内容，健全的社会保障体系是市场经济发展的推进器，也是社会稳定和谐的安全网和减震器。我国社保工作正在向法制化、社会化、规范化、广泛化方向发展。社会保障档案管理工作，是社会保障工作的一个重要内容，也必然需要进行创新。

1.社保档案的特点

社会保障体系是国家通过立法和国民收入再分配，对社会成员由于年老、疾病、伤残、失业、贫困、低收入等多种原因出现生存困难时提供基本生活需要的一系列政策制度。社会保障档案，是指劳动部门、民政部门、社会保障经办部门及相关企业、事业单位，在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社会保障档案， 一般包括劳动就业、社会保险、社会义助三部分。其中劳动就业和社会保险两项专业社会保障档案， 由劳动和社会保障部门主管，社会救助专业社保档案由民政部门主管。

1.1规范性。规范性是指社会保障档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准;二是形成材料的规范，即各类社会保障保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

1.2广泛性。广泛性是指社会保障档案涉及的人员广泛。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民，伴随着我国社会保障体制的改革，我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到农村，最终目标是全社会的所有公民，每个人在办理社会保障时都会形成社会保障档案。

1.3动态性。动态性是指社会保障档案是处在动态变化之中的。每个人在其参与社会保障后，社会保障档案会随着职工工作单位的变动而发生关系转移，各项社会保障保险的缴费情况也会依据职工的工资增减而相应变化，有些社会保障保险项目如医疗保险、住房公积金等还会经常发生支用、给付等情况，这些变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录，社会保障工作的这种动态变化决定了社会保障档案的动态性。

2.当前社保档案管理现状

2.1档案管理不够重视。部分社保管理部门对社保档案管理工作意义认识不充分、不深刻，缺乏一定的管理意识，未严格按照上级部门文件要求开展档案管理工作。同时，缺乏完善的档案管理制度支撑，导致档案管理工作随意性较大，一定程度上影响档案管理工作质量。另外，部分地区的社保档案管理未配备专门的管理人员，而是由其他人员临时负责档案管理，由于缺乏专业的档案管理知识，导致档案管理工作出现较多问题。

2.2档案管理不够透明。受传统管理观念影响，我国社保档案管理工作存在保密问题，公民无法查阅相关文件，有时即便能够查询也受到较多限制，档案管理工作这种不透明性，严重影响参保人员的积极性，给社保体系的长远、健康发展造成较大负面影响。同时，当前信息技术发展迅速，借助信息技術提高社保档案的共享性能充分挖掘其应用价值，然而社保管理部门认为社保信息并非属于公共资源，不注重与其他单位的信息共享。另外，部分社保档案管理人员信息专业水平不高，仅会一些简单的计算机操作，高素质人才较为缺乏，一定程度上影响社保档案共享的实现。

2.3档案管理不够系统。当前我国社保档案管理部门较多，职权划分不明确，一定程度上影响档案管理工作系统性，给社保档案管理工作的开展造成阻碍。例如，社会保障中心负责管理保险资料、医疗资料、养老资料等，而民政部门负责对居民最低生活保障资金的管理。档案管理工作较为分散，严重影响办事效率，尤其需要借助社保证办理其他业务的公民，往往多次往返管理部门之间，甚至还会遭遇“踢皮球”的不良状况。

3.完善社保档案管理工作的有效措施

3.1加强宣传，加大投入。在全社加大社会保障档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保障档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会保障档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会保障档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保障档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社会保障档案工作创造良好氛围和有利条件。

3.2完善管理机制。理顺社保工作管理机制，尽可能将社保的职能工作，集中在一个职能单位完成，即实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一管理，推行一条龙式的服务模式，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保障档案的集中管理，充分体现社会保障档案的人本性特点，实现社会保障档案“记录一生，服务一生”的管理目标。

3.3大胆创新，开创新的管理模式。在以人为本的指导思想下，树立档案为人服务的新观念，努力开创新的管理模式。如长春市社保局建立了退休人员档案管理中心，解决了退休人员的养老金发放、社会保障档案管理问题;南宁市推出了社会保障档案托管服务。这些新的服务形式的开创，进一步推动了社会保障工作社会化的进程，使社会保障档案的管理不再依赖于企业，使职工不再为企业的破产和自己的退休而担心社会保障档案的管理问题，同时也给社会保障档案管理带来了新的活力。

3.4加强制度标准建设，实现规范管理。大力加强社会保障档案的科学化、规范化、标准化和制度化建设，实行科学规范的管理。加强对社会保障档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社会保障档案管理规范，努力促进社会保障档案信息资源的整合与共享，提高社会保障档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。

（作者单位：164321黑龙江省红色边疆农场社会保险事业管理局）