人事档案的重要性及其问题措施探讨

袁萍

摘 要：人事档案管理工作具体来说就是解决个人基本信息保存和在关键时刻提供重要信息为社会实践内容如何科学记录的一种方式，也同样是人力资源管理所必要的程序。随着信息化时代的来临，特别是人事制度不断的在探索中寻求着改革之路，众所周知的在技术创新的大环境下，档案的管理过程也应有相应的改进，传统的人事档案管理工作在各方面都存在着或多或少的小问题，要想社会进步就要对档案的管理有必要的改良，同时在档案管理中存在的或多或少的难题也应想办法解决。

关键词：人事档案；存在问题；对策

参与到各种社会实践活动会最终在人事档案中有所展现。从小到大的学习阶段、工作经历、各种奖惩等都会记录。人事档案的主要功能有以下两点：我们出国或者是去香港澳门等地需要的通行证都需要有关部门根据人事档案审查办理；提供婚姻状况证明；非本市人民办理临时身份证明也离不开人事档案。对所在单位而言，单位可以为职工办理职称的申请；依据档案的相关信息来确定退休年龄；对高危行业的从业者相应的有提前退休的福利也是从档案信息中识别认定的；职工应享有的社会福利也是依据人事档案代为办理；在特殊情况下为职工出具相关证明。拥有一份详细无误的档案信息是选拔单位录取和挑选人才的第一印象。

1 人事档案现存的一些不足

人事档案记录着我们从小到大走过的重要的每一步，以及阶段性评语，我们的思想觉悟、奖惩记载等。他关系到我们的切身利益。市场大环境在改变，社会进步对人事档案的要求也在提升，劳动力市场形势的变化也对人事档案信息的重视程度也在加强。

1.1 社会进步需要人事档案管理制度共同发展

现在普遍实行的人事档案管理制度还处于转型期，管理规则大部分还是遵照以往旧办法，却似乎又有想革新的想法。人事档案一直的管理模式都是档案随人走，这不仅仅限制人才引进，而且阻碍着人事档案工作进行的步伐。随着大学生就业形式的变化和用人单位代办理人事档案制度的推行，毕业生学籍档案的管理工作，一些部门仍然无法放弃熟悉的传统人事档案模式，其中，也不乏一些利益因素的驱使，档案管理职责还是没有完全具体划分开来，依然存在有争执的地方。

1.2 企事业单位管理人事档案存有误差的问题

随意不加考证的记载档案信息，导致使用档案资料时漏洞百出。更为夸张的是单位人员的出生日期、籍贯、学习阶段等时间都与证明文件不相符。现在有些私企并没有将建立档案信息当做是一件正事来办理，不会特意为新进职员建档，有的还会随意修改工作履历，直接后果就是给劳动保障部门办理相关手续造成困难。

2 完善人事档案管理措施

2.1 落实管理的根本方针

单位应该重视人事档案管理的工作，单位领导班子不应该有类似认为人事档案的管理就是机械的登记、归档、保存等枯燥程序， 这样一个误区导致我们不够看重人事档案的管理，平常也只是敷衍检查抽调档案，并没有具体的实施管理办法。 人事档案管理实施办法应作为一项重要议程拿出来大家交流，如何高效真实且具有极高的参考价值存在；是否有必要设立专门的人事档案管理部门来系统规划分配以及后续管理和监督又应该如何进行等，这些都是我们看重人事档案所必须要考虑的问题。

2.2 规范人事档案管理

人事档案中包含的信息繁多，倘若分类过于具体又会事倍功半，但若是分类模糊又达不到人事档案管理的真正目的，因此科学的管理也是很有必要的，并且是需要一定的规则约束下有序执行，否则就会像无头苍蝇一样无从下手。这时拥有一套安全系统的保密制度就显得尤为重要，档案信息关乎单位的机密，也涉及到个人隐私，所以妥善保管人事档案重中之重。 第二点是保证初始资料的完整性，以防损失，为用人单位提供一份真实有效的人事档案，可以让用人单位及时迅速的筛选需要人才。第三点是辨别人事档案信息的真实性，完善档案信息。人事档案是由一条条社会经历所构成的信息资料，管理人员需要对每一项信息做到有迹可循，确保材料完整，确保人事档案准确无误。第四点是制定档案核准制度，有周期性的核对档案信息，对不满足归档要求的档案信息要及时退回修正。最后是要进行有序的后续工作，例如档案传送、档案查询记錄、档案修改等。在传送过程中难免会有档案信息的泄露隐患，应建立严格的保密制度，本人携带是绝对不能被准许的，同时，档案管理专员要做好资料统筹工作，对档案室保存信息的数量、人事档案材料收集增补、存档、使用以及档案室硬件设备情况进行规划， 做到有条不紊。

2.3 改进人事档案管理设备

要让人事档案管理设施更人性化更符合单位管理体系，一方面是要建设一间防火防潮的坚固档案室，最好档案室内有基本的辅助设备例如空调、去湿机、灭火器以及重要的密封档案柜， 时不时的对档案室里环境进行检测，看是否符合纸质材料保存要求。 另一方面也要看单位资金储备，合理将资金分配给各个设备。现代化设备已经到了可以利用一条指令就操作大量信息的程度，降低对在使用纸质档案资料过程中的损耗，有效利用人事档案，帮助档案管理人员摆脱传统方式的枯燥，对人事档案的可行度大大提升， 提供的人员信息也尽可能的准确无误且详细。

2.4 提高档案管理人员的职业技能

人事档案管理工作是一项繁琐并且是集服务与保密为一体的技术性工作，人事档案信息可以证明一个人从上学到工作的每一步，记录着任职过的每一家单位，细致到每一个工作岗位。可以说是用人单位分配岗位的首要标准。人事档案的相关内容还涉及到很多和我们自身利益相关的，例如住房公积金、退休制度、下岗待遇标准等国家实行的福利政策。同时诸如出国旅游、出国游学、办理签证甚至是在单位中的领导干部选拔都离不开人事档案信息的证明。因此，培养一批有责任感和使命感的职工从事档案管理工作是首要条件，时刻关注政府部门对人事档案管理的政策要求，并带领本单位的相关管理人员积极响应以便更好的管理人事档案，以便人事档案能够顺应大环境对人才的需求。

在我们社会未来发展过程中，人事档案一直是作为一个必不可少的组成部分记录我们走过的每一步，书写着人生的每次重大改变。社会在瞬息万变中谋求着发展进步，我们也会顺应时代潮流积极探索人事档案管理的有效方案，争取将人事档案的价值发挥到极致，不断完善人事档案管理工作，给人事档案工作投入新的生命力，社会的全面发展也必将朝着美好的方向前进。

参考文献

[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].中小企业管理与科技，2009，34.

[2]李玮.对高校人事档案整理的几点思考与设想[J].山东教育学院学报，2009-08-01.