试论文书档案的科学化管理

付丽君

摘 要：档案记录着社会以及单位发展的全过程，现阶段，文书档案管理模式出现了很大变化，其管理水平的提升，可以确保文书档案信息的有效性和准确性。本文根据以往工作经验，对文书档案管理工作中存在的问题进行总结，并从文档的一体化管理、文书档案的信息服务观念、利用现代化科学技术管理文书档案、提升文书档案管理人员的个人素养四方面，论述了文书档案的科学化管理方案。

关键词：文书档案；科学化管理；信息服务观念

站在实际发展角度来说，现代文书档案管理模式出现了很大变化，一些新型管理模式的应用，可以进一步提升文书档案管理水平，确保档案信息的有效性和准确性。另外，由于科学技术的不断发展，基于计算机的文书档案处理形式应用越来越广泛，各个单位可以根据目前发展形式，对文书档案管理提出新的要求，从而为后续工作提供新的参考依据。

1 文书档案管理工作中存在的问题

首先，领导对文书档案管理工作认识程度不够。在部分单位发展过程中，领导人员并没有对文书档案管理工作提高重视程度，对其内容理解也显得不够全面。在他们眼中，档案管理就是做好收集、保存和归纳即可，只要档案管理人员协调好文书档案即可，以备不时之需。也正是由于这种错误观念的引导，阻碍了文书档案管理工作的正常开展。其次，各个部门文书档案管理工作配合度不够。归档工作需要从各个部门之中收集相关资料，有些部门只是为了自己工作的方便，并不愿意将文书档案资料交到档案部门进行统一管理，进而导致相关工作进展缓慢，不利于相关工作的顺利进行。最后，文书档案管理措施不够规范。很多单位存在文书档案管理规范程度不够问题，主要体现在卷宗分类、案卷名称不规范等内容上。除此之外，文书档案检索效率不高等问题普遍存在，而且很多单位检索方式以人工为主，工作效率明显不足。

2 文书档案的科学化管理方案

2.1 文档的一体化管理

在之前管理工作之中，文书处理和档案管理一直是不同管理部门负责，而且档案管理只能由档案部门执行，由于二者的分开管理，参与其中的工作人员也不同，很容易出现档案管理问题，对整个管理效率产生了重大影响。随着社会的不断发展和进步，文档一体化管理逐渐将传统管理模式取代，该种管理模式主要是将传统管理上的文件处理以及档案管理结合到一起，并形成一个整体，从而实现文书档案的有效管理。所谓文档的一体化和科學化管理，就是将公文处理和档案结合到一起，统称为文书档案，确保文书档案可以获得更加有效的管理方案[1]。

2.2 文书档案的信息服务观念

在现代档案信息传播过程中，很容易受到经济市场和信息社会的双重打击，各个档案部门在日常工作开展上，一定要突破传统思想束缚，对观念进行更新，提升档案信息的开发和利用。另外，站在现代社会公众角度来说，信息获取不再满足于单纯的档案管理部门，需要实现更高程度的社会档案信息资源共享。因此，在档案管理水平提高的同时，还要通过现代科学技术的充分利用，实现文书档案信息服务工作的全面完善，并对其中一些信息共享机制等进行深入探索，寻求问题解决对策，让整个文书档案管理显得更加科学化，最终实现文书档案资源共享。

2.3 利用现代化科学技术管理文书档案

近年来，随着我国科学技术的不断发展和进步，现代化计算机网络技术开始在生活之中得到应用，让文书档案管理模式从传统手工操作向现代化方向转变。现阶段，文书档案存储方式也出现了很大变化，之前主要以纸质形式为主，现在基本上全部变成了电子信息管理模式。另外，在文书运行、传输等环节上，与办公自动化设备连接在一起，对文件进行系统性起早和修改，还能实现统一登记，而且上述一系列工作均可以利用计算机进行处理和操作。由于传统纸质档案整理工作显得日渐复杂，劳动强度也较大，倘若能够对计算机进行应用，会让文件整理工作变得更加迅速、有效。整体来看，通过此项改变，计算机管理优势可以充分展示出来，还能降低文书档案工作人员的主体工作量，让文书档案管理工作显得更加科学。

2.4 提升文书档案管理人员的个人素养

现阶段，我国文书档案管理队伍中存在很多问题，各个工作人员自身知识结构过于陈旧，没有对现代计算机网络技术进行深入研究。想要确保文书档案管理效果，工作人员必须对专业知识进行熟悉，同时也要获得一些管理人才。文书档案管理工作之中的服务对象选择显得十分重要，应具备较强的专业性。因此，档案工作人员除了具备专业知识之外，还要对管理技术和职业素养进行深入性强化，确保文书档案管理工作的精准程度。具体来说，文书档案管理人员需要具备以下优势：首先，应具备较强的职业素质，通过责任意识和服务意识的强化，让工作人员可以主动参与到文书档案管理之中，提升其工作主动性。其次，强化对具体服务对象的宣传力度，做好文书档案使用效果反馈工作。通过上述工作的开展，管理人员便会意识到该项工作的重要性，在工作中不断完善自我[2]。

3 总结

综上所述，在新的管理模式以及计算机技术作用下，让文书档案管理显得更加科学。也正是由于上述原因，为文书档案的科学化管理实现奠定了基础条件，在确保管理效率的同时，让文化档案管理走上了科学化道路。现阶段，各个单位可以通过文书档案管理的一体化和现代化，提升文书档案资料的实用价值，为单位后续发展提供基础条件。

参考文献

[1]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风，2018（35）：263.

[2]李蓉晖.以评估为契机加强民办高校文书档案管理[J].遵义师范学院学报，2018，20（06）：168-170.