新时期图书资料档案信息化管理的优势研讨

杨晓闻

摘 要：在当前社会背景下，随着我国现代信息技术水平的不断提高，这就为我国图书馆档案管理工作带来了新的机遇与发展机会。现代信息技术能够有效提高图书馆档案信息化管理水平，不过当前图书馆档案信息化管理中，也存在着一些不足之处，这严重影响了图书馆档案信息化管理工作的正常和健康发展。本文主要分析了加强新时期圖书馆档案管理工作的重要意义以及当前图书馆档案信息化管理所遇到的问题，并提出了合理有效的解决对策，希望能为新时期图书档案信息化管理带来一定的帮助，文中存在的不足之处，还望大家多多包涵。

关键词：新时期；图书资料；档案信息化管理

在新时期下，随着我国科学技术的不断发展，过去的图书资料档案管理模式，已经难以满足人们的需求。过去的管理观念比较陈旧、管理意识较为淡薄，这严重影响了管理质量和管理效率，因此加强图书资料档案信息化管理优势的分析，并及时解决图书资料档案信息化管理中存在的问题，能够为未来图书资料信息化管理的有效发展提供一个帮助。

1 新时期加强图书档案管理工作的意义

1.1 有利于更好的对图书资料档案进行保存

图书资料档案的管理是一个庞大且复杂的工作，现在众多有用的信息都储存在图书资料中，因此加强对图书档案资料的有效管理，才能更好的发挥出图书资料的真正价值意义。而在新时期下加强图书资料档案的信息化管理，能够使得资料发挥出自己最大的价值，所以信息化管理能够加强对资料档案的归档与保存。

1.2 能够有效满足使用者的需求

将图书资料档案实现信息化的管理，能够及时有效的满足使用者的需求。我们在加强图书室的档案信息化管理的时候，是要对电子档案和电子文件进行有效的分类和管理，并对电子档案和电子文件进行妥善的保管，通过时间的积累和资料的积累，能够使得我们保管的资料成为一项有用的资源，而使用者在使用过程中会觉得非常方便，那就发挥出了图书资料档案的使用价值。

2 新时期下图书资料档案信息化管理的优势

2.1 有效改善的资料保管的方式

在过去的图书资料保管和节约过程中，管理人员需要及时记录图书资料的借阅信息，并及时的回收资料，这就显得比较麻烦和臃肿，而通过信息化管理后，可以使得对资料原件进行有效的保护，防止原件资料的丢失和损坏。这也就避免了重要资料出现加剧损失的情况，因此图书资料档案信息化管理有效的改善了资料保管的方式。

2.2 有效地节约了物力资源和人力资源

将图书资料档案实现信息化管理，能够将管理人员从繁琐的工作中解脱出来。信息化管理主要是通过计算机开展图书馆里资料，这非常的节约管理人员的时间，提高了他们的工作质量和工作效率。在过去要改动档案信息的时候，需要非常的费时间，工作人员需要找到档案并进行一一整改，而现在则不需要现在管理人员只需要通过计算机输入简单的指令，就能够完成以前复杂的管理工作，这也大大降低了人为失误，有效地利用了人力资源和物力资源。

2.3 促使图书资料档案的有效利用

通过图书资料档案信息化管理和管理人员对电子文档以及电子目录可以进行及时的分类与归档，而使用者在使用的时候，通过简单的检索资料就可以完成对相关资料的查找。这就好比过去一一查找资料的时候，节约了时间。借阅者在进行检索资料时，仅仅需要输入相关的关键词，即可完成相关资料的查找与阅览，这为使用者带来极大的方便，促使更多的使用和使用图书资料档案，这提高了图书资料档案的使用率。

2.4 能够发挥出图书资料的公共社会效应

再将图书资料实现信息化管理后，可以将相关的资料进行数据的整合，将过去的纸质文件整理为电子资源，并通过网络数据平台，实现资源社会共享，实现资料的社会公益性。这种模式打破了过去图书资料使用的时间和空间限制，使得使用者可以根据自身的需求随时随地的使用各类资料，实现了资源的流通与共享，充分发挥出了它应有的价值。

3 实现图书资料档案信息化管理的有效措施

3.1 加强图书资料管理人员的信息化水平和意识

要想实现图书资料档案信息化管理，这就需要加强图书资料管理人员的，信息化思想转变。要让资料管理人员树立信息化的管理理念，而相关部门也要加强对管理人员的培训和教育，要提高相关管理人员的信息化操作能力与管理水平，从而实现，图书资料档案信息化管理。

3.2 相关部门提供专项的资金支持，改善档案信息化管理的环境

为实现图书档案管理，信息化的工作正常和健康发展，就需要相关部门为其提供相应的资金和技术支持。首先图书档案管理工作中，需要引进先进的计算机和扫描仪，这是为电子档案的科学有效管理提供必要的技术支持，满足大量复杂的档案管理工作需要，再者还需要建立相应的档案信息管理系统，加强档案信息的网络安全建设，要注重对具有机密性的档案文件的保护防止不法分子利用网络漏洞来窃取相关的档案信息，危及国家安全。

3.3 加强是图书资料共享，实现相关资料、资源的有效整合

信息化管理的主要内容就是实现图书资料的共享。在过去很多的图书资料都是实行分类管理，这就导致许多图书档案资料出现了重复采购的情况，不能充分发挥出图书资料的社会效应，这就需要相关部门通过有效的整合实现图书资料的有效利用和共享。比如各大图书馆和相关的档案部门要加强合作与交流，要实现它们之间的资源共享与资源传递。而相关部门也可以发动群众捐赠图书捐赠相关的资料资源满足公众对于知识和信息的需求。

4 结束语

总之，随着现代信息技术的不断发展，社会已经逐渐进入信息化。在新时期下，人们对于信息的需求也在与日俱增。所以加强图书资料档案管理信息化一定要及时落实到位。相关部门一定要完善相关的数据库，加强网络平台的建设与安全维护，实现资源的整合与共享，为更多的人民群众提供更好的资源服务。而信息管理人员也要及时学习先进的网络技术和信息技术，满足自己工作的要求，发挥出图书资料档案的社会效应。

参考文献

[1]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版），2006年01期.

[2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2010年01期.

[3]罗平.当前文献信息资源共建共享的若干问题[J].国家图书馆学刊，2010年02期.

[4]赵淑英.档案信息化管理的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2011年03期.

[5]孙锡萍.档案管理信息化建设的保障措施和具体方法[J].今日科苑，2010年10期.