如何加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的思考

韩姗珊

摘 要：现阶段，随着我国办公网络技术不断发展，也就表示目前管理工作水平将不断发展，能够为我国文书档案的管理和文秘工作的落实提供相对良好的环境，让这两者趋于一体化。对此，本人主要针对加强文化档案管理工作和文秘管理工作一体化进行了相应的探讨和分析，并提出了相对应的思考和见解，希望能不断提高我国的行政管理工作水平。

关键词：文秘工作；文书档案；管理工作；一体化

目前，档案电子化、办公自动化有利于进行文书档案管理工作和文秘工作，但同时也带来了很多风险和挑战，文秘工作的内容和表现形式都发生了很大的改变，对文秘工作人员的要求更高。把文书档案管理工作与文秘工作互相融合能促进文秘工作的发展，本人就从加强文书档案管理工作与文秘工作的一体化领域展开分析和研究，希望能给大家提供一些有用的借鉴。

1 文档一体化之间有内在联系

文秘工作和档案管理联系是十分密切的，他们两者之间相辅相成。高校档案管理是开展文秘工作的重要工具。档案管理与高校文秘工作联系密切，档案管理是影响高校文秘工作的是否能够顺利的开展的关键因素，其中具体表现在以下几个方面：一是部分高校档案管理为文秘工作的顺利开展提供更加方便的信息查询服务，这实际上也是提高档案管理工作能够更好地实现的一项非常重要的任务，这能够在一定程度上对档案管理工作的质量与效果进行检验，这种服务功能是贯穿于档案管理工作的始终[1]。我们从文秘工作的角度来讲，在为领导提供有效信息、制定起草文件讲话等多项工作中，能够联系到高校已有档案的学习与查询，档案室中一般会保存大量的各种相关档案资料，我们通过档案管理数据库，利用关键词检索等方法，能够在大量的资料信息中选择更加合适的檔案资源，在为文秘工作的顺利开展提供了丰富的资料的同时，还能为文秘工作的开展提供更加便利的查询途径，为提升文秘工作的质量与工作效率奠定坚实的基础。

2 目前档案工作和文秘工作衔接方面存在一些问题

第一，编号不够规范。分类不准确、登记不及时将会造成公文编号上出现一些不必要的问题，比如一些重号、漏号等一些乱号情况的出现，既不符合立卷归档的要求又影响了公文的质量。并且附件不规范，版面记录不全。我们在日常档案管理中经常遇到归档文件主题词的或自拟自编或选用不够准确，这样我们就无法用简便的途径给文件归档拟写案卷标题。很多“附件”字样标识不够恰当，不够准确，比较难统一的是附件和正文的序号、名称，这样就会对公文的规范立卷和归档产生不好的影响。公文用纸几乎不怎么在克度上严格要求，如果用纸不达标，装订不规范，再加上纸张耐折度低并且质量很差，在很短的时间内就逐渐变黄。如果纸型大小不规范，那么即使是同一型号的纸，有时大小也不相同。在印刷装订的过程中，公文的美观性、严肃性和文书档案的完整性受漏页、掉页、压字、钉脚不齐等的影响。

第二，部分会议记录和草拟公文用了容易褪色的墨水、笔种和纸张后字迹不清晰。部分部门收集文件材料时没有按照相应的归档范围，仅把手头文件经过简单的加工和处理就交给领导，上级机关的文件归档积累过多是因为部分员工只想着一些文件和资料放在周围非常方便而没有考虑到档案的长期利用和保管造成的，该归档的文件材料无法实行统一集中管理，完整的存档文件和资料的清晰度在这一环节中显得尤为重要。

3 文秘工作和文书档案管理工作一体化的相关建议

第一，提高员工的管理能力，培养文档相关人员树立管理意识。提高这两个部门相关工作人员的管理意识能够避免文书档案管理工作和文秘工作出现一系列问题，要想保证档案管理质量，就必须培养这两个部门相关员工的管理意识。在完成本部门工作项目之后再深入了解其他部门的工作，培养自身工作意识，更好地将这两种工作相结合，使文档一体化管理工作更加规范。将文档智能化、工作信息化的管理进程的速度加快[2]。文秘人员要经过充分的学习，了解文秘与文公关的相关内容，并且还要对秘书学、现代学的方式和原理有一定的了解，不断提高自己的写作能力，为进行秘书事务、文书任务奠定坚实的基础，提高新闻写作、文学编辑、文章写作的能力，并且还要提高公关能力，更好的开展文秘服务、公共关系、信息宣传、日常办公管理等项目。因此，相关产业的领导应该抓紧时代的发展规律，努力让相关的管理工作向时代化方向迈进，也就是紧跟时代的发展潮流，创立创新新的技术手段，对管理模式进行相应的改造，让文秘工作和文书档案管理工作一体化保证充足的发展动力。还要创立创新文档管理媒介，这就需要相关单位充分发挥互联网等高端技术的优势，在这一媒介中单位内部员工要提高迅速搜集所需要的相关资料的能力，领导要合理设置文件资料，借此方便领导查询相关信息，提供多个功能的版块，让文件管理工作逐渐信息化和现代化。文档管理工作是极其重要的，要增加与一些单位之间的和沟通和联系，共同分享工作中所需的数据资源，提高数据资源利用率，加快向数据工作信息化的方向迈进，使文秘工作和文化档案管理能够紧密联系起来。

第二，培养质量意识，强化公文全过程的管理任务。首先，相关员工们应该要有很强的质量意识，提高在公文的编制、制发、归档等工作的质量，规范公文。详细全面地了解公文的要求、格式等，减少错误的出现，高效地进行档案管理任务。

第三，加强公文的标准化建设。实现这两种工作的一体化要以注重日常工作的标准化为前提。只有这样公文归档、管理、使用等过程才能更加方便，减少不必要的麻烦。

第四，文书处理的最后一个步骤和档案工作开始的起点都是强化文秘工作中的文书立卷任务。所以说文书立卷在这项任务中至关重要，只有把它处理好了才能更快的实现文档一体化[3]。

综上所述，信息技术能更好的利用和管理电子档案，有利于创立创新完善的技术保障制度，但是它也有一些弊端，比如说，电子档案信息更加的不可靠真实等。要想实现机关文秘工作和文书档案管理工作“一体化”管理，必须要强化“文档一体化”管理，强化“全过程管理”工作，树立质量意识，优化队伍结构，满足人文需求，多渠道地进行业务教育，更新业务知识，提高综合素质，创新工作机制，形成良性互动的行动路线等，以上，从多方面分析探讨了加强文秘工作与文书档案管理工作文档一体化的措施和建议，相关单位发展文秘工作与文档一体化管理的措施还有很多，相关人员要在今后的工作中与其他部门加强交流和沟通，更好的促进文秘工作与文书档案管理工作的一体化的发展，例如：创立创新文档一体化模式，维护相关系统，建立高质量的数据库等等。

参考文献

[1]胡娜.浅析如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].商情，2017，15（11）：211.

[2]杨彦杰.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].长江丛刊，2016，16（24）：174-174.

[3]贺明霞，潘雪亮，路富强.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].工程技术：文摘版，2016，29（7）：00189-00189.