事业单位文书档案管理与利用探讨

黎顺英

摘 要：作为事业单位历史发展进程与各方面活动住息真实记录的文书档案，文书档案在事业单位中占有重要地位，一直是事业单位开展其它相关工作的依据和基础。所以事业单位必须高度重视其文书档案管理与利用工作，以通过科学的文书档案管理与有效的利用，进一步促进事业单位的良好发展。为此本文在概述文书档案管理内涵和作用基础上，全面分析了目前我国事业单位文书档案管理与利用中存在的问题，同时提出了加强事业单位文书档案管理与利用的有效对策，以供相关人员参考。

关键词：文书档案管理；内涵；作用；问题；对策

近些年来，随着我国事业单位的改革、计算机技术的发展和互联网的普及，事业单位对档案管理工作要求越来越高。而文书档案作为我国事业单位档案管理的重要内容之一，更是备受事业单位领导重视。如何从事业单位自身的实际状况出发，做好事业单位文书档案的管理与利用工作，从而充分发挥事业单位相关文书档案的实际价值，满足事业单位的实际工作需要，正确引导事业单位的顺利发展，已经成为困扰许多事业单位相关领导的共同难题。

1 事业单位文书档案管理的内涵的作用

事业单位文书档案管理主要是指事业单位将其发展过程中的一些诸如会议记录、总结报告、工作计划、通知以及重大事件的决定批示等相关资料通过文书的形式，科学分类与存储起来，以方便在必要时查阅与参考。事业单位文书档案管理工作对于促进事业单位的发展具有重要用用。一方面，它是事业单位档案管理工作的分支，文书档案管理的科学高效进行，也从根本上确保了事业单位档案管理工作的系统性、完整性与规范性。另一方面，事业单位的文书档案一般是分散存在的，这样十分不利于其日后的调阅与参考，同时在零散状态下，事业单位文书档案的价值也容易被忽略。而通过文书档案管理工作，一系列的文书档案被相关工作人员一一搜集与科学的分类整理，这样文书档案的自身的价值更易显现，其对事业单位的促进与推动引导作用更易被全面发挥，而整个事业单位档案管理工作的质量也在无形中得以优化[1]。

2 事业单位文书档案管理中存在的问题

2.1 事业单位对文书档案管理工作缺乏足够的重视

目前我国许多的事业单位领导受自身的文化知识、工作阅历、个人眼界等的影响，对文书档案的认识有限，根本没有认识到文书档案管理对于事业单位的重要作用，所以他们对文书档案管理工作也缺乏足够的重视，片面的认为文书档案管理工作是一项重复的机械性工作，工作人员只需要将相关资料收集保存即可。所以他们既没有设置专门的文书档案管理机构，也没有为文书档案管理工作提供专项资金划拨，并且在日常工作中很少会积极主动的配合文书档案管理人员的资料收集工作，这些都无形中加大了事业单位文书档案管理的难度。

2.2 文书档案管理的信息化水平与安全性都有待提高

众所周知，与纸质档案相比，电子数据档案更易保存，且携带方便，不易损坏，在计算机技术和互联网高度发达的今天，档案信息化管理已经成为档案管理的主要发展趋势之一。但是就我国事业单位的文书档案管理工作的实际状况而言，由于相关单位领导对它的重视程度普遍不高，事业单位在文书档案管理工作的人力、物力与财力投入都较少，所以很多事业单位在文书档案电子化管理方面所需的计算机硬件设备与软件设施都较为缺乏和落后，整个文书档案管理工作的信息化水平较低，这样其相关的电子档案数据安全性就得不到保障，非常容易遭受网络黑客的恶意攻击，从而影响事业单位正常工作的开展。

2.3 文书档案的利用率较低

文书档案管理是一项技术性工作，它对相关工作人员的专业素养要求较高。而目前我国很多事业单位的文书档案管理人员很多都是由部门领导从其它部门临时抽调而来的非专业性管理人员，他们既不懂相关的计算机操作，也缺乏文书档案管理方面的知识，所以在日常的文书档案管理工作中，一般仅能进行简单的保存、复制与调阅，根本不懂如何开发和利用相关文书档案，有效促进事业单位的发展[2]。

2.4 缺乏健全完善的文书档案管理制度的支持

文書档案管理是一项繁琐复杂的艰巨性工作，其必须在相关制度的规范与监督指导下，才能顺利开展。但是现阶段我国许多单位都没有制定健全完善的文书档案管理制度，这就导致工作人员在开展相关文书管理工作时，颇为懈怠，很多事业单位的文书档案资料存在不同程度的缺失与滞后状况。

3 加强事业单位文书档案管理与利用工作的有效策略

3.1 强化全单位人员对文书档案管理工作的正确认识

文书档案对于事业单位的发展十分重要，所以事业单位上至领导，下至普遍的工作人员都应该加强对文书档案管理工作的正确认识，充分意识到文书档案管理工作并不是简单的资料收集与保存，更重要的是在各类资料的收集与整理分类过程中，深刻挖掘出文书资料的应用价值，使他们更好地服务于事业单位各项工作的开展。只有这样，事业单位的领导才能更加重视单位的文书档案管理工作，普通的员工才会主动积极地配合单位的文书档案管理工作。

3.2 加大对文书档案管理工作的资金投入

在计算机高度发达，互联网广泛普及的今天，社会各行各业都已引入了计算机技术来提高本行业的工作效率与工作质量。而为民服务的事业单位也应该积极主动的与时俱进，进一步加大对文书档案管理的资金投入。以为档案管理部门配置先进的计算机硬件设备与相应的文书档案软件管理设施，购买安装正规的安全杀毒软件提供充足的资金支持[3]。

3.3 强化相关文书档案管理人员的专业素质

文书档案管理人员是事业单位文书档案管理工作的直接开展者，其自身的职业素养直接决定了事业单位文书档案管理工作的效率与质量。当前有些事业单位负责文书档案管理人员的学历较低，对计算机技术掌握不够熟练，对相关的档案保存、整理方法也了解有限，所以其在工作中经常会丢失、损坏文书档案，整个单位的文书档案管理工作开展得依然是十分困难。针对这种情况，事业单位领导就要进一步增强相关文书档案管理人员的职业素养。通过定期的职业培训与职业技能测试，来丰富相关文书档案管理人员专业知识储备，进一步提升他们的专业技能。以使他们能够更好地适应当前的档案信息化管理环境，更符合事业单位实际文书档案管理的个性化要求的同时，也能够在工作中积极主动的创新，通过创新有效优化本单位文书档案管理质量。

3.4 进一步提高文书档案的有效利用率

文书档案是事业单位各项活动的信息载体，通过对文书档案的有效开发与充分利用，能够最大化发挥出文书档案的实际应用价值，促进事业单位和整个社会的发展。所以事业单位文书档管理人员在保存管理好文书档的同时，应该积极的通过现代数据分析技术、网络住息共享等多种现代化方式，进一步提高文书档案的有效利用率，充分发挥出文书档案的强大积极作用。

4 结语

总之，做好文书档案管理工作，既能确保事业单位档案的完整性与系统性，又能够进一步提升事业单位的工作效能。但是目前我国许多事业单位的文书档案管理现状却弊端连连，不但单位领导对文书档案管理工作不够重视，而且整个文书档案管理工作的信息化水平、安全性和开发利用率也较低。所以今后，事业单位应该积极采取有效对策，逐步加大对文书档案管理工作的人力、物力投入，以在有效提高文书档案管理的信息化水平，安全性的同时，真正发挥出其实际价值，促使其更好地辅助事业单位其它工作的开展。

参考文献

[1]张瑶.大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理[J].卷宗，2017，（22）：26.

[2]韩照杰.办公室文书档案的管理和利用研究[J].办公室业务，2017，（13）：109.

[3]杨静.新形势下文书档案管理的几点思考[J].卷宗，2018，（4）：39.