加快石油企业档案数字化管理必要性浅析

韩艳肖

摘 要：石油企业的档案管理是企业管理重要组成部分，关系着石油企业的发展。信息技术广泛深入的应用是这个时代的一大特征，在这个大背景下，石油企业也有了巨大的发展，同时石油企业对内部的档案管理工作也有了更高的要求。随着时代的进步，石油企业形成待归档的电子文件越来越多，并呈现几何级数增长态势；科研、生产、经营、管理各项业务对档案工作提出了更加快速高效的需求。与时俱进的转变石油企业的档案管理模式，满足不断发展的档案利用需求，加快企业档案工作数字化管理转型成为必然。本文针对加快石油企业档案数字化管理进程必要性进行简单的探讨分析。

关键词：石油；石油企业；石油企业档案；电子档案

石油是国家战略型资源，也是保证国家经济飞速发展的物质基础。石油企业在国民经济发展中占有相当重要的地位。石油企业档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。档案管理属于一项科学性、系统性、政治性强的工作，石油企业在石油的勘探开发生产、经营管理过程中形成的保存价值的档案，可帮助石油企业制定更加合理的发展政策，提高企业竞争力和综合实力。采取科学有效的档案管理方法，有利于石油企业掌握社会的发展前景，获得市场竞争力。石油企业在信息飞速发展的今天，电子文件的大量产生，电子档案应运而生。电子文件带来的知识更新幅度和速度是前所未有的，开启了文件、档案及其管理的重塑过程，加快了石油企业档案数字化管理进程。

1 石油企业档案的数字化管理的必要性

1.1 石油企业档案的数字化管理是企业档案管理的必然趋势

文件、档案管理的“数字转型”是全球性大趋势。我国《国家电子文件管理“十三五”规划》提出，到2020年，电子文件的法律地位和行政效力得以确立，国家对核心电子文件资源的管理进一步加强，电子文件管理在重点领域和重要信息系统得到广泛应用。用确定的时限推动文件管理方式的根本轉变。石油企业作为国家战略资源企业实现档案的数字化管理是必然趋势。

1.2 石油企业档案的数字化管理是企业发展的客观要求

石油企业的信息化发展水平不断提高要求先进的档案管理与之相适应。石油企业信息化水平不断提高，在生产、科研、经营管理等各方面产生大量的电子文件，对企业档案管理提出了更高的要求，客观上要求应用信息技术手段开展档案工作；信息化条件下的石油企业要求更方便快捷的获取档案信息，客观上要求档案工作应用信息技术，实现档案工作的数字化管理。

2 石油企业档案数字化的意义及效果

在市场竞争激烈的时代背景下，石油企业档案管理作为企业基础管理的重要环节，已经建立了石油企业档案系统。深切感受到

2.1 石油企业对档案数字化管理能够对珍贵的历史档案进行保护

石油企业历史悠久，档案的纸张部分已发黄变脆，一些字迹都已模糊。石油企业档案利用率非常频繁，而且需要长久保存，例如井史，是石油企业珍贵的原始资料，为了增储上产，技术人员每天都要大量翻阅，查找相关资料。为了保护珍贵档案原件，石油企业可以利用信息技术将档案数字化，将原件通过照相或扫描仪扫描为电子版保存代替原件提供利用。经过数字化之后，利用者可以查看历史档案的数字化版本，从而减少对原件的损害，从一定程度对原始档案进行保护。数字化过程中对档案原件也会造成一定的伤害，但相比借阅查找过程反复的物理接触，损害程度还是相对比较轻的。传统的档案保管不管保护措施如何完善，档案载体的寿命总是有限的，纸质档案字迹会消退，介质会损坏，磁带录像带影像会模糊，声音会失真。如果以电子的方式保存，且格式选择得当，用“0”“1”比特表示的档案信息就会永久存在。石油企业将珍贵的历史档案数字化成为必然。

2.2 石油企业档案数字化管理可以提高档案管理效率

随着石油企业信息化飞速发展，电子文件的大量涌现，品种多，数量大。档案管理数字化可实现档案自动化和档案实体管理的简化，经过精心设计的档案管理系统一方面可以实现许多管理过程的自动化，例如，档案管理系统已经实现了与办公自动化系统的对接，办公文件可以自动归档。在档案管理过程中包括归档、存储、鉴定、统计分析都可以直接自动完成，节省了人力物力。另一方面还可以简化档案实体管理，如立卷、实体分类等，从而减少档案工作人员的手工劳动，缩短工作时间，提高档案管理效率。

2.3 石油企业档案数字化有助于档案人员业务素质的提高

石油企业档案数字化对于档案工作和档案工作者既是机遇，又是挑战。档案的数字化从技术应用、系统设计到档案利用需求，都在不停地发生变化，新问题不断涌现；从传统的档案管理事后处理到电子文件管理转到事前对电子文件整个生命周期参与管理，档案管理人员对业务流程和业务系统的支撑都要熟练掌握，档案的数字化对档案工作者的素质提出了更高的要求。档案工作者要不断学习新知识，加强与外界的交流与合作，学习经验，改变陈腐观念、提升自身业务素质、开阔视野、提升适应环境的能力。在瞬息万变的信息时代，紧跟时代的步伐。石油企业档案数字化一定意义上促进了档案人员业务素质的提高。

2.4 石油企业档案数字化有助于企业信息化发展

石油企业档案是企业在生产、科研、经营管理过程中形成的各种原始记录，既有反映企业重大历史事件和重要决策的珍贵文献，也有企业文化、科学发展、精细管理等反映企业发展各个方面的点滴记录。把这座企业记忆的宝库通过数字化信息技术搭建新平台，建立的数据库，不仅可以方便快捷地满足广大档案利用工作者的研究需要，随着时间的推移，一部分档案可以面向社会公开利用，随着社会文明程度的提高，享用这些独特的产品和服务的用户数量正在迅速扩张，数字化的档案可以满足千千万万普通用户追根溯源的心里需求，可以将其轻松与外界媒体对接，可以做成电影、电视宣传片、可以直接回放音频视频、可以实现与微信、各种媒体的无缝对接。档案的数字化提升档案服务的品质，例如，石油企业工作地点比较分散，分布在祖国的大江南北，外围工作人员需要利用档案，可以将数字化的档案直接与视频对接，召开视频会或者通过计算机传输，或者设置权限直接进入档案系统查阅。高品质的档案服务是企业信息化高度发展的重要标志。企业档案数字化从多个角度推动企业信息化发展。

3 结束语

近几年来，石油企业不断的发展扩大生产规模，石油企业的档案数字化管理工作也受到了企业领导更多的重视，并且在企业的发展过程中发挥了重要的作用。在新时期档案的数字化建设是石油企业档案管理工作迈向系统化、现代化的必经之路。石油企业档案数字化能够保障档案的实体安全和内容信息安全，提高档案管理人员素质，促进企业信息化发展。因此加快石油企业档案数字化进程是十分必要的。

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