新时代档案管理现代化探究

摘 要：2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，专门指出要发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。当前我国的档案管理工作已经取得了一定的发展，但与快速发展的社会相比仍有一些方面需要提高，如果长期忽视档案管理的重要作用，势必影响到整个社会的进步，为此笔者在分析新时代档案管理现代化的现状基础上，提出解决这些问题的方法，以期更好的推进我国档案事业的发展。

关键词：档案管理；现代化；从业者；计算机

随着互联网时代的来临，原有陈旧的档案管理模式已经不能适应现代档案管理工作发展的需要，在新时代对档案管理工作进行探究，把现代技术的高科技与陈冗繁琐的档案管理工作相结合，不仅可以提高档案管理工作的效率，还能更好的为各级机关和人民服务，减轻基层档案管理者的工作负担，推动社会的现代化发展。但我国档案管理工作起步较晚，与西方国家相比，技术含量较低，极大的影响了档案管理工作效率和质量的提升。当前，对新时代档案管理现代化进行探究可以及时发现档案管理工作中出现的问题，并找出相关的对策，更好的推动档案管理事业的发展。

1 新时代档案管理现代化的内涵及意义

现代技术的飞速发展推动了各行各业的进步，而档案管理现代化也成为了一种必然的趋势，要推动档案管理的现代化必须充分发挥人的主观能动性，不断利用各种现代技术和设备推动档案管理的便捷化。随着科技的发展，档案管理工作也经历了多次变革，我们所探讨的档案管理现代化就是指档案管理者要积极掌握现代管理理念、技术和方法，充分利用现代化设备，对传统的档案管理方式进行革新，不断实现档案的自动化、信息化、人工智能化的管理。随着档案管理现代化的发展，它已成为一个非常完整、系统的概念，覆盖的范围不仅涵盖了计算机技术、信息数据化、管理现代化等内容，还涉及电子档案的管理与归档，未来将更加注重对传统纸质档案的保存和技术层面的创新，把现代的电子档案技术与传统纸质档案的管理完美结合，推进档案管理的现代化发展。

档案管理现代化是科技发展的必然结果，是现代技术与档案工作的完美融合。当前档案管理工作已经实现了计算现代化，配套的相关设备和电子软件已经非常齐全，利用计算机等现代设备进行档案管理已具备基本条件。档案管理的现代化可以极大的提高档案管理的效率和速度，更加方便资源共享和电子检索，在一定程度上减少了人力成本，缩少了档案存放的空间。档案管理者可以依据掌握的技术和设备快速对档案信息进行查阅、共享，不仅方便快捷，而且节约了大量的时间。但是，档案管理工作并不是一帆风顺的，对档案管理现代化而言，既面临着时代的挑战，又有着发展的机遇。当前科学技术已经成为国家综合实力的象征，实现档案管理的现代化不仅是时代的召唤，更是发展的必然。档案管理现代化不仅推动了社会行业的发展，还为人民群众提供了更多的便利，是社会发展的必然选择。

2 新时代档案管理现代化进程中出现的问题

1）档案管理从业者认识不到位。当前档案管理工作开展存在一些问题，从源头来讲主要是从业者按照传统的方法进行档案管理，长期在一线工作形成了自己一套固有的工作经验和模式，在一定程度上提升了档案管理工作的效率，但对于新的档案管理工作方法和技术往往存在排斥心理，不愿意积极学习提升自己，改变固有的模式。还有一些工作者认为档案管理的现代化无非就是购买计算机、微缩机、扫描仪等现代化设备，只要在工作中简单应用就算是对档案进行了现代化管理，但实际上很多档案管理者对设备的使用并不熟悉，再加上缺乏相关的培训，自身专业知识又不足，无法使新进设备更好的应用到档案管理工作中，没有真正意识到档案管理现代化的真正意义，最后造成了人力资源和设备的浪费。

2）档案管理工作资金保障缺乏。档案管理工作要实现现代化迫切需要大量的资金投入，而现实中档案管理工作在单位中往往不被相关领导重视，被简单的认为只是档案的管理和保存，对单位的发展起不到主要作用，这种思想很容易造成档案管理方面的资金缺乏，长期缺少应有的投入必然带来技术的严重滞后。很多单位档案管理工作长期存在“营养不足”，缺乏购买现代化设备的资金，造成许多档案管理工作停滞不前，使得本单位档案管理办公设施陈旧，场所简陋，甚至一些基本的安全设施还存在问题，更不要谈什么标准化建设、数字化建设、规范化管理。同时，由于资金限制，无法对档案管理进行技术开发，一些档案管理从业者无法参加专业的培训，也无法邀请行业内的知名专家来单位授课，这就在无形中造成从业者的技术水平提升陷入困境，长此以往造成档案管理工作与现代化建设脱轨也就不足为奇了。

3）档案管理从业者专业化水平偏低。我国许多地方的档案管理工作一直按照传统的模式进行管理，使得很多人想当然的认为档案管理工作是最简单、不需要专业化的工作，一些单位的档案管理部门甚至成为安排家属的“收容所”，这些人员缺乏基本学历，又无技术特长，这在一定程度上造成了从业者专业化水平偏低。还有一些档案管理从业者是从其他部门调入档案管理部门，是典型的半路出家，自身专业与档案管理无关，而且没有这方面的经验，熟悉工作需要相当长的时间，无法推进档案管理的现代化。还有一些人认为从事档案管理工作是最没有水平和前途的，既無法在工作中作出成绩，又远离单位的领导，这些种种因素很容易造成人员的思想混乱，新技术、新设备无法使用推广，再加上档案管理人员结构不合理，学历层次偏低，很容易造成管理工作落后。

4）档案管理标准化不高。随着信息化时代的进步，档案管理信息化建设取得了一定程度上的进步，但与现代化技术的要求仍有距离，主要是因为当前档案管理工作缺乏先进的技术、合理的分工、广泛的协调。许多新进的技术无法应用到档案管理工作中，许多单位在软件的使用、技术的推广方面都有差异，尤其是在档案信息与网络的共享上更加需要统一的规范标准来推动档案数据的传递，只有这样才能保证档案管理的现代化发展。但目前很多企事业单位都普遍存在大量的案卷质量不高，没有统一的检索工具，许多部门在立卷、检索、编目等方面没有按照国家档案局制定的统一标准，这样长期发展必然影响档案建设的网络化，资源共享隐患。档案管理标准化实现的滞后造成了大量的数据重复，使档案管理工作无法发挥主要作用，逐渐与时代发展脱轨。

3 实现新时代档案管理现代化的策略

1）转变档案管理理念，推进档案管理的现代化。档案管理现代化实现的核心主要在于人，档案管理者如果缺乏管理现代化的理念就很难适应现代化的发展。因此，要牢固树立档案管理人员的科学实践观，积极学习先进的科学技术、现代的管理方法，转变陈旧的思维观念，摒弃原有的工作经验，通过学习先进技术和经验不断创新，与现代化技术接轨，不断创新档案管理方式，制定出符合要求的管理方案。建立与时代相匹配的档案管理意识，变被动服务为主动服务，掌握先进的科学技术和管理经验不断提升档案管理工作的效率，适应社会发展的需要。

2）加强档案管理现代化的各项保证，确保档案管理现代化的实现。档案管理现代化的实现离不开单位领导的重视，各级领导要通过定期听取档案工作汇报，了解档案工作的发展现状，及时解决存在的困难和问题，真正指导好本部门的档案工作。要重视档案管理人员的培训，为其提供资金支持，在部门营造出一种积极学习的氛围。要有专项资金在设备投入保证软硬件的同时提升，配备必要的计算机、扫描仪等现代化办公设备，让档案管理从业者主动利用各种现代技术推进档案管理的发展，加快档案的信息化、数字化、标准化。

3）注重人才引进，提升从业者综合能力。档案管理工作从业者的水平直接决定着档案管理效率的高低，因此要注重人才在档案管理工作中的作用。注重对高层次人才的引进工作，积极与高等院校开展合作，为高层次人才提供强有力的保障和研究的场所。注重提升档案管理从业者的专业素养，定期开展计算机操作、信息数据化、设备操作等培训，提升他们的工作能力和技巧。充分发挥专业人才的专业水平，让所学知识与工作实际合理转化，通过不断的学习、交流，让更多的档案管理从业者在思想上树立创新意识，在业务上提高综合能力。

4）注重档案管理的标准化建设，提高工作效率。档案管理工作要实现高效、便捷的现代化模式就必须建立统一标准的档案管理机制。对档案管理从业者进行合理分工，积极利用现代化技术实现信息的数字化管理，通过统一的档案管理应用平台使档案管理更加人性化，加快档案管理检索的速度，统一规范工作，真正促进档案管理工作不断上台阶。网络信息的共享必须统一档案管理标准，才能实现有章可循，实现标准统一化。加强各个档案部门的合作和数据共享，提升档案管理的便捷性。

总之，实现档案管理的现代化是新时代发展的必然趋势，档案管理现代化意义重大，影响深远。档案管理现代化是一个循序渐进的过程，当前各级单位在档案的接收、保存、管理、统计分析等方面存在差异，在硬件条件、人员配备上还不同步。要真正实现档案管理的现代化就要有计划、有步骤的稳步推进，既要学习先进的管理技术和经验，又要结合本部门的实际情况，做到紧跟时代步伐、与时俱进，发挥档案管理在各个领域的作用，推动档案管理工作更上一个台阶，从而更好的服务我们的国家和社会。积极规范档案管理现代化建设，吸引优质人才，加强资金投入，推动档案管理工作的转型，逐步实现档案管理工作现代化。

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作者简介

陈亮（1970-），男，重庆市秀山县中和街道凤凰社区人，毕业于重庆市委党校，专业为法律，研究方向：档案管理员。