票据电子化与会计核算

一、票据电子化的内涵及其范围

1.内涵：票据电子化是相对于票据纸质化而言的，此时票据以电子而不是以纸质为载体，它能通过网络、通讯技术进行传递，能够被当前的人工智能设备所识别并能加以使用。

2.范围：本文所称票据电子化是指凡与会计核算相关的票据皆需电子化,而不仅仅指单一的收支票据，既包括单位内部票据的电子化，也包括外来票据的电子化。单位内部票据如：商品入库的验收单、商品出库的调拨单、商品销售清单，商品销售增值税发票的记账联，材料的入库单、出库单，材料的报损单，商品的变价处理单，工资支付单、小额而零星的劳务支出单、各种赔偿支付单，工程发包合同或工程承包合同、工程进度验收报告、工程完工验收报告，发生接待的派餐单，用车的派车单、差旅费报销单、大额支出会议记录、大额支出审批单等等；外来票据如：发生的招待费发票、接待函、用餐的餐品清单，出差发票，购物时取得的增值税发票的发票联以及进项税额抵扣联，缴纳的其他费票、税票，银行存款的来款单、存款单、银行返还的上卡直发成功的各种支付款项单据、转账成功的银行票据等等。这些平常以纸质形式存在的作为会计核算附件的票据此时都要变成以电子的形式进行传输、存储并作为人工智能设备进行会计核算的依据。也就是说，用纸质票据进行会计核算需要什么依据，用电子票据进行会计核算也需要对应的电子票据。

3.本文所称人工智能会计核算是指主要地是用人工智能代替人对电子票据进行识别并能自动地进行会计处理的核算，而非主要地是由人利用财务软件来进行的会计核算。采用人工智能代替人进行会计核算的一个主要目的是将财务人员从繁锁的、重复的会计核算中解放出来，使他们有时间从事单位的管理与决策工作,但是，当前的人工智能还无法完全代替人去进行会计核算，有些工作还需人工参与，如核算程序的植入、修改、会计科目的变更,有些支出需由人在费用类科目与债务类科目或收入类科目之间作出调剂等，这就决定了人还无法完全脱离会计核算，但大量的经过一定的程序处理后能够标准化的核算工作将不再由人来进行处理，而交由人工智能设备处理，人只对某些个别突然出现的经济事项进行处理。

二、为什么需要电子化。

当前人工智能核算系统进行会计核算所需电子票据大多是利用高速扫描仪通过对纸质票据的扫描而获得的，但是这种通过扫描纸质票据获得电子票据的方式存在严重的弊端。

一是以扫描纸质票据形成电子票据的方式并不能从根本上将会计人员从会计核算中解放出来——无法逃脱对纸质票据、特别是尺寸较小、数量繁多的票据的整理工作，对这些票据的整理工作反而会加大收票人员或财务人员的工作量，有时往往得不偿失。

会计核算的依据是大量的原始票据，缺少原始票据这一基础，会计核算则会成为无本之木，当前人工智能设备进行会计核算所获得的电子票据主要是依靠扫描纸质原始票据而获得，这对于一些尺寸不是很小，易于粘贴、拆解、整理的纸质票据来说，这种扫描的确能为会计核算、减轻财务人员的工作量带来一系列的好处，但对于大量的面额较小、尺寸很小的纸质票据(如出租车发票、动车票、公交车票等)则会暴露其严重的短板，这种短板主要表现为对票据的粘贴将加大收票人员或财务人员的工作量。以差旅费发票中的出租车发票为例，这种发票有两个特点：一是面额较小，大的一般只有50元，小的一般为5元，有的甚至只有2元，10元、20元的面额较为普遍；二是尺寸较小，宽度一般只有4cm,长度一般只有8cm。一笔2000元的出差费用，票据的数量一般会在100张左右。在走纸质票据进行报销的情况下，一般是要求报账人员将出租车发票粘贴好附在出差报销单后走完审批流程才能到财务上进行报账，从粘贴的票据的质量来看，有的是将若干张出租车发票贴成一跺，有的是拖贴，有的是不按规则的乱贴，粘贴得好一点的是，能够按记账凭证的大小在粘单上对需要进行粘贴的票据平均分成几排进行粘贴，然这样贴粘的票据每一排只有一张的情况并不多见，大多超过一张，这个时候很难对粘贴成这样的票据进行扫描识别，要想达到扫描识别的目的，一般只有对这样粘贴的票据进行拆分，对折分后的每一张票据再进行扫描，扫描后再对票据进行粘贴，那么这里就出现一个重复粘贴的问题，要想避免这种情况，一般有两种解决办法：第一种是先扫描后粘贴，即报账人员拿一跺散的出租车发票和走完审批流程的出差报销单到财务上报账时，先由高速扫描仪进行扫描，扫描后再进行粘贴，那么问题就来了，扫描后的票据该由谁来粘贴？答案是显然的，只能由财务人员进行粘贴，如果由报账人员进行粘贴，很难保证出差报销单上的审批金额与作为其附件的出租车发票的金额一致，除非财务人员或收票人员能随时监控报账人员在票据粘贴时的一举一动，但在报账人数较多、扫描处空间有限(一般指财务室空间的大小)、财务人员或收票人员的时间有限的情况下，这种监督方式基本无法实现，从谨慎的角度出发还是只能由收票人员或财务人员对票据进行粘贴，那么这时就产生了一个新的问题，在不实行扫描的情况下，票据的粘贴是由报账人员自行负责，不会加重收票人员或财务人员的工作量，在实行扫描的情况下，粘贴票据的工作由报账人员转嫁给了收票人员或财务人员，加重了收票人员或财务人员粘贴票据的工作量，其最终的结果是：在将财务人员从重复、繁锁的核算中解放出来之时，反而会加重财务人员整理票据、粘贴票据的工作量，让财务人员不得不将大量的时间花在票据粘贴之上，为避免这种情况的发生，就会采用第二种办法，就是先粘贴后扫描，即首先要求报账人员对这类票据在粘单上进行平贴(平行贴在粘贴单上，也只能采用平贴的方式，否则无法扫描识别，在这里应限制粘单的尺寸，其大小应与记账凭证的版面保持一致)，然后再对粘贴好的票据进行扫描，从理论上解，可以将对这类票据的粘贴工作交由报账人员负责，但在实际工作中，这种方式很难达到预期效果，在这里需要解决报账人员的素质问题与财务人员或收票人员的影响力问题。即报账人员能否按照财务上的要求对票据进行粘贴，以及是否有耐心对其进行粘贴。如果所粘票据不平整，会有两种后果：一是无法扫描，如将多张票据粘成一跺、横七竖八乱贴，造成票据覆盖现象；二是在装订会计档案时，对这类票据又需财务人员对其进行拆分然后再粘贴。如果报账人员缺乏耐心，也难达到预期效果，这从粘贴票据所耗的时间上可以得到验证：从现在通用的记账凭证版面的大小来看，一般有两种尺寸，长X高分别为：210CMX11CM(标准的手工记账凭证版面)和210CMX30CM,用这种凭证版面作为贴单，每张可平粘的出租车发票分别为4张、6张，即两排、三排，2000元的出租车发票(票面金额按20元计算)一般需分别粘成25张、17张，要想将这样的票据粘贴齐整，达到扫描要求每人至小需要25分钟，如果报账人员不嫌麻烦，他可能会有这样的耐心，如果没有这样的耐心，就会导致一系列问题，在单位的财务人员缺乏影响力的情况下,最终只会由财务人员默默无闻地进行粘贴。在报账笔数较多、金额较大的情况下，这种方式只会加大收票人员或财务人员的工作量，因此，面对这类票据，扫描并不一定可取。而要解决这个问题，在没有研制出一个与人一样有手有脚、可以像人一样能做各种机械动作并具有思考功能的机器人之前，还得推行电子票据，即实行票据电子化，而不走纸质票据这条路。

二是当前的光学字符识别技术对手工在纸质上书写的字体的识别水平还很难达到人们的预期，正确率还不是很理想，其对书写不规范的字体往往会识别出错，甚至无法识别，而在电子票据上的书写即电子书写则可有效规避这一问题，因采用电子书写时，对不规范的字体，其在无法识别或出错的情况下，可由书写人员当场更改，而高速扫描仪对纸质票据扫描时出现的对人工书写的字体无法识别或识别出错的情况则无法更改，只能由会计核算人员对生成的会计摘要、会计分录、所涉金额逐笔更正。这也暴露出扫描的局限性。

三、如何电子化

1.首先解决电子票据的传输问题。在电脑大量使用、互联网盛行的今天，电子票据大量存在，许多经济活动事项的原始载体基本是电子票据，然而电子票据的传输现状还无法实现在需求方与提供方之间的便捷传递，使需要电子票据的一方往往只能获得纸质票据，这也在一定程度上阻碍了当前基于光学字符识别技术的人工智能在会计核算上的推广使用；同时经济活动的跨区域性，决定了要想达到这一步尚需研发并建立具有自主核心技术的全国性的电子票据传输平台,这个平台能够将海量的单位、个体工商户联接起来，使电子票据能够在相互之间进行便捷的传递；同时基于安全、保密的需要，这个平台应由国家主导研发并建立；当然这一平台的建立必将加快推进无纸化办公的进程，节省社会运行成本；通过严格的审批程序预留数据接口也必能为国家相关主管部门实施对监管单位的实时监管带来便捷，达到足不出户就可实现实时监管的目的。

从单位经济活动使用最多的外部票据来看，当前已经电子化的票据主要集中在增值税发票、单位与银行金融部门之间的往来款项票据、每月的通讯费发票、各类财政收费、基金发票上，这些票据在提供单位是以电子发票的形式存在的，但由于尚未建立全国性的统一的电子票据传输平台，这些电子票据只可看，无法传输，需求方获得的基本是纸质票据，需求方要想用于人工智能核算，就不得不以扫描的方式进行转换，而要想跳过扫描这一步，就不得不首先需要国家主导研发并建立电子票据传输平台，其次是安排税务部门、银行金融系统、通讯部门(中国移动、电信等)、各类财政收费、基金收费部门连入这一平台并开通其电子票据传输通道，当然这个通道要能与需求部门的电子票据接收系统进行有效的衔接，这个有效的衔接需要单位建立内外部电子票据传输系统。这个系统需要具备两个基本功能，一是对单位内外部电子票据的接收与传输，二是在传输中完成审核工作，这两个基本功能与我们走纸质票据完成报账的程序类似。

2.要尽快实现电子票据的标准化。这里的标准化主要是指电子票据的结构、尺寸、名称需要尽量统一。当前电子票据种类繁多，结构不统一，名称不一致，为人工智能识别、比较、提取相关数据带来不便。以常见的入库单为例，此单应包括以下一些要素：销售单位或送货单位、货物或商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、合计、收货人、审批人等要素，不同的单位对这些要素的排列顺序不一致，以致在社会上会出现大量名称相同、功能相同、结构不一致的入库单模板，这会增加人工智能识别系统提取票据信息的难度；此外比较常见的还有验收单、出库单、销售单、工资直付表册、银行回单、银行来款单等等，从有利于识别、提取、分析数据的角度出发，行业系统、国家相关职能部门应加快统一名称相同、功能相同、功能相似的电子票据的结构，这样做既可减少电子票据模板种类，在人工智能对数据分析的运行过程中也可减少对不同种类的电子票据的分析量，进而提升人工智能系统运行的效率。

3.着力解决电子票据签章的法律效力。要进一步明确电子票据上经办人员、证明人员、审核人员、审批人员电子签字、电子签名的法律效力，该签字、签名应为具有本人特色且与本人在纸质上的笔迹尽量一致并按法定程序得到认可的签字、签名；涉及本人电子签章的，其签章应与在公安局存档的电子印章一致；涉及单位签章的，其签章应与单位在公安局存档的电子印章一致，电子印章应与实物印章一致。

4.要加快推进电子票据在各领域的使用。基于电子票据在经济活动中的重大意义，国家应大力倡导、推行电子票据在各领域的使用，要在全社会营造使用电子票据的氛围，让参与经济活动的各个单位养成使用电子票据的习惯；要明确好管理部门、宣传部门、研发部门、使用单位的职责；要限定参与经济活动的各个单位初始使用、开通电子票据传输的时间；加大对各单位使用电子票据的考核力度，制订奖惩条例并逗硬执行。