浅议信息化时代档案管理的转型

(漳州市残疾人康复教育中心 福建 漳州 363000)

根据党的十九大和十九届三中全会部署，政府机构改革不断推进，信息化战略逐步实施，传统的档案管理已难以满足新时代行政事业单位工作的需要，在行政事业单位的档案管理中，引入数字化管理概念，整合数字档案资源，提高数字档案建设水平、挖掘数字档案潜在资源已迫在眉睫。2019政府工作报告中，李克强总理指出：“加强互联网内容建设，繁荣文艺创作，发展新闻出版、广播影视和档案事业。”档案、信息、数据频繁出现在提案议案及公众眼中，档案工作如何适应改革和社会发展的需要，已是不容忽视的重要问题。

一、传统档案管理模式存在的不足

档案作为部门或个人信息的重要载体，是在社会活动中以文字、图表、声像等形式形成的历史记录，是各种实践活动、研究成果的第一手资料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。然而，传统的档案管理模式存在着诸多不足之处：

(一)档案存储方式严重滞后

采用纸质文件保存方法的传统档案管理方式，在档案的存储过程中，由于由于档案资源的逐渐增多，需要不断增加档案存储设施，如档案柜、档案室等，必然加大了资金的投资。在档案资料移动的过程中，经常会出现意外损坏、文件丢失、档案信息泄露等问题。在遭遇水灾、火灾或其他自然灾害时，容易遭受巨大损失，往往十不存一。由于信息技术的发展，对于声像资料的存储，常需要保留原始落后的视听设备，不仅使用效果极差，且仍需投入大量经费维护过时的影音设备，造成极大的资源浪费。

(二)档案管理制度存在不足

制度制定是完成一项工作的首要前提，制度完善才能有章可循，循序渐进创造有用价值材料。传统档案管理模式对于档案信息的取得、加工、整理、分类、归档等过程没有严格的规定，且常流于形式，档案中常出现编写错误、文件丢失、文件损坏等问题。对于档案的借阅、使用、归还的手续、方式、期限也没有制定相应的标准。对于档案信息查阅权限更是界定模糊。

(三)档案管理理念相对落后

传统的档案管理理念中，档案的作用仅止于存储、备查。档案工作的目标仅止于不丢失、不损毁，对于档案价值的挖掘几乎处于空白。档案管理人员常常并非专业技术人员，而是其他工作人员兼任，导致大部分极具价值的历史档案成了“故纸堆”。在档案管理工作中，管理人员的在服务环节基本处于被动状态，服务的范围仅限于满足使用者的具体要求，极少对其相关需求进行了解。当使用者没有表达出相关需求时，便难以得到除具体要求外更有价值的档案信息。

二、数字化档案管理具备的优势

随着信息技术的不断发展，档案内容不断丰富，各类型档案交错繁复，传统档案管理方法越来越难以满足现代化办公的需要，其弊端也逐步显现。在行政事业单位的日常工作中，档案管理水平往往也制约着单位的服务理念和办公效率的提高，档案管理模式由传统管理模式向数字化、信息化模式转型是大势所趋。相对于传统的档案管理模式，数字化信息化的档案管理模式具有其巨大优势：

(一)存储手段先进且易于更新换代

数字化的档案存储方式具有体积小、容量大、存取速度快等特点，有效的解决了档案设施不断增加的问题。多种存储方式如硬盘、U盘、服务端数据库、云存储等方式并行的手段，可最大程度避免档案信息的丢失。由于采用数字存储技术，在信息技术更新时，也较易做出同步更新换代，而并非更换使用设备。对于声像档案而言，这种转换尤为重要，非但可以尽可能保存原始资料的原貌，很多情况下都能对已损坏的档案资料进行一定程度的修复。

(二)以信息手段增强制度执行力

通讯手段的飞速发展，为档案管理制度的执行提供了更多选择方式。信息化档案管理系统以其强制执行的特点，对档案信息的借阅、使用、归还的手续、方式、期限等方面做出严格规定并强制执行，对于单位档案管理工作而言，既减少工作人员的工作量，也提供了可供查询追踪的档案流动信息。细致的权限设定能够有效规范各类各级档案的查阅权限，使档案信息在可控的范围内传播，一定程度上减少了档案信息泄露的风险。

(三)深入挖掘档案信息价值

档案的价值不止于存储，更在于为单位的工作提供服务。档案管理的实质便是对信息的采集、管理和应用。信息化档案管理模式为档案的分类、归档、检索等工作提供更为便捷的服务。分类归档时，即时形成档案目录，对于内容交叉的档案，也可快速形成多份信息以供存档。检索查阅时，可快速调取档案信息，减少查找工作。在档案内容不断丰富的今天，档案在形成后的处置方式，直接关系到行政事业单位日后工作的效率，服务的水平。信息化管理模式下，单位档案的价值才能得到进一步地挖掘，为使用者提供及时、高效的档案信息。

三、行政事业单位档案管理的转型之路

随着市场经济的迅猛发展，国家政府机构改革的不断深入，行政事业单位档案信息也随之越来越繁杂。引入数字化信息化的档案管理模式，以先进的档案管理理念和符合时代需求的档案管理手段，贯彻落实档案管理制度、提高行政事业单位的工作效率和服务水平，是行政事业单位档案管理转型的必然趋势。长期以来，各级单位部门也十分重视档案管理工作，重视档案管理模式向数字化、信息化转型，这是一项工作量大、细节繁多的系统化工程，难以一撮而就，需要长期的坚持奋斗，是对于单位行政管理水平和工作效率的巨大考验。

(一)转变档案管理工作理念

首先，信息化档案资源建设并不只是机械的把纸质档案通过扫描、拍摄等手段转换为计算机可识别的数字图片、文本，而是使其转换为可使用、可处理、可分析的数据信息，加快“数字化”到“数据化”的转变，从“可供利用”到“深度应用”的转变，才是信息化档案管理提高档案价值的可行之路。其次，档案管理工作理念的转型从来都不是一个人或一个部门的事，顶层设计、组织机构、档案管理人员、技术人员乃至使用人员的协同配合至关重要。再次，单位的档案工作人员也应该转变工作理念，档案管理工作是基于服务使用者的一项工作，在工作中提高主观服务意识，针对不同使用者的需求特征，探寻出最佳服务方法，应该是档案工作人员的追求与职责。档案工作人员应主动利用对档案信息全面细致的了解，运用专业的知识和技能，对档案使用者的档案信息需求做出精准的判断，提供更加优质的服务。

(二)提高档案管理人员素质

无论是在什么时代、什么部门，只要是涉及管理便离不开人的元素。在信息化档案管理过程中，档案管理人员的业务能力，特别是信息化能力显得尤为重要。所以在行政事业单位档案管理转型期，必须加强对管理人员的专业化培训、信息化培训，不断提升档案管理人员的业务素质。首先，提高业务能力，要对管理人员进行系统的、科学的、专业化的培训。通过培训，让档案管理人员对最新的档案管理业务、新的信息技术有充分的了解和认识，确保管理人员具备档案管理转型的能力与技能。其次，增强保密意识，档案管理人员作为档案信息的规整者，对于档案的内容较为熟悉，为防止档案中有价值的信息泄露，应适时增强档案管理人员的保密意识。

(三)循序渐进做好信息化转型

档案管理方式的转型是一项系统工程，难以一撮而就，随着信息技术、存储技术、管理理念的不断进步，档案管理模式也当随之发生变化。当前，在传统档案管理模式逐步向信息化模式转型的阶段，行政事业单位也应顺应时代的步伐，充分考虑单位的实际情况，分阶段分步骤对档案管理方式做出相应的改革。第一，借助计算机系统作为载体，对传统的纸质档案进行扫描，将必要的信息录入管理系统，形成数字档案，建立电子档案信息库。第二，在收集录入历史档案的过程中，对传统档案进行重新分类整理和有序化处理，制作逻辑目录，力求电子档案于历史纸质档案互通。第三，制定新的档案管理制度，规范档案信息从收集到整理，从存档到分类，从借阅到归还，从使用到后期跟踪的一系列流程，做到每个流程清晰透明。第四，做好计算机系统软硬件的维护工作。依托于计算机系统的档案管理方式，计算机硬件的采购、维护必须满足档案管理工作的具体要求。作为档案管理的计算机系统，硬件问题较少出现，一旦出现就极易造成极大损失，需要提前做好日常的检修，备份工作。软件问题则需要专业的技术人员进行调试和使用培训。做好计算机系统的软硬件维护工作，才能保证档案管理系统高效运转。第五，规范权限防止泄密，部分行政事业的档案信息涉及到单位或集体的关键信息，并非完全对外开放。做好访问权限管理，控制档案的使用范围是信息化档案管理过程中必须考虑到的内容之一。第六，提高利用效率。利用是档案管理的基础功能，运用信息技术，依托基础网络，增加多种借阅和检索方式，提高档案的利用效率，有效挖掘档案信息的价值。

四、结语

档案管理工作是集信息收集、整理、分类、管理、利用、服务为一体的重要工作，在信息化和政府机构改革的双重背景下，运用信息化手段转变工作模式，实现档案管理的转型，才能让行政事业单位的档案管理工作持续、高效的发挥其应有的作用。