新形势下高校教学秘书素质和能力探讨

张茹

摘要：人们对教学秘书缺乏正确的认识和评价，高校教学秘书只有根据自身所处的位置和发挥的作用，明确自身的工作定位与岗位职责，不断提高自身素质与能力，更新工作观念和方法，才能合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。

关键词：高校教学秘书；素质和能力

教学管理是高等学校教学管理的核心内容，是提高整体办学水平的根本保证。而教学秘书是高校里最基层的教学管理人员，因此教学秘书有着政策性强、业务性强、服务性强的工作特点。

长期以来，人们对教学秘书缺乏正确的认识和评价。首先，教学秘书工作往往被误解为只是简单的上传下达或是收集整理资料等重复的工作，教学秘书整日在这些繁杂具体的事务中忙碌，不但得不到认可，有时还备受怕出差错的心理煎熬。尤其是随着这些年来提倡的多元化办学，运用而生的弹性学制、分流培养、贯通教学等突出以人为本的人才培养教学改革形势下，使得原本繁重的教学秘书工作变的更加复杂。其次，教学秘书在所承担的工作与所得到的报酬不平衡。从工资待遇来看，教学秘书的报酬普遍偏低，与教学科研人员存在一定差距。从晋升条件来看，教学秘书很难获得进修深造的机会，教科研成果不如一线教师，因此职务升级不占优势。总之，各个高校普遍存在教学秘书的付出与回报不成正比的问题。因此，对教学秘书工作的准确定位，有助于我们正确认识这项工作的重要性。

一、高职院校教学秘书的角色定位

1、教學秘书是教学工作的服务员

教学秘书的基本职能是服务教学、服务师生，推进教学工作的顺利开展。日常工作包括准备教材、发放课表、教学检查到组织考试、数据统计和教学计划等，还包括对教学改革、教研项目的协助，这些教学工作都需要教学秘书提供大量的服务。

2、教学秘书是领导的参谋员

教学秘书既要跟教学主管部门接触，又要与学院老师沟通，将意见建议及时反馈给相关领导，成为最了解教学具体情况的人。鉴于教学秘书熟悉各种教学资源的配置情况，了解教学计划执行的进度，所以教学秘书在学院的教学改革中应当有一定的话语权，并辅助有关规章制度的贯彻执行，促进许学院计划的可行性。

3、教学秘书是教学环节的监控员。

教学秘书对学校与学院的教学任务有落实与监督的责任，包括监督教学计划的执行情况，协助检查教学质量，收集总结反馈情况，并在在教学环节中提出建议，确保教学秩序的平稳运行，从而使教学质量不断提高。

二、高职院校教学秘书的职能

在高校教学管理中，教学秘书是一个不可替代的职位，在加强教学管理、维持教学秩序、协调师生关系、提高教学质量等方面都发挥着非常重要的作用。

1、在主管院长领导下处理学生教育工作，协助学生专业建设、课程建设、实验室建设、课堂教学管理等工作。

2、协助建立并完善专业设置、培养方案、教学计划、学分制选课等各项规章制度，逐步实现教学工作的制度化、规范化和程序化，提高工作效率。

3、认真贯彻学校、学院教育教学方面的文件精神，加强与教务等学校有关部门的沟通，保证学院具有良好的教学环境和教学秩序，杜绝教学事故的发生。

4、协助组织教学秩序检查、教学进度和教师教学质量评价工作，根据教学计划和学院规定，协助主管领导定期进行教学检查和督导，并对教师的整改情况进行跟踪督导。

5、组织学院开展各类教学技能竞赛活动，搭建教师交流学习和展示教学水平的平台，不断提高教师教学技能，进一步提高教学质量。

6、协调教务管理人员做好每学期学籍变动、课表安排、教材征订、期末考试、成绩管理等教学管理工作。

7、协助教学改革工作，做好教改项目申报、立项、结项、成果审定工作。

8、按时完成领导交办的其他工作。

三、高职院校教学秘书应具备的素质

1、思想上进，加强政治觉悟

教学秘书要有较高的政治觉悟，政治信念决定政治行为，优良的思想品质、正确而坚定的政治信念是落实立德树人根本任务的政治保证。在思想观念日益多元多样多变的今天，高校已经成为各种社会思潮夺取意识形态话语权的前沿地带，政治素质不过硬，就容易在各种噪声和杂音中迷失方向。热爱祖国，政治立场坚定，才能够坚定不移地贯彻执行党的方针、路线和政策，并且时刻记住自己的角色任务，具有较强的服务意识和责任意识。

2、学习知识，提高业务水平

教学秘书的服务对象是教学主管部门、教师、学生，这三者大都是、知识分子群体，文化层次相对较高，这就要求教学秘书具备较高的文化素质和沟通能力。此外，教学秘书业务涉及广泛、综合性强，这就要求教学秘书充分认识到提高业务素质的紧迫感，学习运用现代化的办公技术。在日趋庞大、精细的数据化管理面前，跟上时代的步伐，利用网络资源和现代化办公软件，实现办公自动化，以最快的方式准确的完成各种任务。

3、勤于思考，勇于工作创新

教学事务工作繁杂、琐碎，教学秘书必须着眼全过程，把握好每个环节，强化资源保障，步步落实，做精做细管理。然而，人的精力是有限的，在有限的时间内如何高效的完成工作，是教学秘书要解决的问题。为此就要解放思想、转变观念、敢于创新，面对新问题、新情况，积极的提出自己的建议，优化教学管理过程，不断探索工作的新思路、新办法和新经验。

4、调节情绪，锻炼心理素质

教学秘书工作在一个有较多挫折刺激源的情境中，对教育环境、学生状况、社会公正、自身发展等方面的问题，随时都有承受挫折的心理准备，即使在挫折状态下，也会采取正确的方式应付挫折，迅速摆脱挫折对心理的消极影响，并从挫折中学会坚强和奋进。

四、高职院校教学秘书应培养的能力

1、信息处理能力

教学秘书每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，并将这些信息的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给各级人员。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。计算机作为现代社会的重要沟通工具，与人们的工作联系不断密切。教学秘书要不断加强使用这些工具的水平，以适应未来工作的各种要求，教学秘书要有这种预见和紧迫感。

2、文字写作能力

具备写作能力是秘书工作的基本要求，而教学秘书作为秘书行业的一个分支，能力要求亦是相通的。教学秘书工作无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。如协助领导做好学校评估、拟定系部工作计划、总结，修订和制定教学管理文件等，这些工作需要扎实的文字写作能力作为后盾。教学秘书的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式和术语，写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。

3、沟通协调能力

教学秘书的工作是辅助领导处理教学事务，使工作有条不紊地展开。对领导交办的协调事项，要多动脑筋做好沟通工作，多想办法解决问题，多圆事、多成事。综合各个方面的情况，有理有据地安排系里有关的教学活动。对领导交办下级的事项，要多解释、多引导，争取部门的理解的支持，确保不折不扣完成到位，这需要教学秘书是有较强的沟通能力。教学秘书接触的人员范围广，为达到沟通畅通，需要教学秘书在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性地传递信息。

五、结语

总之，高校教学秘书只有根据自身所处的位置和发挥的作用，明确自身的工作定位与岗位职责，不断提高自身政治、业务水平、创新能力与心理素质，培养自身的信息处理、文字写作与沟通协调能力，更新工作观念和方法，才能跟上时代发展的步伐，合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。