事业单位档案管理规范化的分析

陈亚丽

摘要：随着时代的发展与进步，在我国很多事业单位的档案管理工作中仍然存在诸多问题，致使事业单位很难发挥其自身的作用。因此，笔者认为事业单位在档案管理过程中应当强化档案管理制度、注重档案保密工作、加强管理人员培训、提高档案管理技术水平进而提高事业单位的办事效率。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

前言：

档案管理工作作为我国事业单位的重要组成部分，同时也是高效开展档案管理工作的重要基础。因此，笔者认为为了实现事业单位高效办公效率，应当加强管理工作制度化，还应当严格做到保密工作，利用科学信息化技术手段进行档案管理工作，最终实现事业单位档案管理的规范性。

一、强化档案管理制度

为了提高我国事业单位档案管理工作的有效性，可以从以下几个方面进行入手。首先，在进行档案管理工作的过程中应当将企业内部档案采取集中管理或者分散管理，即企业内部档案由企业整理统一去管理，则其他部门进行分类管理相关资料。与此同时为了方便领导随时可以查看资料各个分管部门应当做好档案管理工作。其次，要明确档案管理责任，一般简单档案可以交由企业办公人员进行管理，财务档案相关资料应有财务部门进行管理，分散管理只要是为了各执其职，发挥各部门的最大作用。最后就是应当加强档案借用与保管力度。比如可以在相关管理部门办公室门口张贴提醒语言，在没有经过相关领导的批准情况时，所有外来工作人员及企业内部工作人员都不可以私自拿走相关资料，即使在经过领导的批准时在借用过程也应当做好备案记录，方便日后领导查阅，倘若出现意外情况应当及时给予严肃处理，如不小心将信息资料弄脏、弄坏、弄丢等情况发生时，上级领导应当及时给予批评，进而促使其他员工在使用使会格外小心。由此可见强化事业单位内部档案管理制度使非常有必要性的，它为推进我国事业单位的有效发展有着很大的重要性。

二、注重檔案保密工作

档案资料管理作为我国事业单位最为核心的部门，档案的保密工作应当作为工作重点，在日常工作过程中应当加强对工作人员保密意识的培养，要时刻提醒不经领导允许的情况下，不得擅自做主将重要档案资料文件交由他人复制、拍照等，一定要严格自身的保密意识。其次，为了防止资料二次外泄，工作人员应当将档案部门外部的门窗进行二次加固，尽量避免出现违法乱纪的偷盗行为。最关键的一点应当找专门人员进行档案管理工作，除此之外的无关工作人员应当回避，即使在上级领导的批准下也应当做到严谨保密，在进入档案管理部门时，要给看管人员出示相应的证件以及上级领导的签名，要做到及时登记有借有还的良好习惯。通过这些良好的习惯可有有效的提高档案信息管理的保密性与安全性，尽最大的努力避免档案资料外泄甚至产生危害国家的负面影响。

三、加强管理人员培训

随着我国事业单位的不断发展，同时也为了适应现代化档案管理的需求，进而实现高效办公的目的。首先，事业单位应当加强做企业内部档案管理人员的培养，比如，在档案管理部门日常工作过程中企业也可以为该部门增加多个管理人员，并明确他们各自应当具备的岗位职责，在明确自身岗位工作职责后，会积极主动以乐观的心态去投入档案管理工作，对日常的档案资料进行科学、合理、有序的进行收集与归档，在这些最基本的日常工作完成后，再移交给下一个部门进一步整理、归档。其次，为了提高管理人员的管理意识，事业单位可以适当的组建一些知识技能大赛，通过比赛决出专业知识掌握最好的工作人员并为其佩带小红心，进而提高档案管理工作人员的管理水平。

四、提高档案管理技术水平

随着我国信息技术的不断发展，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，他的运用不仅可以将档案管理工作进行快速的起草、删减、修改、检索、打印、登记、汇集统计等工作，还能为工作人员减轻不少负担，腾出的时间可以进行一些其他的工作。首先，由于电子计算机的使用程序比较多样性，所以档案管理工作人员应当结合自身的实际岗位需求进行一边学习一边边操作，除此之外在提高管理能力时应当特别注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。其次，电子计算机作为一中新型的高科技，在日常档案管理工作时为了应对较为繁琐、强度较大的档案管理工作室时，利用计算机就会起到事半功倍的效果。工作人员利用计算机将档案进行归纳和整理，可以在很大程度上减轻工作压力避免出现重复性工作，进而使计算机发挥了它独有的优势，最终实现提高档案管理工作的效率。

结语：

综上所述，为了实现我国事业单位的规范化管理，必须要采取相对的应对措施，同时为了适应档案管理工作的需求，应当及时对企业内部出现的问题及漏洞进行解决与补充，事业单位的有效发展并不是一个人努力就能得来的，这需要企业内部所有工作人员，同心协力共同努力奋斗的结果。

参考文献：

[1]张晓晨.行政事业单位档案管理规范化的策略初探[J].人力资源管理.2017（06）

[2]杨林书.事业单位档案管理的规范化途径分析[J].办公室业务.2018（11）

[3]曹莹莹.行政事业单位档案规范化管理工作的强化策略[J].才智.2018（11）