中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略分析

陈旭菲

摘要：本文首先分析中职学校文书档案管理工作的现状，学校文书档案管理工作存在信息资料不完整、管理方法不科学的问题，另外整理文书的工作还停留在表面，目的性不强。接着探究中职学校加强文书档案管理工作的有效策略，要积极引入先进的信息化管理技术，积极创新，重构文书档案管理模式，在保证文档信息安全的基础上，构建资源共享体系。希望能为关注此话题的研究者提供参考意见。

关键词：文书档案；OA系统；资源共享

引言：

社会发展的脚步在不断加快，对于教育界而言，文書档案管理工作的重要性越来越明显。但是从目前的情况来看，文书档案管理还存在很多问题，而且这些问题常常使管理员在开展工作时措手不及，当务之急是采取相应的措施解决这些问题。事实上，文书和档案之间联系密切，同时文书档案管理也是每一个科室必须要完成的工作任务，本文就文书档案管理问题和应对措施展开讨论。

一、中职学校文书档案管理工作的现状

（一）信息资料不完整，管理方法不科学

如今各行各业都在信息技术的影响作用下高速发展，而中职学校的发展态势呈现多级化的特点，此时产生的发展资料也越来越多，这就意味着整理和归档资料的工作任务量逐渐加大，做好文书档案管理工作需要解决的问题与日俱增。传统文书档案管理方法存在诸多不合理之处，当前的管理工作在一定程度上受到传统管理方法的约束作用[1]。比如在恶劣的保存环境中，纸质的文案非常容易损坏。再比如教务科的很多课堂教学、专家讲座的录像内容不够完整，对学校的长远发展产生十分不利的影响。传统管理方法不够科学，很多整理工作没有做到位，整体管理效果差强人意。

（二）整理文书停留在表面，缺乏目的性

存在部分中职院校在管理文书档案时，对工作的认识比较肤浅，只停留在表面上。在目前的发展阶段中，文书档案的效益显现还受到社会发展的影响，文书档案管理需要经过一个漫长的积累过程，才能体现一定的显性价值。在日常管理过程中，各个科室的工作配合还不够密切，相互之间协调性能差。比如招生办在整理学生录取表时就不够全面，信息内容残缺不全。另外对于校企联合实践性资料的管理也不够科学。整理的内容仅仅停留在表面，只是简单抄写、规范，没有明显的目的性和针对性。此外，信息丢失的情况时有发生，导致文书档案管理工作无法继续下去，难以取得实质性的进展和突破。

二、中职学校加强文书档案管理工作的有效策略

（一）积极引入先进的信息化管理技术

对于中职学校而言，要积极引入信息化管理文书档案的先进技术，在保证信息安全的基础上，明确档案实体，明晰数字档案资源建设的具体实施方案，制定详细的质量管控手段，实施有效的数据验收策略。建立并积极完善信息化文书档案管理体系，与此同时编订相应的管理制度。在信息技术的支持作用下，保证档案信息准确完整，可读性良好。考虑到当前的社会背景，以及当前人们对信息资料的多样化需求，应当适当丰富承载档案信息的形式，同时在收集信息的环节中，丰富信息采集手段。促使档案管理工作的内涵更加深刻，为广大师生提供更加人性化、标准化的知识信息服务。中职学校应重视档案管理任务，在信息技术硬件和软件方面加大资金投入，真正实现档案管理现代化，保证与时俱进。强化全员信息收集、整理、利用的意识。在学校内部，确保文书档案全程受到良好控制，合理化实现信息资源共享。

（二）积极创新，重构文书档案管理模式

对于管理工作出现的种种实际问题，必须要采取科学有效的方法予以解决。对于中职学校而言，文书档案内包含大量有价值的教学资源，传统的管理模式过于陈旧，不够健全，也不够完善。以往工作人员在整理档案时采用的是人工立卷的方式，这种管理方法的缺点是复杂多变且过于繁琐，需要投入大量的人力资源，而且耗时较长。尤其是在整理不同类型的文件时，工作开展更加艰难沉重。为了有效应对这些问题，文书档案管理人员应当运用新的管理思维和理念，积极使用科学严密的管理手段。比如某中职院校使用办公自动化系统，也就是OA系统，大大提高了文档管理的效率和质量。分层、分类管理文书档案，将信息内容保存在计算机系统中，OA系统能够高效整理、归纳档案，同时也能及时发现档案信息存在的问题，避免出现错误文件。使用OA系统，学校的文书管理工作更加便捷，也不需要耗费大量的时间。此外人工因素对档案分类管理所产生的不利影响也大大降低，使得文书档案管理的质量和效率明显提高。

（三）保证文档信息安全，构建资源共享体系

应用电子签名技术，管理电子文书，能够辅助文书档案格式校验工作质量提升。当工作人员需要提交电子文书档案时，有了授权验证这一操作步骤，就能明显提高信息资料的安全性。通过设定权限和加密认证，规范用户在浏览、查阅电子文书档案时的不良行为，降低数据被恶意篡改和复制的可能性。在管理原始文档信息时，要注意保证文档信息的真实性。应当合理分配纸质文档和电子档案的比例。以相关的规章制度为依据，完善文书档案保存模式，确保信息资源完整准确。比如在实现信息共享的过程中，就应该增加电子文书档案所占比例，切实提高文书档案管理工作的效率，总结工作基础，建立电子化网络体系，注意统一信息格式，构建完善的一体化程序[2]。中职院校内的各个部门之间要坚持建立良好的共享关系，在文书信息共享标准的指导下，充分发挥网络通信的优势，使得文书档案的宝贵信息资源能够发挥更大的作用，丰富广大教师的教学资源，助益中职院校更好发展。

总结：

综上所述，本文详细研究中职院校在管理文书档案工作中存在的不足，并提出相应的解决策略。作为管理人员应当积极学习管理策略，并利用网络技术，引入现代化信息系统，制定并完善各项管理制度。此外管理人员还应提高自身文书档案管理技能，以便于更加规范有效地管理学校内的文书档案，促使中职学校拥有丰富完整的教学资源。

参考文献：

[1]伍永红.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].城建档案，2019（01）：64-65.

[2]劳寒梅.中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略研究[J].办公室业务，2018（13）：124.