档案数字化质量和安全保密控制

张涛 佟宝柱 毕春慧

摘 要：随着科学技术的发展，信息化进程的加快，信息技术已经成为每个领域都必不可少的一项技术，各个行业将信息化技术应用于管理中，不仅能够提高管理的质量和水平，还能够保证信息的存留时间，在档案管理中，信息化和数字化的推进对档案事业管理产生了很大的影响，形成了档案数字化。现阶段，我国的档案数字化发展还处于初级阶段，有进一步提升的空间，本文就档案数字化的质量以及安全保密控制的措施进行了阐述，旨在为档案数字化领域提供一些意见。

关键词：档案数字化；档案质量；档案建设；质量控制；安全保密控制

引言：档案数字化是档案事业管理的基础工作，找工作程序复杂且内容繁多，新中国建立以后对科学技术的发展，信息化进程不断推进，我国已经在档案数字化方面有了一定经验，目前，档案数字化在我国档案管理方面已经普及，档案数字化对我国的档案管理事业起到了很重要的作用，特别是在资源共享方面，但是，目前，我国档案数字化质量及安全保密控制依然处于初步阶段，有一定的提升空间，在某些方面还有需要完善的地方，在操作上也会出现一些问题，尤其是档案数字化的质量控制以及档案数字化的安全保密控制方面的问题。档案数字化的质量与档案数字化的安全性紧密相连，只有提高档案数字化的质量和档案数字化的安全性，才能够实现档案管理的可持续发展。档案数字化可以对档案信息提供远程网络查询和利用，这样会实现档案信息资源的交流与共享，极大程度的便利了档案馆之间的信息交流和交换，也方便了用人单位对档案的选取，档案数字化不仅能够提高档案服务的质量，而且还能够节约社会资源。档案数字化的质量和安全性问题不容小觑，自档案数字化出现以来其质量问题和安全性问题都是各个国家档案馆重视的问题，一旦档案数字化的质量下降或者档案数字化的安全系统遭到了破坏，就会产生极其恶劣的影响，由此可见，档案数字化的重要性不言而喻。

一、档案数字化的概述

在20世纪80年代开始出现档案数字化这一概念，当然，数字化成长于20世纪90年代，到了21世纪随着科学技术的发展，档案数字化也随之全面快速发展，档案数字化主要进行的工作是案卷集目录、文件及目录数据库建设，档案数字化的建設需要计算机作为辅助工具。档案数字化的方法主要有五种，分别为纸质档案扫描、缩微拷贝片扫描、非纸质档案的数码相机拍摄、激光三维立体扫描、音频或视频档案数字化采集。

二、档案数字化质量控制的内容概述

档案的质量控制，是为了达到档案质量要求所采取的作业技术和活动，目的是为了提升档案管理的工作效率，监视档案质量形成过程，消除档案治疗环节上所有引起不合格或者不满意的因素，只有这样才能达到档案数字化质量的要求。

三、档案数字化安全保密控制的内容概述

档案安全保密控制就是有保障档案，实体和档案信息以及档案数据的安全，避免档安泄露的问题，档案数字化过程中，安全保密控制是非常重要的内容。档案数字化事关机密，因此安全控制是在档案数字化过程中必不可少的。

四、档案数字化质量控制的策略与途径

第一要确立制度，在所有行业和企业里都是制度先行，根据国家对档案方面的规章制度，各地的档案单位根据中央的要求结合当地档案的特点，制定适用于当地档案管理单位的制度。

第二档案质量工作要落实到个人，档案质量是档案的生命，因此任何一个环节都要保证其质量，这就要求每一项工作都有专门的人员负责。例如扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、执勤警卫工作员等等。假使出现了问题，就会找到具体负责的人员。

第三做好阶段性评估和阶段检查工作；为了保证档案数字化的质量，要对档案数字化的成果进行验收，验收主要是对每一位工作人员在工作结束后我工作成果的检验，有助于工作人员总结工作方法，和改进工作方法，有益于创新工作方法，提高工作质量和效率。

第四要加强人力资源建设；人力资源建设是档案管理工作的重要组成部分，为了提高档案管理的质量，就要对档案管理的人员进行培训，档案管理人员要熟练掌握工作技能，除此之外，还要遵守职业道德，有职业操守，档案管理工作区别于其他工作岗位，有其特殊性，工作人员除了按照要求工作以外，还要对档案信息保密。

五、档案数字化安全保密控制的策略与途径

第一建立一套符合档案管理规章制度的建立，对档案中涉密成都比较高的信息，要保证其安全性，就要有一套可行的规章制度，涉及到的人员也要签署保密协议。不管是直接接触文件或信息的档案管理人员，还是没有直接接触过文件信息的人员都要按照规定，这样才能保障档案信息不会泄露。

第二建立科学的保密体系，通过网络和计算机程序的设计，保证信息的安全性，计算机网络要与所有的外网隔断，客户端，计算机和服务器必须要做到安全，防止由于计算机，服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故。从计算机端监控还要对计算机和网络区域要全天监视录像。

第三要做好备份工作，为了防止信息的丢失做好备份工作就会保护档案数字化的成果，对档案的整理和数据备份能够防止数据丢失破坏产生的影响，同时，数据备份时要做好登记，此外，也要对备份的数据进行及时的保密。

第四深入开展档案法治宣传教育。全国各级档案部门要深入学习宣传贯彻全面依法治国特别是推进依法行政，进一步提高依法管档治档的意识和能力；及时跟进档案法规标准立改废工作进度，做好新颁布法规制度和标准规范的宣传解读与教育培训，推动档案法规标准的贯彻实施；广泛宣传各地区各部门推进档案法治建设、加强档案行政管理的新探索新实践；持续推进档案政务信息公开，扎实做好政府公开信息查阅服务。

第四要着力做好档案安全宣传教育。加强对档案管理人员的全国各级档案部门要深入学习宣传贯彻习近平总书记总体国家安全观，加强档案安全警示教育，深刻剖析安全事故教训，解读档案安全规章制度，普及档案安全的工作常识，提高广大档案工作者的安全意识和防范化解风险隐患的能力；广泛宣传国内外加强档案安全的有效措施以及相关领域的安全管理经验，推动完善人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系。

结束语：档案数字化的质量和安全控制都很重要，因此在人员的选拔上要慎重，目前，全国各级档案馆主要开展了档案全文信息的数字化。你部分答案管已经可提供档案信息的远程网络查询和利用，实现了档案信息资源的交流不共享，拓展了档案利用服务的范围，提高了档案利用服务的质量，大量节约了社会的资源

虽然我不在档案数据化方面已经形成了一定的基础，但是在档案管理过程中档案数字化的质量和控制保密竟然存在着很多问题，。我国人口众多，所以它管理的任务量大，在档案数字化方面必须要好质量的问题，同时，档案管理工作事关国家机密和个人隐私，所以安全保密控制更为重要，对于这个话管理这两大难题和两大正营，我国的档案管理机构和管理人员一定要加以重视，不断的研究出加强档案制度化，质量及安全保卫工作的作用和发展。

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