基于高效运营系统的医用低值耗材二级库建设*

白 玲 马 莉 郭晓伟

医用低值耗材是相对高值植介入耗材而言，在开展医疗服务过程中经常使用的一次性卫生材料[1]。医用低值耗材使用科室覆盖广、使用频率高、种类繁多和需求量大等特点，要求医院维持正常诊疗必须有一定数量的库存[2-4]。由于各医疗机构耗材库房管理人员普遍不足，基本只能将有限的精力投入到院级库房的“进销存”管理中，普遍采用科室领用耗材的金额替代实际消耗金额计算耗材支出的“以领代销”核算模式，管理相对粗放[5]。

随着医疗机构内部控制不断强化，以领代销核算方式不能实时反映科室耗材使用速度和库存情况，不能客观反映医院实际经济状况等，影响了医院整体发展，成为医院管理的短板[6-7]。目前，一些医疗机构已开始尝试取消以领代销模式，建立常规医用耗材“实用实销”管理方式，为医院提供准确、及时的财务信息和更加符合医疗安全要求的耗材物流方式[8-10]。建立常规医用耗材实用实销模式的基础，是建立级别低于院级库房、完全覆盖全院的二级库房即医疗耗材科室二级库。为推进科室低值耗材二级库建设及运行，本研究以医院资源规划(hospital resource planning,HRP)为核心的医院高效运营系统(operation effective system,OES)[11]开发拓展适用于科室二级库管理的功能软件，与OES的耗材申领、采购、配送、入库、移库、出库、财务报表和绩效分析等模块相关联，建立、运行和深化科室二级库管理，为实用实销模式提供技术支持。

1 医用低值耗材二级库管理软件设计

基于科室二级库耗材物流运转与财务统计的实际要求，科室二级库管理软件的流程设计以科室二级库库存物资为核心，科室二级库出库为枢纽带动整个科室二级库数据运转，其流程如图1所示。

科室二级库管理软件设计在各重要财务节点，如出库、盘点及退库等环节，均设置审核功能，由具备审核权限且区别于操作人的科室耗材主管人员进行审核。

OES是医院在用的一款基于HRP的医疗耗材管理软件，可整合产业链各方资源，覆盖物资管理各领域。医院的二级库房信息化管理是嵌入在OES中的扩展功能，基本职能是拥有全面和便捷的物资管理能力，兼具与各临床和医技科室相适应的医疗器械监测管理功能，具备一定的经济数据统计与分析能力，其主要项目模块与功能见表1。

表1 科室二级库软件主要模块与对应功能

2 医用低值耗材二级库管理软件功能

二级库管理软件功能主要包括库房管理、辅助监测管理和辅助绩效核算与分析功能3项，库房管理包括移库、出库及盘点等。

图1 科室二级库模块流程框图

2.1 库房管理功能

2.1.1 二级库移库与出库

传统方式中院级库房出库给科室核算该科支出“已领代销”，建立科室二级库后，以科室二级库自身出库金额核算科室支出。

(1)移库。将院级库房“出库”操作改为“移库”，即科室申领耗材由院级库房验收入库后配送至科室，同时系统内该批耗材数量、批次等信息也经软件由院级库房传至科室二级库。科室二级库耗材管理员接收耗材并与系统内信息比对无误后，在软件系统内确认，移库完成，材料移库界面如图2所示。

图2 材料移库界面示图

(2)出库。科室使用耗材后，科室耗材管理员依据实际使用情况，办理科室二级库“出库”，出库数据为核算科室支出的依据并纳入医院正式财务数据，实现出库与使用相匹配的“实用实销”，科室二级库出库界面如图3所示。

图3 科室二级库出库界面示图

2.1.2 二级库出库方式

为确保实用实销和实效性、准确性，减轻临床医务人员额外工作量，模块设置多种自动核销库存(出库)方法。

(1)个体码扫码计费。针对价格相对较高可单独收费的耗材，采取和植介入耗材相似的扫个体条码计费，同时完成科室二级库库存核销的方法，科室工作人员在界面“厂商PN”处使用扫码枪扫码，产品信息自动带入列表，特点是可由患者到耗材信息的双向追溯，如中心静脉导管、穿刺活检针等，扫码出库界面如图4所示。

图4 扫码出库界面示图

(2)批次码扫码计费。针对部分价格相对较低可单独收费的耗材，采取扫批次码计费同时完成科室二级库库存核销的方法，科室工作人员在图4界面“厂商SN”处使用扫码枪扫码，产品信息自动录入，特点是可减少日常消耗较多的低值单独收费耗材的条码粘贴量，简化操作手续，如输液器、敷料等。

(3)医嘱核销库存。针对部分用量较大，不便于扫码，但每次执行医嘱消耗数量固定的耗材，可依据医嘱项目在医院信息系统(hospital information system，HIS)或检验信息系统(laboratory information system，LIS)内的信息核减科室二级库库存的方法[12]如体外诊断试剂、血样采集容器等。

(4)手工出库方法。上述3种方法无法核销的，采取科室二级库库管员人工依据实际使用情况自行出库核减库存的方法，可通过逐条出库或库存导入等途径实现。

2.1.3 二级库盘点与安全库存

(1)二级库盘点。盘点功能设置盲盘和自盘两种盘点方式，科室二级库库管员可随时进行预盘点，在月末规定时间段内必须进行月末盘点，月末盘点数据作为财务报表一部分上传至院财务。

(2)二级库安全库存。为了科室低值耗材二级库库存安全，简化科室订货流程，提高订货效率，软件设置安全库存基数。当科室二级库库存量低于基数下限时，系统提示需订货，当库存量接近基数上限时，系统提示科室减少订货[4,13]。安全库存数据的制定可采用历史平均数量计算法、历史平均数量+基数计算法或采取基于时间序列的库存数量预测法。

2.2 辅助监测管理功能

(1)可疑不良事件监测。科室低值耗材二级库的使用可帮助临床和医技科室有效掌握自身耗材使用进度和信息，对医疗器械不良事件监测和数据统计有重要作用。正在开发的医院不良事件报告系统与科室二级库管理软件的对接，使不良事件监测、上报和控制更加及时和便捷[14]。

(2)医疗器械流向查询。基于科室“实用实销”的实时库存状态，科室及医院耗材管理人员可实时查看耗材流向及动态，为医疗耗材管理提供依据。

(3)库存物资效期安全预警。设置近效期预警，当科室低值耗材二级库存在近效期物资时，系统在主界面和出库界面提示预警，过期后将冻结该库存数据，不允许科室扫码使用或出库。

2.3 辅助绩效核算与分析功能

科室低值耗材二级库启用后，医疗机构百元医疗收入耗材支出指标计算更加准确[15]。为保证医疗正常运行，科室一般库存一周左右的基础耗材，遇节假日等情况库存量会更大，这部分耗材对耗占比影响很大，建立科室二级库后，以实用实销的出库金额计算医疗机构耗占比，数据中去除各科室大量库存结余影响，耗占比数据更趋于实际。

科室二级库管理软件与HIS系统对接，实时读取HIS系统内有关医嘱和收费的高值耗材数据，按需求自动计算医疗耗材占比，其结果可动态展现[15]。

科室二级库上线后，医院耗材管理人员可及时发现异常使用的耗材，如某段时间内，个别耗材使用量异常增加或减少，对降低医院财务和廉政风险有很大帮助。

3 医用低值耗材二级库管理软件应用效果

医院原计划建设科室低值耗材二级库100个，做到医疗耗材科室二级库全院覆盖，目前已建成使用科室二级库127个，远超计划。上线科室根据自身情况在自然月内不定期出库，自然月最后一个工作日进行月末盘点，盘点金额纳入医院财务报表。配合院级相关财务审计制度，医院耗材管理部门、审计部门和财务部门定期对科室二级库抽盘，护理和耗材管理部门定期对科室二级库库房管理检查。安全库存的设置，减少了科室耗材请领的频次，减轻了院级库房的入库验收工作量。科室二级库上线以来，出库总金额较之前下降约7%，耗占比计算值更贴近实际。管理人员可接近实时状态下查看耗材运行情况，包括出库金额、移库金额、耗材使用量较大的金额以及异常耗材数据。

科室二级库上线效果与预期一致。但随着科室二级库上线数量的增多，监测审核的工作量也相继增加，还需在后期增加出库及盘点操作监控界面，通过信息技术手段督促科室按时出库及盘点。

4 结语

科室二级库建设可有效改变原有“以领代销”的粗放型管理模式，实现常规耗材“实用实销”的线上管理，该管理模式可反映耗材的实际支出，保证收入与支出同步，精确财务数据，降低运营成本，实现耗材的精准化管理。多途径出库可满足不同科室、不同耗材的个性化出库，推动医用耗材精细化管理进程，满足不同使用需求。此外，将进一步研发物流管理系统与HIS、LIS及影像与归档信息系统等信息系统的对接，实现医嘱计费与核销同步，精确财务数据，保证支出与收入的实时同步，最终实现常规耗材与患者间的双向追溯。