信息化时代下档案管理的创新及发展

郭文倩

【摘 要】随着信息时代的到来，档案管理工作也面临新的挑战，加强档案管理信息化建设是当前档案工作亟待解决的一个问题。下面文章就对信息时代下档案管理的创新及发展展开探讨。

【关键词】信息化；档案管理；管理创新；档案信息化

在信息化时代背景下，机关单位每天都会产生大量数据信息，如何高效合理地利用这些数据，这就需要档案部门做到高效档案管理工作。在实施信息化建设背景下，文件与档案管理受到了企业的一致重视。现阶段，单位要做好档案的管理，必须正视档案管理中存在的各种问题，采用信息化的手段有效管理档案，做到档案管理的可持续发展。

一、信息化条件下的档案工作

在信息化条件下，档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等等，各个方面都需要做出相应的变化。例如，信息化改变了信息收集、整理、存储的方式，以前的档案都是纸质形式，档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存，以供有关部门或人员查阅，在信息化条件下，不仅包括纸质形式的档案，还包括大量数字化形式的档案，并且，为了实现档案工作的信息化，还需要将纸质形式的档案，转变为数字形式，这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现，以往档案工作的思维和方式，已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说，信息化时代的到来，对档案工作来说，既是机遇，也是挑战。一方面，信息化手段的应用，给档案工作带来了很多便捷，在很大程度上简化了档案工作的流程；另一方面，信息化的应用，也给档案工作提出了新要求，需要档案工作人员革新观念、创新技术，以更好地做好档案管理与服务工作。

二、信息化时代下档案管理的创新及发展策略

（一）服务创新升级

基于信息技术的档案管理平台应当是一个高效服务、以人为本的平台。从档案管理机构来看，在档案管理平台中，档案管理机构可以通过问卷调查以及调研等方式来了解档案需求主体的档案需求，听取档案需求主体对档案管理机构的意见，进而为档案需求主体提供更为优质和个性化的服务，推动档案服务的创新升级。从档案需求主体来看，在档案管理平台当中，需求主体通过计算机、智能手机等智能终端设备可以便捷地获取档案资源，高效的进行档案检索和调档。因此，单位应当始终坚持档案资源的服务性，熊用户需求视角出发，开发新服务，创新新方式。

（二）档案管理制度的健全规范

制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的进步、科技的发展，档案管理不再只停留于纸面文件上，而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率，首先就需要制定规范合理的档案管理制度，积极引进信息化管理技术，从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进，探讨其中存在的不足，同时进行改革，用先进的管理方式进行管理，企业得到良好发展。如，将已有的档案目录数字化，将纸质文件录入数字档案资料库中，建成可供单位员工查阅的内部检索平台。

（三）健全档案管理与服务队伍

虽然，信息技术的应用深深改变了档案工作的内容和形式，但无论是过去还是现在，以及可预见的未来，“人”始终是档案工作中不可或缺的重要因素。因此，培养适应信息化时代的工作人员，建立健全档案工作队伍，是创新档案管理与服务工作中不可忽视的重要内容。例如，完善原有档案工作人员的职业培训制度，使他们充分认识信息化条件下，档案工作面临的变化，提高他们的信息技术素养，以适应现代化的档案管理和服务工作；健全档案工作队伍，配备具有较高信息技术水平的工作人员，为档案工作中软、硬件设备的更新，以及网络环境下档案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（四）做好档案安全保密工作

档案安全保密是档案工作的底线。在深化经营管理体制机制改革进程中，要更加重視档案安全保密工作，坚持安全第一、预防为主，要切实落实档案安全保密工作责任制，健全人防、物防、技防相结合的档案安全保密防范工作体系；要充分运用现代科技手段，不断提高化解风险、防范事故和应急处置的能力，确保档案的绝对安全。一是做好基础工作，既要做好实体档案保存又要保护好信息安全，将电子档案的涉密等级作为档案借阅范围、借阅方式的依据，控制使用权限，追踪电子档案利用情况。二是恰当处理档案利用与安全保密的关系。注重“内外有别，区别对待”，在档案管理中坚持保障性措施，充分发挥档案作用的同时，严格防止出现档案丢失、损毁、失泄密等现象。

（五）合理利用及更新信息化设备

当前多数企业的信息化设备基本齐全，但现代化管理技术数据庞大，由于数据信息处于爆炸式增长的状态中，企业要想进一步提高自身的档案管理水准，就必须及时对设备进行合理利用及更新，根据企业情况选择最适合的管理设备，并对系统进行合理利用和及时更新，资料的存储与管理得到保证，确保工作不会因设备问题而受到影响。如，当需要某些设备录入、整理、检索内容时，企业应购买其设备来支持工作。

三、结语

当前信息化时代创造了更多的机会，信息化时代的档案馆建设只要把握机会，顺应时代的发展，加快信息化建设，整合馆藏资源，创新服务方式，档案管理工作信息化建设势在必行。

【参考文献】

[1]丁春华.信息化条件下如何提高档案管理水平[J].办公室业务，2016（03）：50.

[2]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（18）：126-126.

[3]任思忞.信息化时代下档案管理创新及发展探讨[J].人力资源管理，2017（7）：332-333.