大数据时代对公路档案信息化管理的思考

文/李茜茜

一、大数据信息化管理公路档案的现状

大数据给公路管理和建设带来了诸多便利，也为公路档案信息化管理带来了机遇和挑战。本文通过对大数据档案在可量化和结构化上的扩展分析，发掘出了大数据档案独有的特征，辨析了大数据档案信息化管理过程中存在的利弊，提出了运用大数据对公路档案进行信息化管理的服务理念

二、大数据时代公路信息管理面临的挑战和问题

大数据时代对社会、经济、文化建设带来了巨大的变革，对各个行业也产生了巨大影响。就我国公路建设情况来看，大数据给公路管理和建设带来了诸多便利，但从目前公路系统档案数字化发展的情况来看，还只是把原有的传统载体档案经过扫描、摄影等数字化手段形成数据，进行加工存储，也就是初步档案数字化阶段。目前的现状主要表现为：

1.档案数字化基础设施建设方面。档案信息化管理在硬件配备方面通常有专用计算机、打印机、摄影机、扫描仪、网络载体等存储设备；在软件配备方面缺乏专用的档案管理信息系统。大多数单位档案信息化管理也只是利用信息技术对有限的档案信息资源进行整理与归档，具有局限性。

2.档案信息资源需求量增大和传统档案管理的脱节。档案资源种类多，有文书、科技、会计、实物、照片、声像等，每种数据都是不同形态，不仅仅是传统的纸质档案，而且是现代的图文、视频与音频等电子档案，其格式、特征形态万千，从而形成了大量不同种类的非结构化数据，最后，它构成了各种档案信息资源数据；而传统档案管理模式很难去统一分析、处理，挖掘数据，更多的是形式上的档案信息化，实际上的档案数据价值体现寥寥无几。

大数据时代的数据本质是生产、生活过程中的点滴变化都会事无巨细地被巨量记录并译成数据，基于内容的全部自然记录和随机生成。针对档案大数据基于档案本身的特殊性和专业性特点，分析和发现一些隐秘性的规律，运用于生产企业或组织机构平台，来推动和提升大数据时代档案信息化管理工作的水平。目前存在的挑战和问题有以下几个方面：

1.档案数字化设施、设备存在的缺陷。档案数字化变革，需要完善各项功能，然而软硬件的配备的质量还需要大幅跟进，首先应该配备容量较大的服务器、数据库等硬件；其次要抓好软件开发，研制出符合用户需求，具备档案信息加工、整理、储存、利用、分析和维护、管理等功能的档案信息化管理软件。要做到这些就需要投入大量资金建设和开发，而档案工作长期得不到重视，预算经费难以得到保障，在很大程度上拖慢了档案信息化管理的步伐。

2.推进档案管理机制打破固有模式。档案是管理人员有意识地按制度标准对收集到的文件材料进行真实性和保存价值鉴别后整理而形成的。其在产生背景、结构和非结构等方面包含了更多的人为意识形态，不利于统一转换成档案数据，致使数字化档案的建设标准跟不上时代发展，许多制度标准还存在着疏漏和不完善，影响了档案信息化管理的开展。所以，要做好这项工作，应该先研究制定出完善的制度标准，使档案信息化管理工作有章可循，并在一定人为结构与体制约束下，来推动和实现档案信息化管理工作的快速发展。

3.大数据时代对档案数字化安全防护欠缺。数字化档案的数据必须通过计算机或特殊设备来识别读取，是非人工识别和直接读取的，在形成阶段、管理阶段、处置阶段。对系统有较强依赖性，它与传统纸质档案相比具有数据存储量大、可批量生成、直观整洁、快速查询、便于修改等优点，但任何事物都有两面性，在具有诸多优点的同时，它的安全隐患成为了最大的问题，也是必须解决好的一个根本问题。要切实防止和解决好容易修改、容易删除、容易复制、容易破坏、容易遭受病毒入侵等问题，保证档案数据在存储、运行、传输等过程中的安全。

4.大数据时代缺乏档案数字化人才。现有档案管理人员综合业务素质能力普遍比较低下，而且大都是兼职档案管理人员，既缺少时间专门钻研档案业务工作，又对数字化档案了解甚少，对档案计算机上的操作也仅停留在收集、整理、保存方面，没有对数据的维护和程序的设计能力，这种不同步的业务能力，难以满足档案数字化需求，这也是档案数字化建设迟迟落实不到位的症结所在。

5.大数据时代对档案数字化观念未能转变。档案管理人员的大数据观念意识还不够强，档案数字化建设已经不再是单一停在档案信息化处理上，档案管理人员的滞后性管理观念，会直接导致档案管理的行为不规范，是操作过程中正确执行率偏低、后遗症遗留过多的瓶颈问题。

三、大数据对公路档案信息化管理的对策

在大数据时代，怎样才能促进大数据对公路档案实现信息化管理是档案人员应该重视和面对的问题，笔者认为应该从以下几方面来改善和促进。

1.提升档案信息化管理水平。随着信息技术的快速发展，原有的档案信息化管理系统很难适应新形势的需求，这就要求公路部门的档案人员要运用新的管理理念、新技术、新设备对传统档案管理进行更新改造。在这个过程中一定要注意做好档案管理各个程序模块的同步升级改造，确保档案大数据快速、高效、严谨运作。

2.培养档案数字化管理人员，全面推进档案数字化。

首先，档案管理人员要以开放的态度转变观念，全面树立档案大数据的观念。其次，档案管理人员要学习现代信息技术，掌握操作本领，在实际操作的过程中提升自己的业务水平。再次，就是要鼓励动员公路系统全员参与，提升全员参与水平，实现大数据档案系统和公路行业信息化系统的互连互通、和谐统一，进而达到既提升信息化管理功能，又方便公路维护管理的目的。

3.软硬件要与档案大数据要求相匹配。档案信息系统软硬件的高密度结合，能够使大数据技术应用效果和效益得到良好显现。尤其是公路行业的档案数据管理系统一定要兼顾行业特点，抓住关键点，确保这些档案数据可以共享与传输，在不同系统之间平稳顺畅运行，这是基于差异化在档案大数据建设中形成大融合的新格局，集约高效。

4.加大经费投入。完善档案软硬件设施，首先将档案数字化建设所需经费纳入到年度经费预算。其次是采集存储本单位的生产、经营、研究、管理等过程中的数据，减少不必要费用的重复投入。

5.加强安全保密防控体系。档案数字化是为了管理和使用方便，但在科技创新大环境背景下，很多不安全因素也相应而生，所以必须加强对档案大数据安全性与保密性建设，既要按照国家档案局的相关规定标准执行，又要不定期不间断地进行防控体系检测，做好档案数据的异地异质备份工作。同时还要按照有关规定，制定好档案安全突发事件应急处置预案，建好档案大数据安全防护网，确保在任何情况下档案实体和信息安全不会受到威胁，档案数据得到保护。最后还要建立和完善档案查阅和使用权限的相关制度规范和要求，做到有权有责、权责对应，确保对档案数据使用过程的全程跟踪和评估，从而使整个流程在特定权限范围内“闭环流动”，坚决杜绝了档案数据泄露。

6.档案制度建设。实现档案的规范管理，健全档案数字化管理制度是首要任务。建立和完善档案信息化管理工作的一系列长效机制，是确保单位机构能够按照统一标准开展档案信息化管理工作的依据。管理人员要深刻理解和吃透《档案数字化加工标准》《档案大数据安全保密制度》《档案数字化流程与规范》等相关标准和规范，结合自身实际建立起切实可行的长效机制，保证制度的科学性、规范性、合理性和可操作性，促进档案信息化管理工作的稳步实施。

总之，档案大数据给我们带来更多的是便利和高质量的服务，特别是对于产生和存贮量极大的公路建设档案而言，更是提高和发挥了档案信息利用的效率和价值，认真总结经验和教训，必将为下一步继续推进公路建设中档案大数据信息化服务起到积极的促进作用。