新时期高校人事档案的开发利用策略

赵亮

摘 要：高校人事档案是学校组织部门和人事部门等在培育学校干部和教师队伍的过程中所形成的真实文件材料，是学校正确考察和选拔人才的重要依据，所以开展好对高校人事档案的开发利用工作非常重要。不过，在新时期下，如何对高校人事档案进行高效的开发利用是一项值得思考的问题。就现状来看，我国多数高校在人事档案的开发利用方面仍存在一些问题，文章主要联系实际情况，对新时期高校人事档案的开发利用策略进行了探讨，希望能够给高校人事档案工作带来一点启发和助益。关键词：新时期；高校；人事档案；开发利用；策略近年来，随着我国高校人事制度改革的持续推进，人事档案工作的重要性也日益凸显，然而在现实中，仍有很多高校在人事档案的开发利用方面比较滞后，从而使人事档案的价值无法被充分发挥出来。对此，我们需要尽快找到更加科学有效的高校人事档案开发利用策略，以为高校人事档案工作改革的深化创造有利的条件。一、高校人事档案工作的特点高校人事档案工作是学校管理工作中的重要组成部分，总结来说，这项工作主要具有四个特点：一是“真”，即指的在高校人事档案工作中必须要确保所有人事档案资料的真实性，保证人事档案所反映出来的都是真实、客观的信息，而不能弄虚作假、捏造事实；二是“全”，即指的在高校人事档案工作中必须要确保人事档案资料的完整性与全面性，保证将学校中各个干部和教师的所有相关资料，具体包括其的基本信息、个人经历、业务能力、工作实绩、品德作风以及政治思想等都详细记录在案，并有序排列，如有新资料要及时进行补充，而不能有所缺漏和遗失；三是“活”，即指的高校人事档案工作的开展必须要灵活化，注重采取动态管理方式，随着人事变迁而不断对资料进行更新和补充；四是“密”，即指的在高校人事档案工作中必须要确保一应档案的机密性，任何人都不能随意向外泄露档案内容，如需查阅应当要严格走完相关程序。二、高校人事档案开发利用的意义（一）为学校干部教师的考察任用提供科学的依据在高校的建设与发展过程中，对各类干部和教师人才的需求量非常大，而通过对高校人事档案的充分开发利用，能够使学校组织部门和人事部门全面掌握各类人才的基本情况，从而更好地考察和任用人才。换言之，高校人事档案是学校考察任用人才的科学参考依据。正所谓“先要知人，方能善任”，而若想全面“知人”，则首先需要对人才的过去与现在进行详细的调查，以了解其优缺点。这一目标的实现，不仅仅是依靠直接对人才的表现进行观察，更需要通过对人事档案进行查阅，如此才能够更加清晰、明确地认识到人才的实际状况，进而保证人才选拔的科学性，而避免出现凭个人主观臆断来选拔人才的情况。（二）为学校各项管理工作的开展提供有效的服务现代高校人事档案工作不仅是一种政治服务，更是一种教学、科研及管理服務。通过对高校人事档案的充分开发利用，可以为学校的人事调动、聘用、工作调整以及晋升等提供可靠的依据。近年来，随着我国教育事业的不断发展，高校的建设发展速度也越来越快，在此背景下，高校对人才的引进成为了一项至关重要的工作，而高校在引进人才的过程中，通过利用人事档案来更加全面地了解人才的具体情况，可以更好地将档案资源优势转换为人才优势，从而为高校的发展创造更有利的条件。（三）切实保证学校人事档案工作目标的顺利完成若想高效地开展高校人事工作，则首先必须要拥有一定数量的人事档案信息，所以只有开发利用好人事档案，才能够切实保证学校人事档案工作目标的顺利完成。特别是现阶段我国正处于转型发展的关键时期，社会对人才的需求日益旺盛，高校也同样，而高校若想建设出一支高素质的人才队伍，就必须要开发利用好人事档案信息资源。三、高校人事档案开发利用中存在的问题（一）人事档案开发利用意识不强虽然随着近年来我国教育事业的不断改革和发展，高校对人事档案的开发利用提高了一定的重视，但是从总体上来看，多数高校依旧人事档案开发利用意识不强，特别是与校内其他工作相比，人事档案开发利用工作显得较为边缘化，其价值没有被充分体现出来。还有些高校的思想观念非常落后，在人事档案工作中存在着“重藏轻用”的想法，即只重视对人事档案的收藏管理，而轻视了对人事档案的开发利用，从而使得人事档案成为了摆设，而无法真正发挥出对高校发展的服务作用。（二）人事档案信息传递不够畅通在高校人事档案的开发利用过程中，往往会涉及到较多的职能部门，所以只有各部门之间加强联系，有效传递信息，才能够确保对高校人事档案的高效开发利用。但在现实中，很多高校内部的各职能部门之间联系不够紧密，大家各行其是，互相缺乏沟通交流，导致人事档案信息传递不够畅通，信息也很难实现共享，最终影响了人事档案开发利用效率。（三）人事档案的信息化水平较低先进科学的人事档案工作手段，是确保人事档案开发利用顺利开展的前提与基础。不过，就现状来看，虽然大部分高校已经建立了人事档案开发利用信息系统，但是由于影响因素众多，技术上的限制也较多，所以并未充分发挥出信息系统应有的作用。还有部分高校人事档案管理人员自身的信息化操作水平较低，不能够熟练操作信息系统，这也导致了整体工作效率的低下。四、新时期高校人事档案的开发利用策略（一）树立良好的服务意识高校人事档案管理人员首先应当要树立良好的服务意识，充分认识到人事档案工作的服务性质，然后将自身的主观能动性充分发挥出来，主动结合实际情况给档案利用者提供服务。高校人事档案管理人员必须要清楚地认识到高校人事档案的利用规律与发展趋势，主动进行资料编研和数据分析，如在高校领导班子换届或机构改革之前主动编制好学校干部名册、各级干部分布状况等，以使学校领导可以及时获取相关参考信息。（二）创新化档案管理机制有效的档案管理机制，是开展好高校人事档案开发利用工作的前提。学校人事档案管理部门应当要抓住源头问题，强化收档责任意识，建立长效机制，打好人事档案管理的基本构架。具体来说，首先要规范化人事档案的收集、归档和鉴别，保证有完备的手续，表述要准确、精炼，以确保人事档案的权威性、准确性和真实性。其次，要提高人事档案管理信息化水平，将传统的纸质档案转化为电子档案，并加强各部门之间的信息资源共享，简化检索查阅方式，以提高人事档案开发利用效率。总之，只有依据长效的管理机制及规范化的人事档案管理流程，才能够切实保证对人事档案的高效开发利用。（三）丰富人事档案的内容高校人事档案管理人员应当要通过多种方式、多种渠道来全面收集学校人事信息，如在教务处收集教师们的教学数量信息、教学质量信息及科研工作信息，在专业培训资料中收集教师们的培训信息，在个人业绩考核材料中收集干部和教师们的工作业绩信息，然后再将这些信息充实、详细地记录在案，以丰富人事档案的内容。（四）加强相关人才的建设人力资源是第一资源，对于高校人事档案开发利用工作来说，人才建设也是很重要的一方面。无论拥有了多么先进的档案开发利用手段和设备，最终仍需要由人来操作完成，所以只有先加强相关人才的建设，打造一支专业化的人事档案管理人才队伍，才能够确保对高校人事档案的高效开发利用。尤其要加强对人才的信息化技能培训，使其能够熟练地操作人事档案开发利用信息系统。五、结语综上所述，高校人事档案在高校的组织和人事管理等工作中占据着十分重要的地位，其不但直接关系着学校干部和教师队伍的建设，更影响着学校的办学和工作质量。因此，只有加快高校人事档案的开发利用，才能够为高校的人才选用提供科学的依据，进而推动高校各项工作的持续稳定运行。参考文献[1] 刘子侠.对高校学生档案收集整理问题的思考[J].档案管理，2019（01）：95-96.[2] 刘薇.完善人事档案管理模式推进高校人才资源开发[J].管理观察，2018（35）：132-133.[3] 徐玲.高校人事档案管理存在的问题及应对措施研究[J].湖南邮电职业技术学院学报，2018，17（04）：98-100.[4] 杨阳.高校人事档案管理工作的重要性及其措施[J].办公室业务，2018（23）：115.[5] 贾艳云.新时期高校人事档案的开发利用策略探讨[J].兰台世界，2018（10）：92-94.