基于“互联网+”的独立学院报账模式再造

夏志艳

摘要：当今互联网技术快速发展，基于“互联网+”的网上预约报账体系是互联网技术在高校会计核算中的精辟运用和集中体现。近些年来，诸多高校已实施使用网上预约报账系统，效果明显。独立学院作为我国高等教育办学实体中不可或缺的一部分，也应跟随互联网技术的快速发展，提升自身的财务信息化管理水平，而构建和实施网上预约报账系统是提高财务管理水平和信息化建设的有效途径。

关键词：独立学院;互联网+;网上预约报账系统

一、构建和实施网上预约报账系统的背景

目前，独立学院经过了前期的快速发展，需要探索新的管理模式以求具有更强的竞争力。而财务管理模式的创新和财务信息化水平的提升对当下独立学院而言还有很大的发展和探索空间。近些年来，独立学院随着办学规模的扩大，在办学经费、科研经费、人员经费等方面不断加大投入，报账业务量也不断增加，传统的会计报账模式已不再适应独立学院的发展要求，需要对传统报账模式进行再造，而构建和实施“互联网+”下的网上预约报账系统是解决传统报账模式下出现诸多问题的有效方案。

二、传统报账模式存在的问题

（一）业务处理工作量大，工作效率低

传统的报账模式下，财务审核人员要对原始凭证的多个要素进行现场审核，票据合格再根据报销内容进行费用归集、金额计算汇总、登录财务系统编制会计凭证、打印会计凭证、复核人员进行复核、出纳付款。整个报销过程全部依靠人工操作，一些业务进行到一半审核不通过，再退还至报销人员重新整理，再次报销时还需要从头开始，加大了工作量，工作效率降低。

（二）报销人员排队等候时间长，耗时耗力

传统的报账模式下整个报销过程财务人员必须直接面对报销人员，上一环节通过才能进行下一流程;针对不符合规定的事项，财务人员与报销人还要进行沟通、解释。因此，不同的业务，报销的速度和时长会有所不同也无法控制，从而导致报销人员等候的时间无法预计，逢开学初或学期末更是异常拥挤，必须长时间的排队等候才能完成报销。

（三）因排队等候时间长，影响报账人员的情绪，容易产生冲突

传统的报账模式下，诸多不确定因素造成报销等候时间长，一方面会逐渐磨灭报销人员的耐心，另一方面，在嘈杂的环境中会影響财务人员的服务质量。在这种情况之下，传统面对面的报账模式很容易让当事人之间产生矛盾和误解，影响工作正常进行。

三、网上预约报账系统的优势

（一）由报账人员登陆系统发起报销业务，掌握主动权

网上预约报账由报账人员根据自己的时间进行合理安排，需要报销时，登陆报账系统并填写相关信息，形式灵活，时间可控。

（二）减轻财务人员业务处理工作量，提高工作效率

网上预约报账系统由报销人员在系统中填写报销单，减少了财务人员录入信息的工作量。报销人员将所报销的项目、科目、金额、支付方式及报销说明按系统提示逐一录入，财务人员只需审核原始凭证后系统可以自动生成记账凭证，工作效率大幅提高。

（三）减少报账人员排队等候时间

网上预约报账模式下，首先，由报账人员登录系统发起报销填写信息，无需到财务部门排队等候;其次，将预约报销单送至财务初审合格后就可以离开，后续支付业务由财务完成，报销人员也无需排队等候。

（四）有利于报账人员了解财务报销政策

报账人员需要遵照财务规章制度在网上填写报销预约单，通过填写预约单，报账人员能及时了解经费使用的范围、规定、金额及流程，逐步掌握会计信息的归集、输入方法，逐渐熟悉财务报销的各项制度，对财务退回的单据从内心理解并接受，并帮助财务人员进行宣传、解释。减少报账冲突，构建和谐的报账关系。

四、互联网+网上预约报账系统的构建

（一）网上预约报账流程再造

网上预约报账模式是对传统报账模式的再造，是对传统报账模式的优化和重组。最基本的网上报销流程如图1所示，主要包括以下几点：登陆网上预约报账系统、选择报销类别填写报销单、打印报销单并经领导签字、提交财务部门审核、合格后自动生成凭证、复核凭证、出纳付款;审核不合格的单据退回，报销人员补充整理好后重新提交。（见图1）

（二）网上预约报账系统构建与实施

独立学院实施网上预约报账的首要任务是网上预约报账系统的构建，包括系统的设计、后台设置以及与财务核算系统的衔接等。网上预约报账系统最基本的功能是数据的输入、编辑和数据的查询。一方面要实现报账人员网上预约报账 的“填写”和“查询”的功能，另一方面要满足财务人员网上预约报账“接单、审核”和“查询”的需要。此外，独立学院网上预约报账的模式得以实施还需要宣传与培训，可以通过多种渠道进行推广，逐步将传统的报账模式转化为网上预约报账模式。

1）网上预约报账系统的设计。独立学院应根据自身财务报销需求设计系统界面，网上预约报账系统一般按业务类型分为日常报销、国内差旅报销、国际差旅报销、借款、财务审核等模块，同时包含相关查询菜单。如在“日常报销、国内差旅报销、国际差旅报销、借款”的模块中包含“新增报销单”、“待修改报销单”、“待提交报销单”、“已提交报销单”、“打印报销单”等功能菜单。报账人员在填写报销单时还需要填写部门、经费项目、支付方式等，这些都可以提供查询功能，报账人员既可以直接输入也可以通过查询检索来选择填写。在“财务审核”模块中也可以下挂如“待审核单据”、“已认领单据”、“已审核单据”、“自动生成凭证”等功能菜单，方便财务人员进行报销业务的后续处理及查询。系统界面的设计以模块为主，查询功能为辅。

2）网上预约报账系统报销单的设置。报账人员登陆报账系统后，根据业务类型选择相应的模块填写报销单。不同类型业务的报销单设置有所不同。报销单的界面设置要素要完整，包含部门编码、经费项目、报销项目名称、摘要、票据张数、金额、支付方式等;对于差旅费，报销单中还需要设置出差日期、出差地点、出差事由等，并设置为由系统自动计算伙食补贴及交通补贴。报销单的设置要根据财务制度、相关规定及各独立学院财务核算的要求设定。

3）网上预约报账系统与财务核算系统的衔接。网上预约报账可以自动生成会计凭证，既节省工作时间，又提高工作效率，降低手工出错率。在前期构建预约系统时后台要设置好各项数据参数，使之与财务核算系统进行对接。在具体应用中，对于审核通过的报销业务，财务人员可以自动生成会计凭证。

4）网上预约报账的宣传与培训。独立学院实施网上预约报账，要全面开展宣传与培训，争取得到师生的支持和配合。可以通过校园网站、部门网站开展相关知识的讲解，也可以对全校内的各个院系、行政部门进行面对面的宣讲、指导等。

（三）构建和实施网上预约报账的建议

1）独立学院在构建和实施网上预约报账系统的过程中，要做好前期调研考察工作。与软件供应商沟通，共同商讨，制定符合自身财务管理需求的方案。在实际应用预约系统过程中发现的不足之处要不断完善，做好软件的维护。

2）加强会计人员素质的提升。要与时俱进，利用信息化手段对会计人员进行业务培训，快速适应新的报账模式和流程。同时，要加强服务意识，提升会计人员沟通协调能力，耐心解答疑问，确保预约报账模式的顺利实施。

3）加大宣传。实施网上预约报账初期，通过网络、电话、面对对等方式持续地大力宣传，将使用方法和财务规章制度进行讲解，使广大教职员工充分了解流程，体验报账模式改进后的优势。

综上所述，独立学院在财务管理中应用网上报账预约系统，是当下信息化校园发展的需求。与互联网技术的结合，是创新管理方式、提高管理水平的有效途径。需要注意的是，构建网上预约报账系统，各独立学院要充分调研和理性分析，结合实际并不断完善，充分发挥其优越性。

参考文献：

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