财务共享服务中心信息系统应用设计

张少云

（内蒙古电力（集团）有限责任公司，内蒙古 呼和浩特 010020）

引言

纵观国内外优秀企业实践，财务转型普遍始于共享服务，财务共享服务模式对于公司持续开展财务转型至关重要。近年来，国内优秀企业纷纷响应改革要求，大力推进财务共享管理。一时间，财务共享服务中心建设呈现如火如荼的趋势。在众多建设财务共享服务中心的企业中，存在部分企业建设过程中出现难以掌控或协调的问题，最终导致财务共享服务中心建设失败。而信息系统建设的科学合理性更是其中最关键的问题之一。根据企业自身特点合理设计适合的信息系统功能是在财务共享服务中心建设成功的基础支撑。

一、财务共享服务的定义与发展趋势

（一）财务共享服务的定义

财务共享服务中心（Finance Shared Service Center）通过将易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并由共享服务中心进行统一处理，以客户需求为导向，根据市场价格和服务水平协议，为企业内部各业务单位提供专业化的服务，通常具有服务性、技术性、规模性、统一性及专业性的特点，目的是为整个企业提供高效、标准和优质的服务。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的应用，其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。“财务共享服务”将集团内各分公司的某些事务性的功能（如会计账务处理）集中处理，以达到规模效应，降低运作成本。目前，众多世界五百强公司都已建立“财务共享服务”运作模式。

（二）财务共享服务的发展趋势

纵观共享服务的发展历程，大致经历了离散（单职能）共享服务、多职能共享服务、全球化共享服务（GBS）和综合性共享服务（IBS）四个阶段。从最开始的财务、人力资源和IT服务的单一服务职能逐步将综合型、跨区域的全面共享服务中心发展。

财务共享服务是共享服务管理的重要组成部分。共享服务的价值也从单一财务、人力资源和IT服务逐步向跨地域、多职能方向发展。而在中国，财务共享是企业普遍热衷和优先开展的内容。实践中，限于职能管理壁垒，中国企业共享服务中心大多数属于单职能财务共享服务中心。

（三） 财务共享系统建设的发展趋势

优秀的信息系统是共享中心建设成功和高效运作的基础报账。纵观国内外大型企业集团财务共享服务中心建设的成功经验，完善的信息系统是确保共享服务中心高效运行和快速见效的基础保障。随着“云大物移”等新技术不断普及和深化应用，RPA、AI等技术在共享中心应用越来越普及和深入，成为辅助财务管理转型的重要手段。

共享中心信息系统应用示意

二、财务共享服务中心业务架构

实施财务共享管理后，企业的财务组织和职能一般来讲将被划分为战略财务、业务财务和共享财务三部分。其中战略财务通常由集团财务部承担，业务财务由各业务单位的财务部门（属地财务）承担，共享财务通常由财务共享中心承担。根据财务共享服务中心的职能定位，一般来讲，它会聚焦于四个业务方向，分别是服务提供、业务运行、管理支撑和战略衔接。

作为服务提供者，财务共享中心关注自身提供服务质量，建立并运作相应的管理机制和流程以确保服务质量保持高水平；业务运行是共享中心的核心业务，一方面聚焦于专业化的服务交付，另一方面为企业提供数据处理和分析等创新业务服务；管理支撑是共享中心运作的基础保证，通过业务分析管控为质量评估输入信息，促进共享业务运行持续改进；战略衔接是共享中心通过分解集团战略目标形成自身的管理目标，并通过业务运行分析为战略目标监控提供基础支撑。财务共享中心的四方面业务相互依托，不可或缺。标准化的业务服务框架是信息系统功能建设的必须要求。

财务共享服务中心业务架构示意

三、财务共享服务中心信息系统建设应用架构设计

根据财务共享服务业务架构，设计其应用架构和功能。共享中心信息系统主要包括用户交互类应用、运营管理类应用和运营绩效类应用三方面。用户交互类应用管理业务内容包括业务执行的工作流管理、事件管理、报账应用、协作工具、RPA应用和门户集成等内容；运营管理类应用管理业务内容包括影像管理、文档管理、知识管理和服务管理；运营绩效类应用管理业务内容包括绩效管理与服务管理。通用的系统架构总体如下：

财务共享服务中心通用信息系统应用架构示意

（一）用户交互类应用

与业务架构中的财务共享中心业务运行部分相对应，用户交互类应用，顾名思义是为业务用户、共享中心用户和管理用户分别提供信息交互功能。各主要功能介绍如下：

1、财务自助应用：这是财务共享服务中心系统的主要功能。在具体的系统功能设计和建设中，财务自助应用中至少需要完成两个层面的工作。一是为广大报账人员提供便捷的系统报账应用，系统数据服务以及个人信息管理等内容；二是为财务共享中心人员提供丰富的管理功能。从而实现共享财务与业务财务的完美对接。分别概要介绍如下：

（1）自助业务处理

业务处理内容包括报账人员在线提交服务请求、报账单据管理、分类报账业务入口、个人信息管理，以及与系统应用有关的服务管理。其中，数据管理服务因不同企业所用管理系统差异而各异。在员工自助服务平台中，自助报账是核心应用。一般按照费用报销、应收应付、资产等业务进行区分。

（2）共享财务人员工作台

财务共享人员以处理业务单据的方式接收来自业务财务的工作请求。在系统功能上，所有业务报销报账业务、数据处理业务等均以单据记录。单据关联财务共享系统或企业其他财务管理应用。

2、工作流：工作流是财务共享中心业务执行的主要功能。它是业务单据传输的纽带。对于工作流应用，根据企业信息系统建设情况的差异，需要区别设计和建设。通常情况下，由于集团企业信息系统普遍较多。因此，大多数财务共享中心工作流功能建设会采用跨系统工具，以保证业务应用效率。在工作流应用建设方面，还应注意应用功能的灵活性，建设真正能够随时根据业务调整而调整的“柔性”应用，以减少系统功能后续运行维护的工作量。

3、门户集成：通常企业的管理信息系统仅应用在内网。为了提高系统功能的易用性，近年来，越来越多的企业建设了移动应用工具。而对于大多数企业，财务共享应用的门户集成则是通用选择。它通过将企业的管理应用发布到内外或外网的门户应用中，减少操作的复杂度，从而保证业务人员良好的应用体验。

4、RPA应用：RPA应用通过设置自动工具，取代人工重复性劳作，从而大幅提升工作效率。在财务共享中心中普遍存在的数据处理业务（如对账业务、主数据建立和大批量修改等）都可以应用RPA工作处理。

5、事件管理：财务共享中心与战略财务管理和业务财务衔接的过程中，由于财务管理要求变化、服务管理等经常导致的共享中心业务和服务管理需求变化，因为，共享中心内部管理中，设置事件管理流程和相应的系统功能是必备的。

6、协作工具：是指财务共享中心与业务人员、共享中心内部的沟通协作，所采用工具一般包括呼叫中心、电话系统、邮件系统等沟通工具。

（二）运营管理类应用

与业务架构中的财务共享中心服务管理和支撑管理相对应，运营管理类应用，主要包括文档影像管理、知识管理和服务管理的部分内容。各主要功能介绍如下：

1、文档影像管理：由于企业集团往往分布与不同地区，通过建立影像管理系统能够集中将业务单据传输至共享中心，大幅提高工作效率。一般影像管理系统业务是财务共享中心的必建系统。影像管理的主要功能包括影像上传、在线取阅及归档管理等。

2、知识管理：与其他任何组织类似，共享中心通过知识管理不断提升人员能力，增强组织的凝聚力，因此知识管理是共享中心通常会建立的系统功能。具体功能主要包括知识存储、获取、知识共享、和创新管理等内容。其所支持的业务内容包括财务业务动态、专业知识、规章制度、办公技能管理等。

3、服务分类管理：建立财务共享中心为业务财务和战略财务服务的目录，以指标和服务水平协议为核心，构建共享中心的服务框架。在系统功能上，体现为服务目录，服务管理工作台，整合服务内容管理。

（三） 运营绩效类应用

与业务架构中的财务共享中心绩效管理和大部分服务管理业务相对应，运营绩效类应用，主要包括调查工具、绩效管理和服务报告管理等功能。各主要功能介绍如下：

1、调查工具：收集并整合财务共享中心在提供服务的过程中所产生的服务类数据，用以支撑快速计算共享中心的服务指标数据，支撑财务共享服务报告快速出具。

2、绩效管理：以流程数据为基础，提供实时共享人员绩效监控与定期绩效分析的功能，支持共享中心卓越运营提升。该功能能够在现场大屏上实时跟踪共享流程，及时发现操作问题，定位流程瓶颈；提供定期考核及绩效分析报表以支持运营提升。

3、服务报告管理：服务报告是财务共享服务中心绩效的总结与分析，其中主要包括财务绩效、内部运营、客户服务、学习与成长四个维度的表现情况总结，同时针对考核主体，以报告/报表的方式展示绩效结果。

四、 财务共享服务中心信息系统建设的难点与应对

信息系统功能建设是财务共享中心建设的重要组成部分，因此，在建设财务共享中心信息系统时，同时也要关注与系统建设相关的业务设计、组织变革以及共享中心运行的持续改进。一般来讲，企业集团在建设财务共享中心信息系统时，必须注意和认真面对的主要难点和应对方式如下：

（一） 系统建设与业务建设并重

财务共享中心建设不仅仅是完成系统功能建设，还需要结合既有信息系统功能变化、企业集团财务转型提升需求重点开展业务设计工作，以确保财务共享中心能够平顺过渡到新的业务模式下。因此，各方建设团队组建和工作开展应统一协调，形成建设合力，才能保证建设成功实现。否则，将造成系统功能与业务实际脱节，浪费人力物力。

针对此问题，在建设共享中心系统功能时，需要聘请具有丰富共享服务中心建设经验的项目团队；并且在实施过程中，需要业务咨询顾问同步介入，与系统开发团队工作开展工作。双方有机结合，不可脱节，务必将业务与功能紧密结合。

（二）财务共享中心建设不是简单的核算集中，而是复杂的组织变革

财务共享中心建设不是简单的信息系统+标准流程，更涉及到企业的组织、人员调整。因此，在建设过程中更需要关注共享中心的服务特性，关注业务建设、服务质量、持续改进等内容，方能确保建设成效。

财务流程只是其中一部分内容，需要全面考虑中心建设的各个环节要素，协同推进，才能确保财务共享服务中心建设达到预期目标。

（三）共享中心系统如何确保持续高效运行

部分企业在进行财务共享服务中心建设时，没有业务与系统发展的总体规划，只是将人员集中、设定标准的流程后开展业务。在此种模式下，财务共享中心往往无法持续高效高质运行。

在完成共享中心信息系统功能初步建设后，更应根据共享中心实际运行成效，不断引入新的工具，建设及更新更有力的功能，与业务发展同步进行系统功能持续优化完善，才能确保共享中心系统建设时效性，对集团财务的发展形成有力支撑。

五、结语

信息系统建设是财务共享中心建设的基础保证。其建设过程不是一蹴而就的。在开展建设工作时，要遵循信息系统建设的一般规律，参照先行企业的优秀做法，既不可追求完美，建设过度；更不可疏于管理，无法满足业务需求。在建设过程中要紧密结合业务需求，扎实打好基础，保证功能性、灵活性与可扩展性兼备，方能支撑起不断变化的业务需求，助力财务共享中心持续改进。