借助信息技术提升企业应付账款管理水平

李智慧

摘要：随着钢铁行业竞争日趋激烈，企业只有不断提升企业管理水平才能不断发展壮大，尤其是在资金短缺的大环境下，企业财务管理中应付账款的管理水平高低对企业的经营管理影响重大。邯钢公司借助信息化升级改造的契机，通过对应付账款管理流程和模式的改善，提升应付账款管理水平，为企业健康快速长远的发展壮大而助力。

关键词：信息化改造;应付账款管理;报支模式

一、企业实施信息化升级改造项目的背景

河钢集团邯钢公司有着60年的悠久历史，在漫长的发展历程中，经历了多次改扩建、产业升级、结构调整。伴随着企业的不断发展，企业信息化建设也在不断推进，从最初的财务软件到2005年年底在邯钢集团公司和邯钢股份公司实施ERP系统再到 2008年邯宝公司采用宝信制造执行系统，邯钢公司的财务信息系统随着企业需求的变化而改进。

企业不断发展壮大，对于公司财务管理方面的要求也越来越高，应付账款的管理在钢铁企业资金短缺的市场环境下显得尤为重要。企业对于提升财务应付账款管理的需求越来越迫切。同时，公司间信息系统的不一致产生了一系列财务核算方面的差异，比如：财务核算模式不同，固定資产核算细化程度不同，供应商代码不同，在建工程项目核算标准不一致以及票据管理方式差异等等，这些差异必然引起财务核算差异，这也是公司财务管理标准化亟待解决的问题。

因此，邯钢公司2018年在三个公司以及下属子分公司进行信息化升级改造项目，并于2019年1月首先在邯宝公司实施，意在提升邯钢信息化管理水平，提高企业管理能力。信息化升级改造项目是邯钢公司进行数字化工厂建设过程中迈出的第一步，通过整合解决基础系统建设统一优化的问题，也是公司实现智能制造的基础。

本文重点介绍邯钢信息化升级改造项目中应付模块的流程设计与功能改善对企业应付账款管理水平上的提升。

二、目前公司应付账款管理中存在的问题

（一）付款业务账务处理不一致

ERP系统中，账务处理中一大部分还是需要手工录入凭证，账务处理的方式选择与财务人员的习惯有着较大的关联，很可能产生同样的支付业务，不同的财务结算人员会进行不同的账务处理，导致同样的支付业务前后期处理方式不一致，或者账务处理信息遗漏的现象产生。

（二）在建工程项目管理不完善

原有系统不管是ERP还是宝信制造执行系统，都无法完全满足在建工程项目核算管理的需求。一方面，原有的系统不能根据应付账款账务情况自动生成在建工程项目台账，ERP系统是手工登记台账，这样的模式很可能产生遗漏和错误，导致工程台账与在建工程项目真实情况的差异，在需要获取工程建设信息时，必须先进行财务账和台账核对，给财务人员带来巨大工作量;而产销管理系统虽然可以生成台账却比较粗犷，不能详细具体的反映细节，只是总体的概况。另一方面，这两个系统反映的是财务账上已经发生的工程项目内容，对于项目中已经签订但是未入财务账的合同并不能反映出来，因此对于项目真实应付账款情况的反映财务人员不能完全了解，导致对工程项目缺乏整体认识。

（三）支付令与付款凭证的联系不紧密

河钢集团对下属分公司采取严格的资金管控措施，支付令是资金支付的唯一指令。目前支付令的生成和审核过程都在河钢集团内行系统，而付款凭证的生成在财务系统，二者依靠财务人员联系在一起，这就有可能产生支付令与付款凭证对应错误，要严格按照支付令中所载的供应商信息进行支付，就有可能会产生支付风险。

（四）付款后银行和票据管理程度有待提高

ERP系统付款流程中，首先产生付款凭证，出纳人员根据付款凭证进行银行支付或开具票据，但在系统上并未把银行信息或票据信息与付款凭证关联在一起，想要知道一笔支付的银行或票据情况，只能是翻阅纸质凭证，这样的工作效率显然与现代化高效的企业财务管理不适应。

三、借助邯钢信息化升级改造项目提升财务支付管理水平

邯钢信息化改造项目中应付模块的功能是完成公司支付业务，其独特的业务流程模式是报支系统模式，报支流程可以简单描述为：1）在公司发生需要支付业务时，由各业务部门录入报支单，报支单中详细记录业务类型、发票信息、业务金额、部门代码等具体信息;2）财务对报支单进行发票复核生成挂账凭证;3）资金计划下达产生支付令匹配报支单;4）已匹配的报支单关联银行或票据信息进而产生付款凭证，付款业务流程结束，完成付款。简单说就是通过对报支单的步骤处理产生不同状态完成支付。

通过邯钢信息化改造项目前期调研对目前付款业务流程中亟待解决的问题提出需求，并配合开发人员完成开发，对系统应付模块增加相应的功能来解决应付账款管理中存在的问题。

（一）制定详细报支抛账规则提高账务处理标准化程度

报支抛账规则是产生会计付款凭证的依据，规则中设定好报支大类和报支细类对应的会计凭证的借贷方会计科目，报支单录入信息中对报支大类细类的选择一旦既定，产生的会计凭证的借贷方会计科目就是一定的，就会产生规则所制定好的会计凭证。通过对公司付款业务的详细梳理和整理，初步制定了37个大类445个细类的报支抛账规则，基本涵盖了公司全部支付业务，包括费用报支、采购付款、在建工程及固定资产支付业务。

这样的方式下，只要在报支录入时选定报支大类细类就会产生规则所对应的会计凭证，使得财务挂账数据在不同公司账套、不同时期具有了可比性和连续性，减少账务处理的随意性，提高了财务核算的标准化程度和效率。

（二）增加工程项目管理子模块提高工程项目应付款管理水平

为促进公司在建工程项目管理更加细化和全面，在邯钢信息化改造项目中增加工程管理子模块，将工程管理的维度扩展到工程项目在财务账上发生之前，也就是在费用已发生或合同已经签订但还未进入财务核算时的工程项目的情况在模块中反映出来，具体做法是：工程项目从立项到签订合同再到制定付款计划均由业务部门在此模块中发起，因此，工程项目建设过程中的所有费用合同的发生都会记录在系统中，系统使用者能够全面了解工程项目情况;同时系统会根据已经进行财务核算的工程项目实时产生应付工程项目台账，使财务人员快速清晰了解项目结算情况的同时也降低了工作强度。

（三）关联支付令与报支单提升资金管控管理力度

为达到公司资金支付严格按照支付令控制支出的目的，当支付令下达可以进行支付时，财务付款人员将支付令与要进行付款的报支单进行关联，一旦关联完成就意味着，确定了这个支付令将要对哪个或哪些报支单进行支付，同时也确定了支付报支单的支付令信息。二者绑定提升了财务应付信息的有用性和高效性。

（四）增加票据模块加强付款票据管理

在邯钢信息化升级改造项目应付模块进行付款时，将已经匹配过报支单的支付令进行票据匹配，出纳人员选定金额合适、票据到期日范围合适的票据对支付令进行匹配，产生付款凭证。这样，挑选出的票据就关联到这张付款凭证上，同时，在票据模块里，付款挑选的票据状态更改为已背书状态，实现了票据状态的实时更新，也有助于减少票据核对工作量以及杜绝票据支付系统错误，改善了资金支付票据管理混乱和容易错误的现象。同时为了减低劳动强度，还开发出票据批量匹配功能，系统实现根据既定的条件自动将可以付款的支付令与票据池的可用票据自动选择匹配功能，降低了付款过程中的人为因素同时提高了付款业务工作效率。

四、资金支付管理水平得到提升

通过公司信息化升级改造项目应付模块的开发，对邯钢公司应付账款支付的模式和流程进行了较大的变革，更多的将业务部门纳入到报支流程中，支付信息更加完善，支付效率和信息可查性和关联性得到提升，改善公司资金支付环境，邯钢公司和下属公司采用同样的系统，加强了财务支付集中管理，提高支付效率，使应付账款的管理水平得到提升，使公司的标准化水平和工作效率均得到较大的提升。