高等职业技术学院档案管理工作浅见

曹志峰

◆摘  要：高等职业技术学院是我国高等教育中的重要教育机构，承担着为社会输送实用型人才的任务。随着近些年来高等职业技术学院建设水平不断进步，人们对高等职业技术学院的教育管理重视程度不断提升。档案管理是高等职业技术学院教育管理的重要内容，因此高等职业技术学院需要结合自身的实际情况，规范档案管理，不断提高档案管理工作水平，从而更好地为高等职业技术学院的教学活动服务。

◆关键词：高等职业技术学院;档案管理;档案价值

档案管理是高等职业技术学院建设的重要工作，管理质量对于学院未来的发展具有一定的影响。随着我国职业教育事业的不断进步，高等职业技术学院的档案管理也获得了一定的发展。为了更好的发挥档案管理的作用，提高档案资料的利用率，从而为高等职业技术学院的发展提供支持。

一、高等职业技术学院档案管理中存在的问题

1.对档案管理的认识不足

档案管理是现代高等职业技术学院提高自身竞争力、实现可持续发展的重要方法，因此受到现代高等职业技术学院的广泛关注。很多高等职业技术学院在档案管理方面的观念和思想较为滞后，没有重视提高员工的工作积极性，这就导致领导的观念不符合社会发展的趋势，存在很多误区，没有认识到档案管理与高等职业技术学院发展的关系，对档案管理的认知不够全面，这样一来导致管理方法滞后且单一，也没有起到推动高等职业技术学院发展的作用。

2.档案管理机构设置不合理

很多高等职业技术学院由于规模和资源的限制，通常没有建立独立的档案管理部门，通常都是开设一个档案室，并配置了专职人员进行管理，从而对各种档案进行统一管理。这种方式的管理效率极为低下，且很多教师要想利用档案信息也非常困难，由于专人负责管理，工作量较大，无法提高档案管理的质量。

3.资金投入不足

档案管理是学校教育管理的重要工作，虽然无法直接体现其作用，且需要消耗一定的资金，但是这项工作产生的效应也逐渐被人们所重视，目前很多高等职业技术学院与学校都开始关注档案管理。学校在教学评估中所提供的档案都是学生教学情况的反馈，能够证明学校的教学水平，从而在社会公众面前展现学校的实力，获得大众的认可，也能够吸引更多的生源。因此，高等职业技术学院需要将档案管理经费加入学校预算始终，将有限的资金投入到档案管理，并购入相适应的设备。

二、解决现代高等职业技术学院档案管理问题的对策

1.提高领导对档案管理的重视

但是从我国目前高等职业技术学院档案管理现状分析，仍存在许多的问题有待解决。例如很多高等职业技术学院没有关注档案管理方法，对档案管理认识不完善，管理制度过于形式化，也有与相似部门的职能混淆现象的发生，这些都影响了档案管理活动。很多高等职业技术学院在档案管理中没有聘请专业的管理人员，且管理方法粗放，没有形成系统的管理体系，导致管理流于形式，失去了档案管理的作用和意义。高等职业技术学院领导需要不断更新自身的管理观念，做到与时俱进，关注和重视档案管理，同时不断充足对档案管理的了解，做好档案管理的定位，加强档案管理与高等职业技术学院发展的联系。因此，可以通过组织相关人员参与培训活动，定期在管理部门开展会谈讲座，提高部门员工对档案管理的认知程度，制定科学的档案管理目标。此外，还需要通过有效的考核方式评价参与培训活动员工的学习水平，并结合档案管理的实际状况对其中存在的问题进行改革，从而提高档案管理效率，更好的发挥档案管理的作用。

2.完善现有档案管理制度

高等职业技术学院需要不断完善现有的档案管理制度，同时可以通过加强对高等职业技术学院档案管理的监督与控制，从而确保档案管理的真实性。通过建立系统化、科学化的管理制度，从而确保档案管理规范落实，更好的推动高等职业技术学院的发展，将档案管理与高等职业技术学院未来发展目标相结合，在充分考虑高等职业技术学院实际情况的同时根据人才的专业、工作能力、年龄以及职业规划等方面进行合理安排，从而最大程度的利用人才资源，提高高等职业技术学院经营管理目标。

3.提高管理人员的专业水平

档案管理工作与学校管理有着密切的关系，渗透到学校管理的方方面面。这是由于学校管理的各项活动都需要以档案的形式进行整理。因此，学校需要设立独立的档案管理部门，提高档案管理人员的专业水平，在工作中不斷的学习，适应学校教学科研工作的需要。同时，现代化技术的应用也对档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求，需要档案管理人员能够学会相关软件的操作，能够灵活运用计算机。因此，学校需要开办相应的培训班，通过专家进行业务培训，也可以与其他高等职业技术学院进行交流，开发档案资源共享平台，从而提高档案资源的利用率。

4.加强档案管理的信息化建设

档案管理信息化建设是指利用现代信息技术对学校现有文字、图像、视频等档案信息进行整理归纳，包括教师的课件、专业题库、课堂笔记、科研成果以及师生信息等方面的信息，并建立相应的数据库，从而为学校的教学、科研工作提供支持，最大限度的提高档案资源的利用价值，从而实现档案管理在推动高等职业技术学院发展中的作用。

三、结束语

档案管理是高等职业技术学院管理的重要内容，需要重视档案管理工作，从而更好地为学校教育活动提供支持。

参考文献

[1]王文霞.高职校园文化传承与创新的载体建设——基于档案管理的视角[J].宁波职业技术学院学报，2016，（1）：58-60.

[2]郎贤梅.高职院校档案管理工作现状与改进措施分析[J].求知导刊，2016，（14）：88.

[3]娄翠英.大数据时代背景下的高职院校档案信息资源建设与共享[J].才智，2016，（21）：37-38.