差旅平台带来的财务管理提升的思考

陈燕莉

摘要：由于国有企业的特殊身份，商务差旅受到社会关注。2012年，中央政治局“八项规定”精神及各级党委政府的实施细则相继出台，旨在进一步规范公务差旅制度。2013年国资委指出，央企保增长的目标就是向管理要效益，要求在央企范围内大力开展集中采购，差旅服务被纳入集采范围。既要满足“八项规定”相关精神，又要满足国资委对集中采购的要求，在这种背景下，差旅平台的建设成为集团公司差旅管理研究的重要课题。2016年集团公司与中国航信签署战协议，携手搭建航空工业差旅平台，充分发挥各自资源优势，共同打造面向大型企业和集团用户的差旅平台。当前，会计行业正处于财务会计向管理会计转型的发展时期，现代信息技术与企业管控、财务管理深度融合发展，国务院《关于推进“互联网+”行动的指导意见》的发布也明确了“互联网+”时代的到来。本文以差旅平台为研究对象，分析其运行现状、平台系统优势、存在的问题及不足，并以财务人的视角提出进一步改进完善的建议，强化财务信息化建设，在提升员工体验满意度的前提下，拓展平台服务内容、落地成本中心、实现系统信息对接，最终提升企业财务管理水平。

关键词：集中采购;差旅平台;财务信息化;财务管理提升

2018年集团公司以强化管理提升，降本增效为目标，向所属单位全范围推行差旅平台系统。差旅系统联合携程、中航服、空港嘉华和阳光之旅四家供应商，基于大数据和云计算，采用 “互联网+差旅”、“平台+服务”方式构建。员口恿过手机APP即可实现出差审批、订票、退改、报销审批等差旅业务，全流程在线、全自动操作，出行更力！嗜心，服务更有保障。

一、差旅平台工作现状

（1）差旅平台的职责分工

为使差旅平台有效运行，各单位均制定了管理办法，规范相关流程和管理工作。综合管理部是差旅平台上线工作的管理机构，负责协议签订，平台运行保障工作;差旅专员负责与供应商核对账单，并提交比刽交财务部。计划财务部负责机票的报销及对账结算，梳理相关财务流程;人力资源部的人力专员负责提供人员的增减变更信息;纪检审计部负责差旅平台的建设、协议签订、订票报销期间的全过程监管。

（2）差旅平台的工作流程

员工出差通过手机APP订购机票，差旅结束后凭机票确认函到计划财务部报销，财务专员对机票确认函进行扫码，标记报销信息;供应商按月形成月度机票清单。企业差旅专员（综合管理部）将机票清单分发给各部门差旅专员，经确认无误后，企业差旅专员通知供应商开具发票。财务专员依据发票及对外支付审批单，办理机票结算。

二、差旅平台的优势

（1）高效便捷的用户体验

个人用户体验方便快捷。员工通过手机客户端（APP）办理查询、预订、出票，省去中间环节，享受免沟通、零垫资、省时间的新体验，形成“服务规范化、流程标准化、应用自动化”的差旅保障新模式。

企业客户体验管理效率提升。机票结算变分散结算方式为集中统一结算方式，按月与供应商进行结算。零垫资使资金占用压力明显降低，大幅节省了运营成本。预定、审批、行程状态等信息自然留痕可追溯，并实时更新。企业通过手机客户端或电脑端，可以实现多维度的查询及统计，企业可及时掌握出行、报销及结算情况，为后续差旅分析奠定了数据基础。

（2）差旅平台实现“采”与“购”的分离，“事”与“钱”的分离

差旅平台采用多供应商模式，集团公司招标引进优质供应商资源，将供应商的选择权交给员工（或企业）。员工出行只需关注机票的时间、航班、价格等相关信息，无需考虑供应商的规范性，真正实现“采”与“购”分离。乘机人不管钱，管钱人不乘机，真正实现“事”与“钱”分离，做到 “阳光采购、集中管理”，使企业内控机制有效发挥。

（3）规模效应扩大优惠幅度

平台上线前，集团公司所属员工出行均采用分散采购、分散报销形式，总量虽大却不具备议价能力，难以从航空公司获得更多优惠。随着上线用户的增加，规模效应和降本效果逐步显现。差旅平台整合优势资源，使航空公司的大客戶优惠政策进一步扩大，国航、南航、东航、海航、川航等大客户协议在全集团范围内落地，同时，大客户可以享受到的优惠政策可以惠及员工因私出行，增强了员工的归属感。

（4）差旅平台实现差旅费用整体管控

差旅平台可以根据企业自身管理需求将管理制度嵌入流程，让“八项规定”落到实处。平台自2015年5月上线试运行至今，上线人数已超过10万人。以集团公司总部试用阶段采集的对比数据为依据，平台累计实现节省金额3000余万元，整体管控的降本效果显著。

（5）采购管理工作极大提升

差旅制度流程规范、差旅信息透明起到了事中控制的作用;建立竞争机制，对供应商集中管理，降低了企业的管理难度;杜绝管理漏洞，避免假票、虚票、伪报，减少了企业的经营风险。

差旅服务集中管控是集团公司践行国资委采购管理对标工作的具体应用，是采购管理实现降本增效、反腐倡廉目标的重要抓手。2017年集团公司将各单位使用差旅平台采购情况纳入“采购管理提升”考核评价体系，并折算计入各单位经营业绩考核分数。差旅平台的上线推广使集团公司采购管理工作得到极大提升。

三、差旅平台体验中暴露出的问题与不足

差旅平台极大方便了员工的差旅出行，借款需求下降，资金占用减少，创新差旅报销理念。在极大的满足采购管理提升的同时，也暴露出财务信息化建设的不足，财务团队的成本核算、对账、结算的工作量有所增加，一定程度上加大了财务工作成本。现阶段，差旅平台的运行模式尚有探讨、功能改进和进一步完善的空间。问题归类如下：

（1）对账问题

差旅平台设置有软件客户端和手机客户端（APP），其中手机客户端侧重满足员工个人体验，软件客户端侧重满足企业的报销管理、账表管理体验。在报销管理模块中，系统提供了多维度的查询方式，比如按时间段查询、按报销状态查询，包括已报销、未报销;按机票状态查询，包括正票、改签、退票;按乘机人查询、按机票号查询。但不论通过什么方式查询，都只能查询到机票的明细，而不能针对查询结果进行求和，如果需要数据汇总，必须将查询结果导出后才能获得。在账单管理模块中，可以查询到机票明细的合计数，但只能按月进行查询，即生成完整的月度账表后才能查询到合计数据。这两种模块中均不能满足随时核对财务账目的需求。

（2）财政零余额项目的核算问题及结算问题

财政专项拨款的科研项目必须按项目通过专户进行对外支付，每个项目对应一个财政授权账户，发生的机票款必须按月向供应商进行结算。对于尚未报销的机票款，因难以知晓费用的科研项目归属，也就难以确定对外支付的财政授权账户。对于财政科研项目多、机票使用量比较大的企业，在结算前确认每个项目的支付渠道无疑会增加各部门的工作量，给机票支付带来效率的降低。

（3）成本中心不能充分发挥核算作用

目前差旅费报销流程与差旅平台上线前没有本质区别，唯一不同的是：乘机人报销时将“机票行程单”替换为“机票确认函”。财务团队进行账务处理时增加“其他应付款-应付差旅平台-x x供应商”过渡科目，会计分录繁琐，账务处理时间增加。差旅平台的上线对差旅费的成本核算没有带来本质的改变，成本中心尚未发挥成本费用归集作用。

（4）差旅平台不能与企业财务信息系统对接

军工企业集团在网络环境、财务管理和保密安全方面有其特殊要求，受制于这种特殊性，差旅平台系统与很多企业的财务信息系统（包括网报系统、账务系统）不能实现集成，形成各自的“信息孤岛”，财务信息系统无法直接从差旅平台系统获取数据，加大了财务工作成本，阻碍了管理效率的提升。

（5）差旅平台提供的服务单一

差旅平台各功能模块还处于修改完善阶段，服务项目也比较单一，只能提供国内机票订购服务。目前火车票、国际机票、酒店、公务用车等服务呈现出多样性、灵活性的市场需求，但平台尚不能满足差旅出行的更多需求。

四、差旅平台系统带来的财务管理提升的思考

（1）对账问题的解决方案

差旅平台作为商旅供应商和企业之间的桥梁，不仅要考虑乘机人体验的满意度，更要考虑到相关部门，如计划财务部、综合管理部的管理需求。机票对账、结算工作处于差旅服务的后端，建议平台系统在报销管理模块下，对查询结果提供合计数据，便于与企业账目的核对，企业对账工作的及时准确才能保证机票款项在规定时间内支付给供应商。系统交互性的友好程度越高，相关部门的工作效率越高。

另外建议，给财务专员增设提醒权限，对于不及时报销的员工予以善意提醒;或者由系统自行判定，乘机后超过一定时间未进行差旅费报销的员工系统将进行自动提醒，催促其尽快报销。这一功能在年底结账前很有必要。

（2）财政零余额项目账务处理及结算的解决方案

针对财政零余额科研项目问题，目前我们采用了一种变通的办法，即每月结算机票款时不区分普通项目及财政拨款的零余额项目，一律由基本户进行支付。也就是说财政拨款的零余额项目发生的机票款由基本户先行垫付，年度终了时再汇总由财政专户还给基本户。这样操作的理由很简单，我们不希望任何一种管理创新以增加营运成本为代价。

报销机票款时的账务处理，借记“管理费用”、“其他经营成本”及“科研成本”等科目，其中科研成本按项目进行辅助核算（给年底偿还先行垫支的机票款提供依据），贷记 “其他应付款一应付差旅平台一x x供应商”。实际结算时，借记“其他应付款一应付差旅平台一x X供应商”，贷记“银行存款-基本户”。年底归还先行垫付的财政零余额项目机票款时，根据辅助核算汇总的项目合i{数据，借记“银行存款一基本户”，贷记“财政零余额账户”。这种办法适用于财政零余额项目较多的企业，解决了尚未报销的财政零余额项目不能确定支付渠道的问题。

（3）成本中心的解决方案

建议采用分步走的策略，对于非密企业先行开通成本中心;对于涉密项目较少的企业，剔除涉密项目后，进入成本中心;对于涉密科研项目较多的企业暂不开放成本中心。这在一定程度上解决了成本费用归集的问题，完成成本费用归集的机票款月底生成账单，财务人员依据账单及支付审批表直接进行账务处理，并在客户端成批进行报销标记，无需再对机票确认函进行码扫，乘机人无需再对机票费用提交报销流程（需要说明的是，乘机人发生的除机票以外的差旅费用的报销流程不变），这样机票款的核算由分散变为集中，财务团队的工作效率会明显提升。

（4）差旅平台与财务信息系统对接的解决方案

差旅平台具有较强的安全性，出行数据达到国家“三级”保护水平，完善的信息管理体系，确保既不影响员工出行，又能保证敏感信息安全。在這个前提下，建议完成将差旅平台与企业的网报流程、财务系统（用友、浪潮）的对接，差旅平台按月生成《机票结算账单》，用于机票款的结算;成本中心完成机票款的部门、成本费用项目归集，形成《成本费用归集表》，账务处理系统依据《成本费用归集表》生成付款凭证，分别借记“科研成本”、“其他业务成本”、“管理费用”等科目，贷记“银行存款一基本户”科目，无需再通过“其他应付款-差旅平台-x x供应商”科目进行过渡。

目前，集团公司下属A企业已经实现了差旅平台系统与财务信息系统的对接。平台系统中的数据，按照对应的组织结构和成本中心，在账单确认后自动导入财务信息系统，实现了精准、高效的差旅费核算。该企业的IT部门与财务团队根据自身的业务特点及管理需求，与平台的建设团队沟通协作，充分利用信息化手段，实现了系统的对接;在平台固定分析模版基础上，又开发了差旅分析报告;同时对机票价格的选择设置控制条件，让差旅成本真正得到有效控制。该企业的财务信息化建设走在了集团公司的前列。

（5）差旅平台提供服务过于单一的解决方案

随着差旅平台上线员工的增加，机票业务越发成熟，差旅需求会逐步提升，仅满足国内机票服务是远远不够的，逐步扩大商旅服务范围是大势所趋，建议逐步增加国际机票、火车票、酒店、企业用车等商旅服务，以满足集团公司差旅出行的更多需求。

五、结语

集团公司差旅平台的推出源于国资委集中采购管理要求，指定供应商，以降低采购成本为目标。前端的“采”与“购”环节，充分考虑了集中优质供应商资源、充分考虑了员工出行满意度。负责后端核算、对账、结算工作的财务团队，在积极配合差旅平台运行的前提下，需要站在在财务管理的视角上提出需求，充分发挥成本中心作用，加速实现平台系统与网报系统、财务信息系统的集成。差旅平台是一个采购业务的平台，更是一个财务管理提升的平台，财务信息化是助推财务管理提升的工具及手段，支持配备财务信息化资源，财务管理提升才能落地，集团公司着力推进的新时代计划财务管理创新升级才能真正实现。

参考文献

[1]杨勇、李占峰.中国石化差旅平台建设初探[J]石油化工管理干部学院，2016（03）：32-35.

[2]张觉晓.互联网时代航空公司差旅成本管理研究[J]中国总会计师，2017（09）：56-57.

[3]马丽元 努力打造央企差旅管理新标杆—专访航空工业综管部副部长张福君中国航空报2018.5.