“互联网+”背景下档案信息管理问题及对策研究

姚甜甜

摘 要：互联网+是以互联网为工具，信息流通与共享程度更高，给档案管理带来的技术性变革和挑战是信息时代的必然结果，档案管理部门应该认识这一发展趋势，做到与时俱进，及时转变传统的档案管理方式，为档案用户提供全方位、个性化、针对性的档案信息服务。同时，借助互联网的优势，解决空间和时间对于档案数据使用的限制问题，实现在线分享档案资源。在新形势下，档案管理部门一定要重视“互联网+”这一趋势，把握机遇，建立健全完善的互联网运行机制，为信息化档案管理模式提供保障。同时要强化现代管理理念，加大信息化理念的宣传，培养档案管理人员信息化技术，全面提升档案管理的信息化水平。

关键词：互联网;档案信息管理;问题;对策

1认识“互联网+”

从现有研究来看，我国“互联网+”的含义是经过了多个领域、多方学者共同探索后逐渐丰富发展起来的。最早的“互联网+”主要是指各行各业目前的产品和服务，与PC屏、手机屏等多屏全网跨平台用户场景结合之后产生的化学公式，其实质是传统服务行业通过智能终端屏幕嵌入用户场景服务系统。通俗来说，互联网+就是“互联网+各个传统行业”。2015年7月，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，将“互联网+”解释为把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。

2档案信息化的基本特点

目前，档案信息化主要是指档案管理方面的档案电子化以及服务领域中的服务信息化。从档案电子化角度来说，主要是参考纸质档案，并利用网络技术制作档案数据，从而替代纸质的档案，而只将纸质档案作为电子档案的备份进行保存，这种方式解决了纸质档案一旦受损就无法复原的问题，使得档案的利用率得到有效提升，并且还能为档案管理机构带来更完善的信息资源。从档案服务信息化方面来讲，主要是利用当今网络技术完成对电子档案的查询搜索、档案分类以及使用申请等工作，为整个档案管理工作提供便利化以及信息化的条件，有效改变了以往传统档案管理工作效率低和准确率低的情况，进而使得档案管理工作的作用得到充分发挥。

3“互联网+”给档案管理带来的机遇

3.1使传统的档案管理发生了技术上的创新

在传统的档案管理工作中，管理人员基本是通过纸质的形式收集和保管信息的，在长时间的保存过程中，纸张难免会受到温度、湿度的影响而破损，信息内容极易损坏、丢失。随着计算机在档案管理工作中的应用，运用数字化技术取代传统的纸质信息保存，方便使用者快速、准确地找到信息，节省大量的人力。在储存介质方面，可以使用计算机硬盘、移动硬盘、光盘和网络存储工具等，提高了储存信息的方便程度。并且这类介质受温度、湿度等因素的影响较小，从而保证了信息的安全。过去，纸质档案信息需要人工记录、整理、保存和提取，这种管理方式需要消耗大量的人力，而且工作效率低，不能保证档案数据的准确性和时效性。随着档案管理技术的创新，现在只需要一台计算机就可以实现对档案信息的录入、保存和使用，大大降低了档案信息管理的难度。同时，信息技术也为档案信息的管理提供了更多的存储方式和路径，比如常见的存储方式有图片、音频和视频等。在查找档案信息时，档案用户只需要通过检索就可以快速查找到需要的信息，而且在档案信息管理中采取了分层分类管理，使档案信息之间具有关联性，在查找和使用上更加便利，有效提高了档案数据的准确性和时效性。目前，在档案管理信息化方面已经建立了相对完善的系统平台，并且取得了理想的效果。档案管理系统为档案管理人员提供了更多的选择，一些档案管理机构独立研究开发或者与从事软件开发的企业进行合作，设计、制作适合本单位实际的档案管理平台，定制属于自己的档案管理软件，大大提高了档案管理的工作效率和信息的准确性。“互联网+档案管理”，即在移动互联网、云计算、大数据、物联网等信息通信技术下，给档案管理工作带来了更为丰富的技术手段，这些技术上的转变与革新，使得档案管理模式的发展日新月异，创造新的发展生态。

3.2提高了档案信息的利用率和时效性

为了给档案用户提供更好的服务，档案管理人员需要通过信息技术实现对档案数据的详细分类，提高数据的针对性和使用价值。云技术、大数据处理技术等都是在互联网不断发展过程中出现的，通过这些更加先进的技术使各类档案数据的整合更加高效和精准。现在，档案用户可以通过搜索引擎，输入所需信息的关键字（词），与之相关联的信息都会呈现在面前，就像我们打开购物网站，搜索想要购买的东西，所有符合条件的东西和相似的东西都会看得到，可以非常直观地利用数据，并且还可以通过比较信息数据间的差别和联系，拓展思维，这极大地提高了信息数据的使用价值。传统的纸质档案管理，档案信息的收集需要大量的时间，更新数据不及时，无法满足对信息时效性的要求。通过互联网，可以快速收集和保管信息，并且资源丰富，更新及时，大大提高了档案信息的时效性。在互联网影响下，档案管理工作已经得到了创新性发展，越来越多的先进技术将会随着互联网技术的成熟不断涌现，档案信息的使用价值越来越高，时效性越来越强，极大的方便了档案用户的使用。

4档案管理应对“互联网+”的有效措施

4.1加强对档案信息化相关硬件与软件的建设

虽然一般档案信息化系统所使用的硬件与软件由系统供应商提供与设计，并且在日常档案管理工作中并不会对其进行频繁的管理，但是仍需要在供应商提供档案信息化系统前向其描述使用需求。一般来讲，软件的安全需求一般包含对档案数据服务器的防护、软件功能权限的分类、用户权限的划分、信息资源使用权限的划分、软件误操作的保护以及相关网络防火墙等;而硬件的安全需求主要包含用于保护档案信息化系统正常运行的设备、硬件防火墙、较为正规的路由器以及对连接内部网络的接入限制等。

4.2建立完善的档案信息管理制度

想要保证档案信息化安全建设能够顺利进行，那么就要建立内部的安全信息管理制度，并及时将信息制度落实在档案管理工作中。目前，档案信息化建设中的制度隐患主要体现在以下几个方面：档案管理权限不够规范、档案网络具有开放性、对移动存储设备等管理不够严格。针对以上三个方面可以制定相应的管理制度，例如，针对档案权限管理问题，就要以软件层面为入手点来解决，第一要保证档案信息终端网络平台能够只被工作人员所使用，防止非档案管理人员随意使用;第二，要确保档案信息化的相关软件专人专用，所有档案管理员工在工作完成后必须退出相应的管理系统，避免其他没有访问权限的用户访问档案信息。

结束语

当今时代，互联网、信息技術是社会发展的重要特征，并且给人们的生活和工作带来了积极影响，甚至在一定程度上颠覆了人们的生活方式。在这种背景下，档案管理工作在技术上和理念上都发生了巨大的转变。互联网带来的便利是有目共睹的，在档案管理工作过程中，也应该积极引进互联网技术，充分利用其优势为自身的发展带来更多的服务与便利，更好地顺应时代变化。综上所述，就是对“互联网+”背景下档案信息管理问题及对策的论述。

参考文献：

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