工作流程标准化在事业单位行政工作中的应用分析

张竞予

摘要：如何加强事业单位行政工作规范化管理，提高日常工作效率，一直是事业单位管理中的一项重要内容。如何转换思维方式。使得管理确有成效，更加顺应社会发展，从而推进事业单位系统化、一体化管理进程，实现员工自我管理，日趋成为事业单位的一种探索模式。文章主要阐述了工作流程标准化在事业单位行政工作中的应用现状和存在的问题，分析了工作流程标准化在事业单位行政工作中的应用意义，在此基础上，提出了相应的建议，以推进事业单位行政工作标准化管理进程。

关键词：工作流程标准化事业单位行政工作标准化管理

一、引言

近年来，随着政府有关部门逐步认识到行政工作规范化管理的重要性，事业单位不断完善行政管理工作制度，在一定程度上提升了我国事业单位的综合行政工作水平。然而，总体来说，虽然现阶段我国事业单位行政管理取得了一些成绩，但在推进行政管理规范化的过程中，一些单位和管理层对行政管理的重视程度仍然不够，员工也呈现松散应对、不按程序办事等状态，这对行政管理规范化的进程产生了负面影响，制约了单位资源的有效利用。因此，探索以标准化工作流程为基础的科学的行政标准化管理方法，加快行政标准化进程确有必要。

二、工作流程标准化的应用现状和存在问题

现阶段，绝大多数事业单位的行政工作人员对于日常的任务基本都能够完成。但由于个人工作方式不同，很多任务在工作过程中的处理方式和完成效果会有差异，甚至同一项工作内容的完成效果也会有很大差异性。这同员工对工作内容的理解程度、沟通方式相关。也与个人能力、责任心、技能经验等有很大的关系。目前，事业单位的员工流动性较以往有所提高，一旦现任员工离职，很多其之前负责的工作则无人熟悉完整的办理程序，出现工作空档，需耗费时间再进行咨询和梳理，对于新来的人员也需要很长时间来熟悉一个新岗位的工作内容。

为顺应时代的发展，一些单位已经在推行标准化管理体系建设，这需要在“三定”方案的指导下，进行深入的岗位分析，有清晰的岗位设置和岗位说明做基础，需要花费细致的时间和精力开展前期的流程分析和标准体系架构设计，所以一些单位可能只针对部分工作做了一些流程设计，却难以完成一个比较完善的流程体系。而且，即便有规范的流程可以参考，但其重要性没有得到充分的认识，员工在工作时也将其抛之脑后.以完成任务为主，并没有严格的监督考核机制来检验是否按规操作。几乎所有的单位都建立了很多相关规章制度，随着单位的不断发展，很多单位也在不断出台新制度或者对现有制度进行调整来满足组织的发展。但往往规章制度落实不到位，导致制度和实际管理脱节，没有达到管理的效果。管理层也多忙于事务性工作和上级主管部门临时交办的工作，而没有更多的空间来系统化实施管理。善于工作的员工会有一套属于自己的工作流程，但归根结底，要想单位整体工作效率得到提升，还需要以每个员工持续提高个人工作质量为基础。因此，事业单位行政管理若要取得良好的发展，还需要以领导者为主来推动建立一个标准化管理体系，而不能只依赖个别员工的有所作为。

三、工作流程标准化的应用意义

1.进一步梳理工作职责，增强员工责任意识。建立标准化工作流程，首先需要员工对自己所在岗位的工作职责有清晰明确的理解，通过对各项职责进行分解和细化，全体员工在标准文件的制定中，将“写我所做、做我所写”的理念贯穿其中，明晰责任制、监督制和追究制，极大地规范了职工的工作意识和职业行为。把执行组织管理体系要求化为组织与职工的自觉意识和习惯行为。建立标准工作流程的过程，就是对工作职责进行分类、整合、再梳理的过程。日常事务性工作，通常都是有章可循的，在从事一段时间该类工作后，个人都会对其工作步骤有比较明确的了解，但很多时候。由于惯性思维和惰性作祟，便易养成较为随意的办事方式，或草草应付了事，办完就算，或化简为繁，增加办事环节，同一项工作，每次办理的程序常常不同。制定标准工作流程，依照程序工作，有助于提高员工责任意识，消除遇事推诿的工作作风。

2.规范工作程序，优化工作效率。标准化工作流程建立初期，需要耗费大量时间和精力来缕清各个工作环节，与相关的部门进行反复沟通，看似时间成本增加，但一旦将工作捋顺，建立起可操作的工作流程后，员工能更快找到工作切入點，便于制定工作计划，提高工作效率。建立明确的工作流程，对于新来者来说，可以减轻初入新单位的紧张感，按图索骥，便于自己摸索，更易上手新工作；对于员工来说，规范工作程序，摆脱理不清头绪的状态，面对工作更加从容自信，更易激发工作主动性和积极性；对于各部门来说，部门之间沟通顺畅了，推诿扯皮、业务纠纷等情况减少，更加易于合作。另外，对于之前必须专人在岗才能完成的工作，其他同事也可暂时代为办理，减少等待、询问、跑腿的时间，避免专人不在则无法办理某事的情况。遵循流程办事，也更易于同对外往来协作单位沟通业务。对于组织和管理者来说，减少了对新员工的培训时间，在发生人员流动等情况时，相应的业务能够及时进行交接，培训成本降低；减少了管理层处理日常琐碎事务的时间。员工工作效率提升，最终也会带来组织效益的提升。

3.增强员工服务意识，提升客户满意度。对于事业单位来说，建立标准化工作流程，以节约组织成本，提高工作效率为出发点，以优化管理，可持续发展为落脚点，而以客户服务为中心，最大化解决问题则贯穿于整个工作过程中。服务的客户既包含外部客户，又包含内部客户。一方面，面对外部客户的时候，尤其是服务性质的事业单位，有了可遵循的标准流程，每一个工作环节都可操作、易管控，业务合作更顺畅。按流程办事，事后有考核反馈，强化了员工的服务意识，遇到问题，更容易追溯源头，解决问题。另一方面，无论单位的性质如何，从事何种行业，部门与部门之间，部门与个人之间都存在着服务与被服务的关系，尤其在职能部门比如在行政办公室、人力资源部、财务部等工作的员工，工作内容多与服务相关，只不过通常我们容易忽略掉单位内部的这层服务关系。有标准化工作流程指导，使得员工工作更加规范化，降低工作失误率的同时。也提高了内部客户的满意程度。

4.夯实基础，促进创新。组织成长、发展的过程是一个逐步探索、不断完善的过程，以致最终实现组织战略、政策和文化相统一。这就需要管理者树立系统化、一体化的管理思维，以此来指导组织管理，将组织视为一个由相辅相成、相互关联的各个部分组成的有机整体。建立标准化工作流程体系则可视为建立系统管理体系的基础。通常，完成一套完整的业务流程活动。需要不同岗位人员相互配合，分工协作，在这之中，不仅有严格的先后顺序限定，而且活动的内容、方式、责任等也都有明确的安排和界定。以使不同活动在不同岗位角色之间实现流转。从业务流程的角度来看，任何一个组织的生产、经营、管理的各环节。都是由众多业务流程所构成的流程体系。

建立标准化工作流程，是顺应发展的一种选择，也是思维方式的一种转变。标准化工作流程的应用，不仅能够增强员工的自主性，工作规范化还为管理者留出更多的时间关注组织战略实施、顶层设计等工作。同时，还可以结合信息化技术，通过整合各项业务流程表格生成不同的统计报表来辅助决策。

四、推进工作流程标准化管理实施的几个措施

1.转变思维方式。提升全员重视度。一方面，需要转变事业单位领导者的思维方式，在日常工作中真正做到抓大放小、有的放矢，因此得到领导者的重视和支持，是单位工作流程标准化管理能否实施的前提。另一方面，提升全体员工的整体化思维方式，使其能够充分配合工作。让二者均能意识到梳理和优化流程，实质是创新思维方式和行为模式，对工作进行再设计的过程。建立标准化工作流程的过程中势必会面临诸多难题，可以成立以单位负责人作为小组第一责任人，各部门负责人作为小组成员的标准化流程工作小组。该工作小组不仅作为督办者按照管理层级逐步推动下面的工作人员具体执行，而且也需要小组成员之间进行充分有效地沟通，让标准化工作不止流于形式或仅为完成一项业绩，而是达到规范权力运行，用流程思维解决实际问题，切实提高工作效能的效果。

2.做好基础信息管理，加强员工集中培训。标准化工作流程建立的过程，是一个由自上而下到自下而上，最后再自上而下的过程。意即先有组织决策，下发通知；在建立之初，在比较完善的岗位说明指导下，需要采集计划实现工作流程标准化的相关信息，这取决于基层工作人员对工作内容的熟悉程度，对工作环节进行把控和分解的能力，经由其自主设计工作流程。再交管理层核定后在全单位内试运行。因此，标准化工作流程建立的核心环节则落在基础信息搜集、管理上，基层工作人群则成为工作流程建立的是否合理的关键。一个完整的业务流程并非单一的工作过程，需要分节点、时段，交叉配合来完成，流程建立之后，为了更顺畅地实施，组织可以通过召开动员部署会议、编制工作流程手册等方式对全体员工进行培训，可以结合信息化手段通过OA系統完成运转。

3.纳入日常考核，完善流程建设。规范的工作制度是实施标准化流程管理的基础。而公平公正、切实可行的绩效考核管理机制是推动制度规范落到实处的有力保障，将标准化工作流程体系的运行纳入日常考核范畴，成为单位系统化管理的有机组成部分。按照定员、定编、定岗、定责的要求，将岗位责任细化、落实到每一个人，流程设计的过程中确保点对点、人对人，出现问题便于追溯和考核。部门管理者定期对标准化工作流程的实施情况进行监督和考察，对流程设计进行总结分析，及时发现不合理的环节，进行更新和改进。以使流程适应新的工作环境，实现可持续发展。

五、结语

日常工作流程标准化的建立，是事业单位实现标准化管理的前提和基础。从微观层面来讲，标准化工作流程的应用可以帮助节约组织成本，规范员工工作方式，提高日常工作效率，为单位的其他管理工作打下坚实的基础；从宏观方面来讲，可以辅助管理层制定决策，提升领导管理水平，实现事业单位系统化、一体化的管理目标；实现管理方式从依靠制度办法进行管理、实施标准化管理向建立全员系统化思维方式、提升自我意识、完成自我管理转变。