改制企业档案处置研究

张茜倩

[摘要]最近几年，伴随中国社会主义市场经济和企业产权制度革新的逐渐进步与发展，改革企业档案的问题日渐严重。企业档案的重组包含了企业重组的发展历程，它不仅是保障工作人员合理权益的主要基础，也是调研当地民族工业产业发展的重要素材。同时企业档案处置还具有存储社会记忆，继承与发展工业文明的重要任务。由此可见，如何妥善处置改革后的企业档案已变成档案管理部门、国企机关及其附属主管部门需要一起面临的主要问题。

[关键词]企业档案 档案改制 工作环节

最近几年，伴随国家供给侧结构性改革的不断深化，企业的档案改制工作也不断开展。企业档案制度改革后，组织结构、管理方式和运行模式都产生了了巨大的改变。企业档案包含了企业的形成和发展的历史，在企业资产的改制重组过程中起着十分关键的作用。同样也是帮助企业处理财产问题、清偿债务和处理企业员工退休和社会保障问题的关键途径。所以，提高对于企业档案改制的研究有着重要作用。

一、改制企业档案的意义

企业档案是企业内部关键的信息资源，有着十分重要的历史和实践意义。企业档案记录了企业发展的过程：企业的档案中包含着大量的原始数据，是企业内部用车过户、资产评价和法律申诉的关键依据：原始档案可以为企业员工住房的维护和资产核查提供根源数据。企业档案在市场招投标和资格评定中起着关键的作用：产品原始档案在产品开发和客户服务中具有很高的使用价值，对企业的生产与经营发挥着促进作用。通过对于部分企业档案使用情况的分析，档案的主要作用是编辑历史、审计、债务核实、清算和验资、市场竞标、维护员工权益和法律诉讼。

二、改制企业档案处置原则

企业档案改制是指国有企业在产权制度改革的前提下，原有公有制企业或非公有制企业的档案改革过程中应由国家所持有的档案和改革过程中形成的由国家拥有的档案总和。企业档案的改制和重组过程中应满足安全原则、合法原则、合理原则、连续原则和利益最大化原则等。

（一）以安全性为首要原则

首先，要确保企业档案处置的安全性，改良企业档案的存储条件，提高对于档案的保护，预防文件的丢失和损坏：其次，应该确保企业档案信息的安全性，着重维护国家的安全性和国家的利益。注意保护国家的秘密，同时保护企业的商业秘密和企业员工的个人隐私。

（二）以合法性为基本原则

根据《中华人民共和国档案法》和《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等相关法律规定，对企业档案改革处置的机构、组织、人员等提出规定，确保改制企业档案处置工作合法进行。

（三）以合理性为重要原则

对于不同的企业、不同形式的改制企业档案，应按照实际情况进行调整，确定档案的所属与去向等问题，以保障改革企业档案处置工作的科学性。

（四）以保持企业经营管理的连续性为关键原则

企业档案改革以保障改制企业档案处置的连续性为主要目的，所以一定要保证改善企业档案的处置工作都要有利于保持企业经营管理的连续性。

（五）以坚持利益最大化为必要原则

最大程度上发挥档案凭证参考的作用，使改制企业档案把服务经济社会发展的作用最大化，防止改制企业档案变为“死档案”。

三、改制企业档案工作环节

改制企业档案处置工作是企业改制工作的关键内容，应结合到企业工作的各个环节中，并保障与企业档案改制工作同时进行

（一）准备环节

企业档案改制工作开展之前，一定要向企业主管部门和地方档案管理部门上报，办理改制的登记手续，申请档案改制的各项事宜。同时，每个改制的企业应当建立专门分管企业档案的专项团队。团队由改制机构的负责人、企业主管部门档案负责人、相关类型档案负责人以及主要业务部门负责人构成。专项团队要成立企业改制联络小组以便智慧企业档案处置工作，研究解决相关问题，决定相关档案的保留和销毁。同时团队部应实施企业档案改制报告政策，并将企业档案的所有权、流动和所需费用报告当地档案管理部门以便备案。档案管理部门应按照规定对其进行监督，并指导改革企业的档案处置工作，依法处置违法案件。

（二）实施环节

企业档案改制实施的主要内容包含如下四个方面：第一，采集、整合、统计和维护公司在各种活动中形成的所有档案。第二，依据相关法律法规进行档案存储及销毁工作，鉴定工作应由企業档案处理工作领导小组监督进行，待销毁的档案目录由企业的领导和资产清理部门负责人联合审查，经企业主管部门批准，并在当地的档案行政管理部门备案后再对档案进行销毁，同时相关部门应当予以监督。销毁参与人数应超过两人，并应签署销毁清单，并将清单保存。第三，转移和存放文件目录应该根据文件的去向单独编制。档案的转移或存放目录应由负责移交的人员和企业档案管理团队负责人共同签名。同时需要企业主管部门和地方档案管理部门各自保存一套。第四，做好企业改制过程中形成的文件和资料的采集、整理、备案和移交工作。

（三）验收环节

企业档案的改制处理一定要由当地档案管理部门进行核查和检验。在处置工作结束前，改制后的企业档案、设施和必要的办公用品不得用于其他用途。所有地区应当集中保存对国家和社会有着重要意义的企业档案。在企业改制过程中，档案的分类、评估、转移和存档等工作所需的费用由企业内部财务进行支付。如果需要向地方国家档案馆或社会档案服务机构存放改制后的档案，企业也需要支付相关费用。

四、总结

总而言之，企业档案的改制不仅是企业资产的主要组成部分，同样是国有资产的主要组成部分。档案是对一个地区或当地现代工业史的历史发展阶段和社会生活变化见证的真实写照。改制企业档案的处理不但关系到企业的利益和积极性，还对国家的利益、秘密和安全有着一定影响。改制后的企业档案处理应以维护国家安全和社会利益为基础，秉承安全、合法、合理、利益最大化的原则，明确归属和流向。做出全面的安排，确保企业档案资源得到妥善保留，继续为社会经济发展服务。