会议用户问的最多的三个问题

芦伟

最近的一项研究发现，只有三分之一的成年人能够完成中等复杂度的计算机任务，四分之一以上的人只能进行初级操作，有一半的雇主报告说他们的雇员缺乏必要的技术技能。这种情况对会议系统技术人员构成极大挑战，因为这会大大占用他们时间，增加工作量，而且也无法充分发挥会议系统提高工作效率的作用。

据统计，关于会议系统，用户最常向技术人员提出的三个问题是：

1.为什么每个房间都不一样？

2.我想用我的筆记本电脑，但无法连接。

3.没人能听见我说话。

虽然还有其他问题，但这三个问题最具代表性，那么本篇文章就集中来看看这三个问题该如何解决？

1.为什么每个房间都不一样？

因为不熟悉会议室中的各种会议视听设置，用户经常会问技术人员这个问题。其实每次发生这种情况，可能只需要5分钟时间就可以解决，但这会导致时间的大量浪费。

解决方案：简化和标准化用户体验。

无论用户使用哪间会议室，他们都希望找到熟悉的设备，在其他会议室中体验过的相同用户界面。

通过对每间会议系统进行标准化设置，可以显著减少用户寻求帮助的次数。如果使用的是触摸屏控制，可以对所有会议室使用相同的界面设计。

如果会议室具有不同的功能，则只显示每个会议室的可用功能。建议在企业会议室安装监控，而且需要确保选择的设备与监控平台兼容，通过视听集成器可以设置房间监控。

2.我想用我的笔记本电脑，但无法连接。

越来越多的用户将自己的笔记本电脑带到办公室，当他们想在会议上分享自己笔记本电脑上的信息时，就可能会出现问题。

“如何将笔记本电脑连接到显示器？“如何下载驱动程序？“我怎样才能让摄像头图像显示出来？”问题简直比笔记本电脑种类还多，技术人员会发现自己一遍又一遍地回答同样的问题。

解决方案：为连接笔记本电脑做好准备。

为了避免这个问题，会议室空间应该为BYOD趋势做好准备。要实现这一点，需要多个USB和HDMI输入，再加上VGA、DVI和显示端口适配器，并且需要保护好它们，防止它们被不小心损坏或被拿走。

有时，用户需要下载一个软件应用程序来在AV系统上显示他们笔记本上的内容，但为了真正支持用户设备，不要忘记验证解决方案是否也能与Mac一起工作。考虑用户可能使用的所有笔记本电脑类型。

3.没人能听见我说话。

一个不能听清彼此谈话的会议，会严重破坏召开会议的目的，因此无论是不是用户的过错，用户都会感到沮丧。

相关调查报告显示：在使用会议系统过程中，82%的公司都遇到了音频质量问题，如背景噪音、音频清晰度差，以及多个参与者讲话时声音的互相干扰。

为了省钱，用户经常会使用嵌入在摄像头中的麦克风，甚至笔记本电脑上的内置麦克风。使用这种方法的主要问题在于笔记本电脑和许多网络摄像头麦克风的音频接收模式和范围非常有限。

笔记本电脑经过优化，可以接收到一个人的声音。这个人坐在笔记本电脑前面，离麦克风大约40厘米。但当超过这个距离，比如坐在笔记本电脑旁边的人说话，其他听众听起来就很费劲了。

如果用户需要在白板上画画或者使用触摸屏，同时进行讲解，那笔记本电脑和网络摄像头上的麦克风则很难传达用户清晰的声音。

解决方案：使用更好的麦克风以获得更好的用户体验。

根据房间的大小，设置多个麦克风和扬声器。至于话筒类型，可以添加USB话筒来扩展音频拾取范围。

最好使用波束形成麦克风。波束形成技术使用户即使在房间里来回走动，也能使话筒对准说话的人。这些话筒有桌面或天花板版本。此外，带有回声消除技术的高质量麦克风，可以让听众将听到响亮和清晰的声音。

两个支持

会议系统最大的挑战是用户本身，为了避免浪费技术人员大量时间，最好的方法是为用户提供能够创建直观用户体验的工具和技术。如在提高会议室音频质量时，需要为用户提供两方面的支持。

一是技术，例如提供360度覆盖的麦克风、能够自动跟踪讲话者的视音频跟踪系统，设置AEC和噪声消除功能等，这将为这些会议室空间带来更好的音频体验。”

二是室内声学设计。例如墙壁吸声处理，它可以有效的改善室内墙壁、窗户和白板等反射表面的影响，让会议音频系统发挥出最佳性能，带来清晰和卓越的音频质量。

小结

当前很多会议系统公司和技术人员都在努力为用户创造良好的产品使用体验。正确的技术解决方案不仅可以让会议进行地更加轻松、提高会议效果，而且还可以有效降低技术人员大量重复工作，把时间应用到更有效率和更有价值的项目中。