“开好会 说好话”:校长在会议情境下的专业表达

2019-07-10 17:07:02 中小学管理 2019年6期

吴欣歆

摘要提升自身在会议情境下的专业表达力,事关学校管理者自身综合素质的提升和对外形象的展示。会议情境下的专业表达主要涉及会议主持、报告和点评等活动。会议主持要扮演好“总导演”角色,主要任务包括说明会议定位、介绍发言人背景、评价发言内容、总结会议成果;会议报告可包含目的、方法、结果和结论四部分,要阐明应用情境,呈现研究过程,彰显社会价值,突出理性思维;掌握相关点评策略及其关键,有效学习并应用“ORID”“OPVL”等思维工具,有助于做好会议点评。

关键词校长专业表达力;会议表达力;会议话语;会议主持;会议报告;专家点评;“焦点讨论法”

中图分类号G63

文献标识码B

文章编号1002-2384(2019)06-0022-03

“作为一种口头学术话语,会议话语已经成为会话分析和语用学的研究对象。”[1]会议语境的特殊性在于与会者需要共同建构话语意义,因此会议语境下的表达具有鲜明的规约性和目的性,与会者的恰当表达主要表现为对角色规约的遵守和发言目的的达成。提升在会议情境下的专业表达力,既是学校管理者提高个人综合素质和树立良好公众形象的需要,也是学校内涵发展和对外宣传的必然要求。学校管理者在会议情境中,承担的主要表达任務是主持、报告和点评,因此笔者重点就这几项表达内容进行逐一探讨。

一、会议主持:做好“总导演”

导演是制作影视作品的组织者和领导者,是影视作品的总负责人,其作用在于充分发挥演职人员的才华,通过统筹全部环节和各种艺术元素,使作品得以完美展示。主持人在会议中的角色定位与导演相似,即融合各位发言人的智慧,实现整体大于局部之和的效能,其责任是促进会议进程中的信息传播和情感交流,主要作用是凸显发言人而非表现自己。一般而言,在会议情境下,主持人的话语方式包括说明、介绍、评价和总结。

1. 说明会议定位

说明性语言的基本要求是准确严密、简明平实,在此基础上努力做到逻辑清晰。为此,会议主持人需要全面掌握会议信息,包括主题、议程、发言人的主要情况,以及发言内容的整体设计,并且在会议开始前说明会议的目的、内容和交流的原则。会议定位可以围绕国家政策规定、地方政府相关要求、各级各类学校的现实需求三个层面进行说明。需要强调的是,会议定位应该是筹备过程中的集体决议,主持人传递的是集体意志而非个人主张。

2. 介绍发言人背景

古汉语中传递宾主之言者被称为“介”,“介绍”在古汉语中的意思是相继传话,是一种正式的礼仪。会议中的介绍带有古代礼仪的郑重意味,因此用语需要规范,一般按照发言人的职务、姓名、发言主题顺序进行。此外,主持人如果熟悉发言人的研究领域和专长,也可以在介绍时说明其与发言主题的关系,以便与会者获得更多的背景信息。

3. 评价发言内容

会议发言大多是各方汇集的学术成果或者经验总结,筹备阶段通常经过专家评议,不同发言之间有相对清晰的逻辑关系,并形成相对完整的逻辑结构。尽管如此,在短时间内把握发言人的思想精髓,梳理出各个发言间的内在逻辑,对于与会者而言仍然存在困难,因此需要主持人及时为每个发言“贴好标签”,阐释发言内容和会议主题的关系,帮助与会者建立会议内容的“坐标系”,故而主持人的评价目的在于“点睛”,宜准确精当,以少胜多。

4. 总结会议成果

总结包括两个方面,一是总结会议进行的情况,二是总结会议产生的成果。主持人的总结不是官样文章,不是空话套话,而是对会议内容的综合归纳和提炼升华。“你被邀请来参加会议的原因是假设你应该有所贡献。”[2]主持人对于会议最大的思想贡献体现为会议总结,它集中展现主持人的判断力、分析力和引导力,需要主持人抓住讨论问题的关键,集思广益,提出未来发展的方向,点明会议对于具体工作的指导意义。

二、会议报告:演好“独角戏”

在会议情境中,作为主持人,表达者要避免喧宾夺主、越俎代庖;而作为报告人,表达者则要努力释放能量、光彩照人。

1. 明确会议报告的基本表达要素

学校管理者的报告大致可以分为学术观点报告和管理经验报告,报告人不仅要能够陈述现有研究成果,还要介绍最新的研究动态。套用论文摘要的结构,报告的基本要素应包括目的、方法、结果和结论四个部分。

(1)谈目的—阐明应用情境

研究目的相当于报告的“引子”,应短小精当。不管是学术观点阐释,还是管理经验总结,都需要说明报告内容的形成背景,即为什么做这项研究,经验指向哪些具体的问题情境。如此,与会者才能在目的的引领下理解报告内容的理论和实践贡献,建立报告内容和自身工作之间的关联。应用情境的明示还可以起到规避与会者生搬硬套、机械模仿的作用。

(2)讲方法—呈现研究过程

介绍研究方法能够增加成果的可信度,帮助与会者拓展研究视野、丰富研究方法,强化与会者的获得感。管理经验常带有鲜明的区域性,难以移植,但经验形成的过程和总结提炼的方法带有普遍的规律性,报告人呈现“如何做”的路径和策略,就可以实现从“授人以鱼”走向“授人以渔”,充分发挥报告的辐射作用。结合实践,建议通过图示呈现研究方法,这样可以在短时间内实现全面展示,突出技术路线。

(3)话结果—彰显社会价值

结果部分是报告的主体内容,应做到结构清晰、细节翔实。学校管理者的研究结果具有学术意义和实用价值,报告人要依据与会者的需求确定报告的侧重点。基础理论成果主要表现为论文和专著,应用研究成果一般体现在具体的实施方法、设计方案以及制度建设等,发展研究成果主要是新流程、新方案、新体系。选择哪一类成果作为报告重点,都需要提纲挈领、重点突出,凸显成果的创造性和先进性。

(4)出结论—突出理性思考

研究结论是管理者经过理性思考产生的观点,是对某个领域的知识贡献。这部分内容出现在报告的结尾,是与会者最为关注的“妙语金句”,需要对前面的报告内容分析综合、预示展望、提出问题。结论部分承载报告人的核心观点,最能体现管理者的语言表达功力,精彩的结论表达堪比名言警句,让思想闪耀灿烂的光芒,给与会者留下深刻的印象,产生良好的传播效果。

2. 合理安排报告的时间与节奏

需要强调的是,做报告最忌讳的是在规定时间结束时,报告者似乎还有很多内容要讲。根据时间安排报告内容,既是对报告人时间管理能力的展示,也体现了报告人对与会者的尊重。

(1)提前了解与会者的水平

如果报告人因为高估听众而忽视通俗性,因为低估听众而降低学术性,那么都会影响报告的实际效果。

(2)根据报告时间准备内容

报告人可以在报告开始前展示内容结构提纲,帮助与会者了解报告的整体框架,每10分钟的报告大约可以呈现5~7个PPT页面。

(3)合理控制发言语速与节奏

一般而言,讲话每分钟控制在220字能够为与会者带来舒适的听觉感受。最好以30分钟为一个时段,疏密有致,以帮助与会者更好地领悟主体内容,理解主要思想。

三、会议点评:配好“画外音”

画外音是影片声音的画外运用,其作用为介绍、解释画面内容,阐述创作者的思想观点,帮助观众理解画面形象的内在含义。会议点评的作用类似于电影的画外音。掌握相关的点评策略与思维工具,有助于我们做好会议点评。

1. 掌握点评策略及其关键

一般而言,“专家点评主要采取了因果式策略、赞同式策略、探讨式策略和指正式策略这四种类型”,[3]下面逐一说明。

其一,因果式策略,提出完善优化的建议。因果式点评通常阐述点评人观点形成的原因,援引发言人的具体发言内容加以说明,进而提出完善优化的建议。由于因果式点评内容与发言内容的逻辑关系比较紧密,因此容易得到与会者的认可,也有助于促进发言人反思发言内容,明确修改方向。

其二,赞同式策略,与发言人有共同主张。赞同式点评的前提是点评人与发言人持有共同主张,基于发言人的观点和立场产生了思想情感的共鸣,点评内容的主体是“共鸣点”。赞同式点评有利于营造良好的会议氛围,增加点评人的亲和力,其关键在于赞同之后是否能够为发言人提供未来发展的方向,为与会者提供操作性强的建议。

其三,探讨式策略,抛出切中肯綮的问题。探讨式点评的重点是针对发言内容提出具有思考价值的问题。点评人抓住发言内容的关键问题,将其拆分为若干子问题,并针对每个子问题提供具体解决建议。探讨式点评的关键在于点评人提出的关键问题与发言内容的契合,以及子问题间逻辑关系的严密,为此点评人要抛出切中肯綮的问题,并提供具有参考价值的建议。探讨式点评的主要贡献在于帮助发言人理清原有思考,确认核心问题,找到工作的生长点。

其四,指正式策略,提出改进性建议。采用指正式点评,通常是由于会议发言人的发言内容出现了明显问题,因此需要点评人针对其在观点、方法和结论等方面存在的问题直接提出疑问,引发与会者的思考,进而针对问题提供解决路径或修改建议。

2. 学习思维工具并有效应用

除了上述四种点评策略外,我们还可以采用“ORID”“OPVL”等思维工具梳理展开点评内容,以便与会者关注点评人的思考过程,提高对点评观点的理解程度。

ORID是“焦点讨论法”的缩写,它强调思维过程的完整性,即按照思维运行的过程完成思考,生成合理的有價值的观点。ORID既是思考内容也是思考程序,可以避免思考过程“跳跃”而产生主观判断。借助ORID,点评人得以呈现完整的思考过程,增加点评内容的客观性和科学性。ORID的思考内容与过程如表1所示。[4]

OPVL是引领辩证思考的有效工具,它是obeserver(观察者)、purpose(目的)、value(价值)、limit(局限)四个单词的首字母组合。借助OPVL工具,点评人可以从发言人的身份、学术与工作背景讨论发言内容的情境特征,分析其目的指向,进而阐发其理论意义和实践价值,并指出其在应用范围和条件方面的局限或者发言人的认知局限。

除了思维工具,很多学术期刊设有“专家点评”栏目,参考这些栏目的点评角度和思想方法,也是开阔点评视角、提升点评精度的有效方法。此外需要说明的是,很多人在会议点评时喜欢使用强调个人观点的模糊限定语,如“我个人觉得”“个人观点,仅供参考”等。这样的表达方式像温开水,平和但缺少力量。点评语言的力度是发挥点评作用的重要因素,真诚而有力量的话语方式有助于提高建议的接受度。

总之,会议语境下的表达方式由会议基调和要求决定。作为特殊语境下的言语交际活动,不管是会议主持、报告还是点评,表达者都要关照会议的社会背景及与会者的文化语境,严格按照会议诉求选择发言内容与表达方式,避免错位、越位;要严格按照发言时间设计整体框架与具体内容,避免超时、空白;严格要求自己的语言表达,做到言简意赅、规范得体。表达力的核心是内容而非形式,我们探讨表达力意在更好地分享经验、呈现观点、表达思想。学校管理者应将提高表达力,尤其是会议表达力作为自觉的追求,“丰而不余一言,约而不失一词”,在会议规定的时间实现表达的完整、清晰、透彻。

参考文献:

[1][3] 彭雪,吴晶晶.学术会议中专家点评的语用策略研究[J].外国语文研究,2017,(4).

[2] 艾德·布利斯.时间管理—如何运用你的时间[M].黄慧贞,译.台北:台北桂冠图书有限公司,1991.

[4] 乔·尼尔森.关键在问—焦点讨论法在学校中的运用[M].屠彬,译.北京:教育科学出版社,2016.


(function(){ var bp = document.createElement('script'); var curProtocol = window.location.protocol.split(':')[0]; if (curProtocol === 'https') { bp.src = 'https://zz.bdstatic.com/linksubmit/push.js'; } else { bp.src = 'http://push.zhanzhang.baidu.com/push.js'; } var s = document.getElementsByTagName("script")[0]; s.parentNode.insertBefore(bp, s); })();