医院计生档案中管理工作存在的问题与对策

郝朝磊

摘 要：医院计生档案为计生部门研究人口计生和计划生育工作提供可靠的资料。计生档案管理工作作为重要的基础工作，对促进各项计划生育政策的落实起着重要作用。本文对医院计生档案管理工作中存在的问题进行了分析，找出了几点计生档案工作中管理的对策，以提高和保证计生档案管理工作的效率，现报道如下。

关键词：医院计生档案；管理工作；问题；对策

计生档案是医院档案管理的重要部分，是计划生育工作的集中反映，为计划生育发展做出了详细的原始资料记录，对计生政策的贯彻落实具有重要意义[1]。其在计划生育过程中形成的各种文字、图表等记录，为制定人口计划生育政策提供了重要可靠的参考依据，是人口计划工作有效开展的重要保障。所以，探索提高计生档案的管理是十分重要的，以提高档案管理水平，促进计划生育事业的发展。

1 医院计生档案管理的重要性

1）保险理赔的重要依据。近年来，随着生活水平的提高，社会保障机制不断完善，人们的参保率提升，在计划生育服务过程中，如合法权益受到侵害，需要办理保险理赔时，计生档案将作为保险理赔的重要证据，为理赔取证审查提供关键的原始资料，有利于生殖保险、医疗纠纷等的理赔。2）计生档案为生育工作提供了数据资料，对其进行统计分析，其结果能为医院进一步的工作决策和计划生育管理工作提供有效的指导，以针对性的制定计生管理工作，明确下一步的工作重点。且计生档案为后期的计划生育决策提供了重要的依据，对人口控制起到了参考作用。3）医院通过计生档案可以了解育龄女性的客观需求，以针对性的做好计生工作，为其提供更好的服务。另外，还可以通过计生档案了解流动人口生育情况，建立流动人口计生档案，为流动人口提供计生和生殖健康方面的认知，正确引导其避孕、节育和超生现象[2]。

2 医院计生档案管理工作中存在的问题

目前我国大多医院的计生档案管理部门都存着许多问题，其管理制度缺失，管理方式和理念落后，具体表现在以下几点。

2.1 计生档案管理意识不强

当前大多医院没有重视计生档案管理，相关领导和工作人员没有意识到计生档案的重要性，在档案管理工作中，只是简单的收集资料，程序随意，记录方式不规范。且对档案保存不到位，未经整理或随意堆放，造成档案寿命缩短，不利于后期的计生工作开展。

2.2 计生档案管理制度不全

部分医院对计生档案管理工作没有统一的要求，其管理比较随意，无有效的管理制度和监督机制，造成管理部门的管理方式落后，管理模式传统，一般采用手工归档，没有现代化技术投入，在信息采集和归档分析中难免出现误差，且工作效率低。另外，归档程序不规范，常出现归档字迹潦草不清、档案目录不全、内容缺失等问题，甚至有些档案内容不一致。

2.3 档案资料不齐全

医院的计生档案资料涉及部门较多，在实际档案收集过程中，常遗漏部分资料，造成计生档案不齐全。而有些齐全的档案，在有些人员借阅后，没有登记记录，用后未及时归还，造成档案资料丢失空缺，无法找回，严重影响了计生档案的完整性和准确性。

2.4 缺乏专业管理人员

计生档案管理工作系统性较强，需要专业的档案管理人员进行管理。但大多医院的计生档案管理人员不固定，人员调动较大，甚至由其他部门人员兼职，管理人员缺乏档案管理的专业知识，且兼职工作投入度低，造成档案管理混乱。而频繁的人员调动，容易造成档案交接不清，严重影响档案的整体性和完整性[3]。

3 医院计生档案管理的对策

3.1 正确认识档案管理的重要性

针对我国大多医院不重视计生档案管理的现状，应加强其思想上对计生档案管理的正确认识。计生档案管理工作对生育状况影响是巨大的，尤其在人口控制方面。医院管理部门

应当加大计生档案管理知识普及和宣传，提高相关工作人员对人口计生档案管理全面的理解和认识。在档案管理工作实践中，建立完善的管理制度，对工作进行规范化管理，加强人口计生档案管理的程序化。在规范化管理过程中，管理人员需熟练掌握新设备和新技术的应用流程，以规范化管理人口计生档案资源，真正提高人口计生档案的管理水平。

3.2 加强计生档案的信息管理

信息管理是对档案中复杂数据进行信息处理，对档案管理中的新信息建立数据树，通过计算机采用二进制代码对数据进行处理。且合理的数码技术应用，可保障计生档案管理的安全性和通用性。信息管理过程中，可通过计算机进行网络咨询及实时浏览，对计生档案信息进行数据及时更新，实现资源共享。且先进的计算机技术应用可提高计生档案管理效果，优化管理工作流程，对借阅和浏览档案都有记录，提高了档案管理功能[4]。

3.3 提高服务创新

计生档案服务是档案管理工作的中心，档案工作通过服务才能使档案管理与经济协调发展，使档案事业走上可持续发展道路。档案服务创新应重视档案服务内容及范围的创新，不断扩大，以更好的做好档案服务工作，为需求者提供优质有效的档案服务。另外，计生档案管理工作缺乏积极和创新性，岗位人员无法正确认识其服务价值，计生档案管理工作必须进行合理、科学化的管理模式，创建符合自身条件的服务机制。

3.4 提升档案管理人员的整体素质

1）调整工作人员的心态。增强计生档案管理岗位人员的认知和职业责任感。认知是人员对工作的心理活动，需克服厌倦心理。注重檔案人员对档案管理工作的认识，强化职业技能。培养档案岗位人员的责任意识，调动其积极性，提高其责任心，以增强档案管理工作的投入度。2）加强在职培训。提高档案管理人员素质的基本途径是进行有效的在职培训。定期组织人员进行业务培训，以提高其知识结构、管理业务水平，增强其档案管理的观念。适时开展继续教育，以提高其档案管理技术。3）培养复合型人才。随着信息时代的发展，档案实行信息化管理，不仅要求相关管理人员具有档案管理专业能力，还需具备良好的计算机水平，以进行信息交换和处理，所以，应培养复合型人才，以更好的进行计生档案管理。4）鼓励人员自学。档案管理人员不仅要参加培训，还要通过自我学习，以积累更多知识，不断提升整体素质。如学习现代信息技术、现代档案管理、计算机网络技术等，并注重与实践结合。5）合理调配人才。将档案管理人员按学历、年龄、职称和经验等进行整合，进行合理的人员分配，以发挥各类人员的优势，促进档案管理的有效性。

4 总结

计生档案是计划生育档案管理的重要内容，医院计生档案对我国经济发展极为重要，是制定计生管理制度的原始资料，也是落实计生工作的基础保障[5]。医院应重视计生档案的管理，使其更好的提供服务。

当前医院计生档案管理中存在许多问题，如档案管理不受重视、档案管理工作不规范、信息化程度较低、缺乏专业管理人员等，严重阻碍了医院计生档案管理工作的发展。所以，应加强管理工作的改革，重视档案管理工作，对其进行科学合理的管理，实现信息化技术管理，提高信息服务和人员综合素质，确保计生档案的更新和共享，以促进计生工作的顺利开展。而做为计生档案的管理人员，需具备岗位责任心和创新意识，建立档案管理理念，以不断提高档案管理工作效率，保证档案管理工作的高效完成。

参考文献

[1]田红梅.新形势下人口计生档案管理工作探析[J].科技经济导刊，2018，26（28）：221.

[2]席爱芹.探讨卫生计生档案信息化建设和管理[J].科技创新导报，2018，15（33）：113-114.

[3]孟妍.加强计生档案干部队伍建设思考[J].现代商贸工业，2016，37（10）：66-67.

[4]戴淑娟.推进人口与计划生育档案管理信息化的思考[J].科技经济导刊，2018，26（25）：229+191.

[5]王亚南.刍议卫生计生档案信息化建设和管理[J].科技创新导报，2018，15（15）：175-176.