规范高校信访档案工作浅析

陈群

摘 要：信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。信访档案管理作为信访工作中的一项重要的、基礎性工作，要充分发挥信访档案为高校信访工作服务的作用。本文就如何规范高校信访档案工作做了进一步的分析。

关键词：高校；信访档案；规范；浅析

高校信访工作是高校联系广大师生员工的桥梁和纽带，其工作开展好坏，直接关系到学校的和谐稳定。高校信访在化解矛盾纠纷，为信访人排忧解难，维护高校和谐稳定和师生切身利益，促进高校健康发展等方面发挥了积极作用。

1 高校信访档案的特点

1）信访档案渠道多样化。与传统纸质信访档案不同，随着现代信息技术的发展，高校信访档案具有渠道多样化的特点，信访反映渠道由以往的来访、来信、来电等形式发展到电子邮箱、校园网论坛、高校信访工作平台等网络形式。而今，各院校都设立了“书记信箱”“校长信箱”“举报箱”等，在重要节假日或重大活动期间各院校都会安排信访接待日，渠道的畅通，加深了广大师生员工与学校领导密切联系。信访内容和信访数量逐年提高，带来的信访压力和难度也在逐年加大。

2）信访档案对象多元化。就近几年我们收集整理的信访案件分析，信访人群主要为在校学生、在职教职工、退休职工或其家属。但现在由于高校每天要和社会无缝接触，很多事件不再是校园内部事务，凡是与学校有关联和各行各业人员都可能是信访对象。

3）信访档案内容复杂化。教职工信访涉及的内容主要集中于职称评审、干部任用、工作作风、政治纪律、组织纪律、收入分配、民生问题和历史遗留问题等方面；学生信访多涉及奖惩、收费、文凭、食宿等内容；其他人员多为与教职工或学生产生的纠纷或在高校内行走、活动或因业务关系产生的纠纷等。

2 高校信访档案工作的作用

1）信访档案的凭证和依据作用。信访档案产生于高校内各信访对象在信访过程中发生、发展及其形成过程中演变的一个历史材料，同时又贯穿于各系（部）、各处（室）教育教学工作及其各组织管理运行过程中形成的系列环节材料。是一种不可再生的重要信息资源，是高校信访案件调处的重要历史资料。信访档案能真实地记录和反映信访人所要反映的真实面貌，对重访户和老上访户可以提供有利的证据。

2）信访档案的参考和借鉴作用。 信访档案是信访工作的一部分，通过查阅信访档案，可使接访单位掌握更详实的历史资料，了解这起信访发生的规律，有利于作出正确的分析和判断，有效地避免随意性和失误现象，也为贯彻有关政策和规定、指导相关工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。同时信访档案具有原始性和可靠性特点，处理过程中会记录当事人的意图，留下当事人痕迹，反映当时历史状况，对处理历史遗留问题、重访和老访户上访案件时，在查考、争辩研究和处理信访问题方面，信访档案的依据性和完整性将起到很大的参考作用。

3 高校信访档案管理

3.1 高校信访档案的收集整理内容

1）纸质信访原件，网络来信打印件，来访和来电的时间、地点、事情经过以及关联人和事的原始记录，上级相关信访部门的信访转办单及相关材料。

2）呈送上级部门的请示，各级领导的批示，信访处理单，处理信访事项过程中的有关材料（笔录、资料复印件、相关单位或个人出具的书面材料、证明、取证材料等），调查处理经过记录，协调会议记录，调查报告，给信访人的书面答复，调查结案材料，信访处理单阅办登记本，信访工作平台中生成的有数据的存储介质等。

3）上级下发的有关信访工作的文件资料，领导讲话、情况通报、工作交流、信访信息类刊物等文字材料。

3.2 高校信访档案管理工作存在的问题

1）档案管理工作收集不齐全，没有与信访案件同步进行。高校信访档案分案件档案和文书档案两类。在整理信访件时，感觉收集文书档案齐全，案件档案不齐全。有些信访案件有可能接访人换了一批又一批，这类信访件从接待、调查、核实、处理等全过程拉锯时间长，经过的部门多，处理的环节多，因而形成的档案种类多、数量大，其中一个环节没收集齐全，就会严重影响信访案件处理的真实性和可靠性。如何做好此类档案收集、整理、保管工作，确保其完整、准确、系统，需要本着同步进行的原则，分期分类进行科学归档。但在接访过程中，往往会忽略或不重视前期材料的收集和整理，造成了有关材料缺失现象。在实际处理问题时，由于把主要精力放在如何说服信访者方面，到信访案件结束时，才开始着手进行档案资料的收集整理，结果有些过程材料因为没有留存而造成档案严重缺失。一旦信访户不服重上访，会造成比较被动的局面。

2）档案管理部门不规范。由于信访件牵涉面多、时间跨度长，接访人员不固定，档案资料分流在各接访人手中，档案资料各自为阵，没有进行统一管理，出现人走档案走，人走档案没人管或被无辜处理的现象。

3）档案管理人员专业水平不足。我院档案管理人员均为兼职人员，存在接访人即为信访档案管理人员现象。他们普遍档案管理意识薄弱，对档案管理知识不熟悉，缺乏管理技能，只管收集不管整理，造成了档案的缺失和不完整，也不利于查找利用。

3.3 高校信访档案的管理措施

1）制定制度完善管理手段。制定信访档案工作制度，将信访工作纳入学校考核体系，落实各处（室）、系（部）信访工作责任。对原有信访档案进行重新整理、鉴定、编目；对正在办理的信访件按信访档案管理要求进行规范管理。

2）健全工作机制，提高管理效能。将信访工作与学校安全稳定工作有机结合，重视信息收集、报送和分析研判。为了能够及时掌握师生中的各种信息，掌控事件处理的预见性和主动性，确保做到有事早发现、早处理，把事情处理在萌芽状态，组建一支信息员队伍。制定信息员职责、信息报送制度，落实信息报送的责任制和责任追究制。同时制定对重大事件和敏感时期的分析研判制度。

在信访处理过程中，落实一名具体负责人专门负责档案收集整理工作。档案管理人员平时做到主动上门收集材料，给信访处理部门列出需归档的清单，确保档案材料齐全。如对案件档案需要信访部门把从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的材料要收集齐全；对文书档案需要信访部门把在信访工作中自身形成的、上级下发的文件和资料收集齐。

3）加大培训力度，提高信访档案管理水平。对各处（室）、系（部）要明确一名信访档案管理人员，负责对本部门档案的收集整理工作。对档案管理人员进行定期或不定期的业务培训，提升管理人员的素质和综合管理水平，为建设优质高效服务。

4）加强信访档案安全管理。档案工作者除对信访档案管理工作做到“十防”（防盗、防火、防水、防潮、防霉变、防尘、防鼠、防虫、防光、防破坏）外，还要加强对档案信息损毁的预防、失密泄密的预防，在查阅利用过程中坚持做好登记、保密等工作，切实维护信访档案的完整与安全。

在现代经济体制改革和城市化进度日益加强的背景下，高校信访矛盾和问题也日益突出，信访档案工作的重要性不断的突显，加强对信访档案工作的管理，有利于维护社会稳定，促进社会和谐。