借助网络技术实现档案管理的智能化和资源共享

王璐

摘 要：随着技术水平的不断提升，网络已经成为人们生活中的必需品，并覆盖了社会各行各业。近年来，我国档案管理工作方式在不断创新，其中最突出的一点就是网络技术的广泛应用。笔者在本文中分析了网络技术的特点及其在档案管理中应用的可能性，探讨了网络技术在档案管理工作中的应用现状，最后提出了借助網络技术实现档案管理智能化与资源共享的构想，仅供参考。

关键词：网络技术；档案管理智能化；资源共享；构想

计算机网络技术的出现，带领人类走入了信息化、网络化的时代，网络技术在各行各业中的有效应用，在显著提升工作质量和工作效率的同时，也促进了社会信息的共享以及各项服务的智能化。档案管理工作是一项以信息的记录和利用为主要内容的社会化工作，它是人类实践活动的重要记录，因此具有重大的社会价值。然而在过去，传统的档案管理工作是一个相对闭塞并且落后的系统，对内的僵化性以及对外的保守性，决定了很多档案的价值都没有得到有效的开发与利用。为此，笔者粗浅分析了网络技术与档案管理智能化之间的关联，希望能为现代化档案管理工作提供新的思路。

1 网络技术的特点及其在档案管理中应用的可能性分析

1.1 网络技术的特点分析

随着技术的进步与发展，网络技术日新月异，其性能更加优化、服务范围和服务能力更加突出。首先，网络有效地打破时空界限，改善了信息的传递方式，使信息呈辐射状发散，从而使人们能够进行无障碍的交流，也显著提升了信息传播的速度。其次，网络技术具有自动化特征，它依靠一定的计算公式，确保了工作精确程度，避免了人力工作中的各种误差，并有效提升了人们的工作效率。第三，网络技术具有集成化特征，它能够根据相关的计算公式，进行相似信息的查找、收集与整合，从而形成详实的数据材料，为人类的各种活动提供支持。除此之外，网络技术还具有动态化特征，它能够对信息进行不间断的长时间收集，并以更加直接的方式将这种变化展示出来，从而为人类的决策提供依据。

1.2 网络技术在档案管理中应用的可能性

近年来，我国关于档案管理工作改革的讨论不断，其中，将网络技术应用到档案工作当中，促进档案管理工作的智能化和资源共享，已经成为所有专业人员的共识。就目前而言，网络技术在档案管理工作中的顺利应用，已经具备了相当的可能性。首先，网络设备具有标准化和大众化特征，各行各业、每一个人类个体对于网络设备的配置要求可能有一定的差异，但是从总体上而言，某一类产品的国际和国内标准是不变的，这可以有力地支持档案管理工作的沟通交流，促进实现档案资源的规范化和共享[1]。其次，软件技术的发展，为档案管理专项工作提供了支持。随着信息技术新成果的不断出现，网络软件正在朝着更加具有针对性以及实用性的方向发展，也就是说，软件公司有能力根据档案管理部门的特别要求进行相关管理软件的开发，这在很大程度上提升了软件与工作内容的兼容性，降低了档案管理人员的工作难度，提升了档案管理工作效率。

2 网络技术在档案管理中的应用现状分析

就目前而言，网络技术已经渗透到了档案管理工作中的很多细节和方面，然而从总体上来看，档案管理工作仍旧将计算机和网络技术作为人工管理的重要辅助，档案管理工作还不能单纯依靠网络技术顺利开展，档案管理工作的智能化水平不高[2]。此外，我国档案管理工作的局限性较强，相关的档案管理体系建立不足，很多软件只进行对内开放，行业内的交流以及行业外的服务严重不足，网络技术在软件管理工作中的“用武之地”较为不足，资源共享的构想尚未实现。

3 借助网络技术实现档案管理智能化与资源共享的构想

3.1 重视网络技术在档案管理中的应用，加快档案信息库建设

网络技术功能强大，优势突出，各级档案管理部门应该正视其在档案管理工作水平提升中的重要作用，从而加大投入力度，不断更新软硬件设施，促进网络技术的价值发挥。档案管理部门应该加快电子档案建设，探索数据收集、整理、录入、修改、维护、保存的最新模式，提升资源总量和工作效率，并建立档案资源与内部需求、社会需求之间的对应关系，从而为后续档案价值开发与利用做好准备。

3.2 提高档案管理人员的网络技术能力，实现网络技术价值的深入挖掘

应通过组织、学习培训以及要求档案管理人员自学等方式，不断提升档案管理人员的网络技术应用能力，并将这种能力的考核结果与档案管理人员的薪金待遇直接挂钩，从而形成比学赶超的良好工作风气，推动网络技术在档案系统的深入和普及。此外，档案管理人员应该不断创新思维理念，更好地将网络技术与工作实际结合起来，探索内容加工、资源上网、信息检索的有效方式，从而实现档案资源的分类化管理、提升档案管理的智能化水平，进而使网络技术的价值内涵得以深化。

3.3 选择适当的档案管理系统，推动档案管理工作的规范化和标准化

在大数据时代，档案信息对于社会发展具有至关重要的影响，近年来我们一直在强调档案资源的共享，这种共享必须依靠网络技术来完成。笔者认为，我们首先应该在全国范围内建立统一的档案管理工作标准，实现电子档案的规范格式，不断提高各类档案的兼容性；其次，要推动档案信息大平台的建立，通过不同档案管理单位的不同单位的陆续上传，不断提升平台的数据总量，然后通过内容与检索关键词的有效对应以及使用权限的分层设置来提升服务的便捷性和智能性，在保证档案安全的基础上，使档案资源能够为更多人服务[3]。

参考文献

[1]张霞，李心愉，宋艳.计算机网络技术在档案信息管理中的应用[J].数字通信世界，2018，（8）：194.

[2]梁霄.计算机网络技术在档案管理工作中的作用与实践[J].电子商务，2018，（9）：57-58.

[3]徐扬.档案信息化建设与档案管理的思考[J].卷宗，2019，9（1）：69.